信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔

　　信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔

　　摘要：隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)不斷進(jìn)步，目前信息技術(shù)已經(jīng)廣泛用于職稱(chēng)材料歸檔工作，為了促進(jìn)職稱(chēng)材料歸檔工作的質(zhì)量及效率，本文針對信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔工作進(jìn)行探討，希望對相關(guān)工作有所幫助。

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　　如今信息化技術(shù)的進(jìn)步速度越來(lái)越快，職稱(chēng)評審也逐漸向著(zhù)信息化的方向發(fā)展，目前我國很多地區都已經(jīng)對此進(jìn)行了實(shí)踐，例如在職稱(chēng)申報評審過(guò)程中，一些地區建立了申報信息數據庫以及申報人員基本信息數據庫，另有一些地區對申報評審材料實(shí)施了數字化掃描，還有一些地區建立了評審結果數據庫， 這表示信息化技術(shù)在職稱(chēng)材料歸檔和管理中的應用已經(jīng)越來(lái)越廣泛。

　　然而我國職稱(chēng)材料歸檔工作尚且是初步實(shí)現信息化，還有一系列問(wèn)題需要探究，只有深入分析并處理這些問(wèn)題，才能切實(shí)做好職稱(chēng)材料歸檔工作。

　　一、職稱(chēng)評審信息化內涵及特征

　　所謂職稱(chēng)評審信息化，主要就是利用計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，通過(guò)職稱(chēng)申報評審管理系統，使職稱(chēng)申報、評審等各項工作實(shí)現數字化。

　　職稱(chēng)評審信息化的特征主要包括以下幾個(gè)方面：

　　首先，職稱(chēng)評審信息化具有數字化、無(wú)紙化特征。

　　在開(kāi)展職稱(chēng)評審信息化建設之后，申報、評審等環(huán)節中涉及到的各種文件和材料，將會(huì )逐步采用數字化材料，例如鑒定及評價(jià)意見(jiàn)、業(yè)績(jì)成果類(lèi)證明材料等等，都將采取電子文件的形式，通過(guò)計算機系統，就可以瀏覽和檢索各類(lèi)信息。

　　除此之外，職稱(chēng)申報、評審等各個(gè)流程都將采用計算機系統進(jìn)行處理，所有工作都要在計算機網(wǎng)絡(luò )平臺中來(lái)完成。

　　其次，職稱(chēng)評審信息化具有標準化、規范化特征。

　　在實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，為了保證信息材料的規范性，并確保各項工作的合理性，勢必要會(huì )對各項信息的內容、含義、大小、格式、處理流程做出統一的規定，因此職稱(chēng)評審信息化具有標準化、規范化特征。

　　再次，職稱(chēng)評審信息化具有高效化、現代化特征。

　　一旦實(shí)現職稱(chēng)評審信息化，那么對于申報職稱(chēng)的人員而言，在實(shí)際申報職稱(chēng)的過(guò)程中，無(wú)需再復印大量的材料。

　　例如申報表、輔助證明材料等等，整個(gè)申報過(guò)程將會(huì )通過(guò)計算機系統來(lái)完成，填寫(xiě)和修改會(huì )更加方便，申報效率會(huì )大大提高。

　　而對于組織申報、評審等工作的基層單位而言，在實(shí)際工作重也會(huì )大大節省人力和時(shí)間，材料審核、管理等工作會(huì )更加快捷高效。

　　對于評審專(zhuān)家而言，在實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，其開(kāi)展評審工作時(shí)也會(huì )更加便捷，只要通過(guò)評審管理系統，就可以實(shí)現材料的檢索、審閱等工作，并且可以通過(guò)計算機系統來(lái)實(shí)現網(wǎng)上表決以及在線(xiàn)討論。

　　最后，職稱(chēng)評審信息化具有共享化、網(wǎng)絡(luò )化特征。

　　職稱(chēng)評審管理系統可以滿(mǎn)足個(gè)人、單位、各級評審組等各方的需求，信息化技術(shù)的應用，實(shí)現了大范圍內的信息共享。

　　二、職稱(chēng)評審信息化對檔案工作的影響

　　實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，必然將對檔案工作產(chǎn)生很大影響，例如職稱(chēng)材料歸檔、管理等等，筆者在此深入剖析職稱(chēng)評審信息化對職稱(chēng)材料歸檔的影響，對歸檔管理模式的影響以及對檔案管理人員的影響。

