《職位說(shuō)明書(shū)》編寫(xiě)的原則
《職位說(shuō)明書(shū)》的初稿終于出爐了。職位說(shuō)明書(shū)（也稱(chēng)職務(wù)說(shuō)明書(shū)，崗位說(shuō)明書(shū)）是通過(guò)職位描述的工作把直接的實(shí)踐經(jīng)驗歸納總結上升為理論形式，使之成為指導性的管理文件。那么它的編寫(xiě)有哪些原則呢？下面隨小編一起看看吧。
職位說(shuō)明書(shū)定義是對企業(yè)崗位的任職條件、崗位目的、指揮關(guān)系、溝通關(guān)系、職責范圍、負責程度和考核評價(jià)內容給予的定義性說(shuō)明。
從準備到成稿的經(jīng)歷過(guò)程，我們可以看到它具備了六大原則，它們分別是：充分溝通原則、前瞻性原則、能力與學(xué)歷相結合原則、專(zhuān)博相濟原則、實(shí)事求是原則、拔高性原則。
充分溝通原則
《職位說(shuō)明書(shū)》編寫(xiě)過(guò)程中的溝通原則主要體現在打破現有在職人員的抵抗心理方面�！堵毼徽f(shuō)明書(shū)》體現的人員素質(zhì)要求實(shí)際上是一種期望值，現有員工基本上很難達到，因此，很多員工錯誤的以為這個(gè)說(shuō)明書(shū)的建立實(shí)際上是變相的否認員工在現有崗位上的合理性，所以他們在很多時(shí)候往往采取軟抵觸的方式，比如：在進(jìn)行工作分析時(shí)不配合；在討論初稿時(shí)不聞不問(wèn)，不發(fā)表任何看法等。針對這種情況，我們主動(dòng)和員工談心，說(shuō)明編寫(xiě)該說(shuō)明書(shū)的目的不在于否定大家，而在于激勵大家向著(zhù)更高的方向發(fā)展，滿(mǎn)足大家自身發(fā)展的需要，同時(shí)也滿(mǎn)足企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，說(shuō)明書(shū)體現的是公司對大家的期望，而不是為大家的發(fā)展埋下絆腳石。經(jīng)過(guò)我們一番仔細的說(shuō)明，員工們終于被打動(dòng)了，他們開(kāi)始不斷主動(dòng)的找我們談話(huà)，指出我們在工作分析中的不足之處。隨著(zhù)工作分析的順利展開(kāi)，職位說(shuō)明書(shū)也就慢慢浮出了水面。
前瞻性原則
《職位說(shuō)明書(shū)》作為選拔、考核、培訓員工的基本依據，在一定程度上決定著(zhù)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的高度，因此《職位說(shuō)明書(shū)》不可能一成不變的照搬照抄企業(yè)現有的模式，而是必須要在現有基礎上有所創(chuàng )新。我們根據企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，設立了新的崗位，賦予了同一職位更多的責任，對現有崗位工作人員的素質(zhì)也相應的提出了更高的要求，使其能適應企業(yè)未來(lái)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展。
能力與學(xué)歷相結合原則
在《職位說(shuō)明書(shū)》的編寫(xiě)過(guò)程中，我們屏棄了一些公司在人才衡量標準上的唯學(xué)歷原則，努力做到能力與學(xué)歷相結合。我們深知：學(xué)歷只代表過(guò)去，而能力則能創(chuàng )造未來(lái)。因此，我們衡量人才的標準是：能力為主，學(xué)歷為輔，重點(diǎn)崗位能力與學(xué)歷并重。對與一般工作崗位和事務(wù)性崗位，我們力求以能力為主，學(xué)歷為輔，因為對這些崗位的員工而言，只要把事情辦正確就好了；而對于處在專(zhuān)業(yè)性較強的崗位的員工，則必須二者相結合，缺一不可，因為對于他們來(lái)說(shuō)做好事情只是一個(gè)方面，更重要的是，要做正確的事，那么什么事情才叫正確的事情呢，這就需要一定的專(zhuān)業(yè)知識了。
專(zhuān)博相濟原則
專(zhuān)博相濟原則主要是針對員工學(xué)識、經(jīng)歷而言的。專(zhuān)業(yè)精通的員工固然不錯，但是建立在專(zhuān)業(yè)精通的基礎之上的博學(xué)則更令人刮目相看。對于部門(mén)經(jīng)理，我們要求其有著(zhù)扎實(shí)的理論基礎，出色的工作能力，同時(shí)我們還要求他具備其它相關(guān)的工作經(jīng)歷和經(jīng)驗。譬如財務(wù)經(jīng)理，要求他能做好公司財務(wù)預、核算、成本分析等是理所當然，但是我們同時(shí)還要求他必須具備一定的金融、投資知識，因為隨著(zhù)公司的發(fā)展，資本運作、對外投資將會(huì )成為企業(yè)發(fā)展的重要手段之一，作為公司財務(wù)經(jīng)理，有必要，也應該有能力為公司的相關(guān)決策提供科學(xué)的依據。
實(shí)事求是原則
現實(shí)是理想的基礎，脫離了現實(shí)的理想就是空中樓閣�！堵毼徽f(shuō)明書(shū)》不是一步到位、永遠不變的，是根據企業(yè)的發(fā)展不斷優(yōu)化的，所以在《職位說(shuō)明書(shū)》的'編寫(xiě)過(guò)程中，我們努力從企業(yè)發(fā)展的現狀出發(fā)，既實(shí)事求是，尊重企業(yè)的現有經(jīng)營(yíng)管理狀況，又大膽的預測未來(lái)，勾畫(huà)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的藍圖，我們力圖在企業(yè)現有基礎上有所提高，對各個(gè)崗位進(jìn)行有效的規范，使大家各司其職，做到有法可依；同時(shí)，我們也注意到規范的管理是一步步實(shí)現的，不可能一蹴而就，目前公司的現狀離我們的規劃還有相當一段距離，我們的變革幅度應保持適度。
拔高性原則
前面已經(jīng)說(shuō)過(guò)《職位說(shuō)明書(shū)》體現的是一種期望，因此，它自然的就帶有了一種進(jìn)步性，它不能滿(mǎn)足于對現有人員素質(zhì)實(shí)事求是的紀錄，而是不可避免的要帶有一種拔高性：要在預測企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎上對原員工提出新的要求———這種要求理所當然的要高于員工現有的狀態(tài)。因此，我們在編寫(xiě)過(guò)程中也適當的借鑒了同行業(yè)成功企業(yè)的一些經(jīng)驗，對相關(guān)指標進(jìn)行了適當提高，以成功企業(yè)的員工素質(zhì)來(lái)要求自己。
那么它具備哪些作用呢？總結出來(lái)有以下幾點(diǎn)：
1、為招聘、錄用員工提供依據
2、對員工進(jìn)行目標管理
3、是績(jì)效考核的基本依據
4、為企業(yè)制定薪酬政策提供依據
5、員工教育與培訓的依據
6、為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據
同時(shí)，人力資源從業(yè)人員在編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)至少有以下五項好處：
第一，它有助于實(shí)現組織優(yōu)化。在編寫(xiě)職位說(shuō)明書(shū)之前，有一個(gè)職位分析的過(guò)程，即對部門(mén)職責進(jìn)行列舉和歸類(lèi)，對工作流程、各職位間的職責分配進(jìn)行分析和規劃，從而最大限度地發(fā)揮組織效力。在此過(guò)程中，重點(diǎn)思考的是：人員配置是否冗余？職責是否相互重疊？部門(mén)職能是否細化到每個(gè)崗位上？是否忙閑不均？職責接口是否得當？工作流程是否順暢而且簡(jiǎn)易？這就像我們實(shí)施ISO9000質(zhì)量認證一樣，拿到證書(shū)不是目的，目的是通過(guò)認證過(guò)程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系，把內部的運作流程理順。
第二，它使員工各司其責，上下目標一致。一份好的職位說(shuō)明書(shū)可以使員工了解組織的目標、自己在組織中的作用、相應的責任和職權。特別是對于新員工，如果在他上崗之際就能拿到一份詳盡的職位說(shuō)明書(shū)，不僅能給他留下公司管理規范的印象，而且有助于他盡快了解工作的全貌，順利進(jìn)入角色，同時(shí)便于主管和下屬共同擬定試用期的考核目標與考核方式。有了員工和主管共同簽字的職位說(shuō)明書(shū)，意味著(zhù)雙方對工作內容達成了共同的理解，意味著(zhù)一種對工作目標和規范的承諾。
第三，職位說(shuō)明書(shū)是各部門(mén)制訂績(jì)效管理標準的依據之一。好的職位說(shuō)明書(shū)，既要按照重要性的先后順序，列明每項職責的主要內容，又要說(shuō)明該職責是全責，還是部分責任，抑或是輔助支持性的工作；同時(shí)，也要列明相應的考核方法�？己酥笜丝梢允欠从迟|(zhì)量的，也可以是反映數量的。例如，在成本方面，可以用預算與實(shí)際之比、人工成本與銷(xiāo)售額之比、單位成本等指標；在時(shí)限方面，可以用交貨時(shí)間、投放市場(chǎng)時(shí)間、客戶(hù)響應時(shí)間等指標；在數量方面，可以用利潤率、產(chǎn)量、增長(cháng)率、市場(chǎng)占有率、顧客保有率、新顧客數、新產(chǎn)品比例、投資回報率、每股收益等指標；在質(zhì)量方面，可以用準確率（錯誤率，次品率）、預算差異、可靠性、客戶(hù)滿(mǎn)意度、員工滿(mǎn)意度、員工流失率等指標。如果難以用上述標準，可以用概括性的詞語(yǔ)，比如“遵照公司ISO9001的要求”。
第四，職位說(shuō)明書(shū)是進(jìn)行職位評估從而確定職位級別的前提條件。職位評估的內容通常包括職責范圍大小、工作復雜難易程度、勞動(dòng)強度、勞動(dòng)條件等要素。有了職位等級和薪酬調查結果，才便于確定每個(gè)職位的薪酬水平。
第五，它是進(jìn)行人員招聘、制定培訓計劃和個(gè)人發(fā)展計劃的一種依據。一線(xiàn)經(jīng)理提出用人申請，人事部門(mén)在發(fā)布招聘啟事、甄選面試、確定培訓內容、設計員工的職位升遷路線(xiàn)時(shí)，都離不開(kāi)它。
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