　　(一)對職稱(chēng)材料歸檔的影響

　　職稱(chēng)評審實(shí)現數字化之后，各項紙質(zhì)材料將會(huì )逐漸被取代，各種信息和材料都將向著(zhù)數字化的方向過(guò)渡，在此情況下，現行檔案與數字化檔案的接軌問(wèn)題將十分突出，職稱(chēng)申報評審材料大致可以分為三種，一是業(yè)績(jì)成果類(lèi)材料，二是資格證明類(lèi)材料，三是申報表類(lèi)材料，各個(gè)檔案管理部門(mén)都需要將材料進(jìn)行歸檔。

　　例如省級主管職稱(chēng)評審工作的職改辦，需要將所有職稱(chēng)申報評審材料進(jìn)行保存和管理，而基層單位則需要將晉升人員的申報表進(jìn)行保存和管理，并且要分別歸入單位的綜合檔案以及個(gè)人人事檔案，就目前來(lái)講，人事檔案普遍都是紙質(zhì)材料，當實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，各項檔案材料都將實(shí)現無(wú)紙化和數字化，這樣一來(lái)，傳統檔案和數字化材料的接軌將會(huì )面臨很大難度。

　　另一方面，職稱(chēng)評審實(shí)現信息化之后，需要歸檔的文件將全部變成電子文件，如此一來(lái)，電子文件的收集、分類(lèi)、編目、整理等環(huán)節勢必都要采取新的工作標準，這無(wú)疑會(huì )對職稱(chēng)材料管理工作帶來(lái)一定的影響。

　　此外在紙質(zhì)材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著(zhù)新的問(wèn)題，例如在網(wǎng)絡(luò )的運行過(guò)程中，可能會(huì )遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，就會(huì )威脅信息安全。

　　(二)對歸檔管理模式的影響

　　在傳統的職稱(chēng)材料歸檔工作中，歸檔管理的對象普遍是紙質(zhì)檔案材料，并且管理模式已經(jīng)十分規范和完整，在實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，歸檔管理的對象變成了電子文件，同時(shí)文件的載體變成了磁盤(pán)或者光盤(pán)，在此情況下，必然會(huì )對職稱(chēng)材料歸檔管理工作提出新的要求。

　　(三)對檔案管理人員的影響

　　運用信息化技術(shù)之后，對檔案管理人員提出了更高的要求，需要檔案管理人員具備更高的專(zhuān)業(yè)素養，不僅要具備檔案管理相關(guān)的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)還必須具備一定的計算機操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護網(wǎng)絡(luò )安全，由此可見(jiàn)，實(shí)現職稱(chēng)評審信息化之后，將會(huì )對檔案管理人員提出新的要求。

　　三、信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔管理的策略

　　隨著(zhù)時(shí)代和技術(shù)的發(fā)展，職稱(chēng)評審信息化固然是大勢所趨，因此必須要做到主動(dòng)適應，要積極探索職稱(chēng)材料歸檔管理工作的新策略，個(gè)人認為，在信息化背景下，職稱(chēng)材料歸檔管理工作一定要與時(shí)俱進(jìn)，積極創(chuàng )新工作策略。

　　(一)雙套制策略

　　應用電子文件之后，其傳輸、處理、和共享方面的優(yōu)勢十分明顯，可謂是傳統紙質(zhì)文件無(wú)法比擬的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長(cháng)期安全保存等方面，紙質(zhì)檔案又比電子文件更具優(yōu)勢，因此筆者認為，目前紙質(zhì)材料和電子文件應該并存，逐漸形成良性循環(huán)，換言之，就是要采取雙套制，以此來(lái)解決電子文件與紙質(zhì)檔案之間的矛盾，在管理電子文件時(shí)，應同時(shí)印制紙質(zhì)材料，將紙質(zhì)材料和電子文件同時(shí)歸檔，這樣一來(lái)，可以同時(shí)發(fā)揮出電子文件和之紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)，既能夠滿(mǎn)足信息共享的需要，同時(shí)也能夠滿(mǎn)足法律憑證作用以及安全保存等要求。

　　為了切實(shí)落實(shí)雙套制，應該在職稱(chēng)評審管理系統中增加檔案管理模塊，進(jìn)而保證職稱(chēng)材料歸檔工作的規范化，此外在職稱(chēng)評審管理系統中增加檔案管理模塊之后，進(jìn)而可以將材料歸檔工作作為職稱(chēng)申報評審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個(gè)必選項。

　　另外要實(shí)現職稱(chēng)材料的脫機保存，材料歸檔工作是職稱(chēng)申報評審中的末尾環(huán)節，當歸檔信息審核完成之后，應該通過(guò)檔案管理模塊的功能，印制紙質(zhì)材料，并制作光盤(pán)，這樣一來(lái)，即使脫離職稱(chēng)評審管理系統，也可以對各項檔案進(jìn)行查閱。

　　(二)實(shí)施分級保管

　　就現階段而言，職稱(chēng)材料歸檔管理工作應該積極實(shí)施分級保管，主要為省級職改部門(mén)檔案室、基層單位檔案室、人事檔案室三個(gè)層級。

　　首先，對于省級職改部門(mén)檔案室而言，由于省級職改部門(mén)是三個(gè)層級中的最高機構，因此省級部門(mén)應該擔負制定職稱(chēng)政策、組織申報及評審、處理違法違規現象等職責，此外省級職改部門(mén)檔案室中匯總的材料最具權威性，同時(shí)也最為全面，因此應該為各個(gè)申報者印制紙質(zhì)檔案，其中包括業(yè)績(jì)成果材料、資格證明材料、申報表等等，之后應該嚴格依照紙質(zhì)材料的歸檔管理要求，嚴格做好歸檔工作。

　　在保存期限方面，應該因人而異，對于獲得晉升的人員，其相關(guān)檔案材料應該長(cháng)期保存，對于未獲得晉升的人員，其各項檔案材料實(shí)施短期保管即可，達到保管期限后即可鑒定銷(xiāo)毀。

　　其次，對于基層單位綜合檔案管理部門(mén)而言，由于是申報人員的工作單位，因此要采取雙套制，嚴格做好職稱(chēng)材料歸檔管理工作，要保管好省級職改部門(mén)制作的數據光盤(pán)，同時(shí)要保管好本單位獲得晉升人員的相關(guān)紙質(zhì)材料，嚴格依照紙質(zhì)材料歸檔管理要求進(jìn)行保管。

　　再次，對于基層單位的人事檔案室來(lái)講，職稱(chēng)材料是人事檔案中的重要部分，是各個(gè)工作人員發(fā)展和成長(cháng)的見(jiàn)證，因此人事檔案室一定要將職稱(chēng)材料歸檔管理工作落實(shí)到位。

　　另外人事檔案室與綜合檔案室相比，工作性質(zhì)和材料管理標準都存在一定的差異。

　　(三)前端控制策略

　　職稱(chēng)評審信息化實(shí)現后，檔案管理工作需要樹(shù)立超前意識，堅持前端控制的工作原則，確保職稱(chēng)材料歸檔管理工作能夠高質(zhì)高效的進(jìn)行。

　　各級職改部門(mén)的相關(guān)領(lǐng)導應該充分重視職稱(chēng)材料歸檔管理工作，將其作為職稱(chēng)評審信息化建設中的重要一環(huán)，將職稱(chēng)材料歸檔管理工作例如工作計劃。

　　而各級檔案工作業(yè)務(wù)指導部門(mén)，應該積極探討新時(shí)期材料歸檔管理工作面臨的問(wèn)題，進(jìn)而提出科學(xué)的指導建議。

　　檔案管理干部也要不斷提升自身的專(zhuān)業(yè)素養，積極轉變工作觀(guān)念，要充分人情職稱(chēng)材料歸檔管理工作的未來(lái)發(fā)展勢頭，積極探索有效的工作方案，樹(shù)立前端控制觀(guān)念，保證工作的主動(dòng)性。

　　職稱(chēng)申報評審工作在社會(huì )發(fā)展中具有重要作用，隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步，信息化技術(shù)的應用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，在職稱(chēng)材料歸檔管理工作中，也要逐漸運用信息化技術(shù)，以此來(lái)促進(jìn)工作效率和工作質(zhì)量。

　　目前在國內很多地區，已經(jīng)開(kāi)展了職稱(chēng)評審信息化建設，信息化技術(shù)的應用，推動(dòng)了職稱(chēng)材料歸檔管理工作的改革和創(chuàng )新，然而也為職稱(chēng)材料歸檔管理工作帶來(lái)了一系列影響，為了切實(shí)解決這些問(wèn)題，本文在此剖析了職稱(chēng)評審信息化對職稱(chēng)材料歸檔的影響，在此基礎上探討了信息化背景下職稱(chēng)材料歸檔管理的策略，希望本文內容可以為相關(guān)工作開(kāi)辟思路。

　　參考文獻：

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