基于突發(fā)事件的高校行政秘書(shū)管理技巧論文

　　1、前言

　　目前，在我國高校的院系辦公室中，行政秘書(shū)往往是行政工作的直接處理者和執行者。行政秘書(shū)這一崗位工作內容繁多。在學(xué)校院系中擔任行政秘書(shū)這一崗位不僅擔子重，任務(wù)又多又雜，同時(shí)還往往得不到應有的重視，為大部分人所忽略。但是，在突發(fā)事件中，行政秘書(shū)的管理能力又往往直接影響著(zhù)突發(fā)事件的進(jìn)一步發(fā)展，所以，行政秘書(shū)要切實(shí)提升自身管理能力，有效地處理突發(fā)事件。

　　2、突發(fā)事件中高校行政秘書(shū)工作的重要性

　　突發(fā)事件具有不確定性，而且往往伴隨著(zhù)大范圍之內的影響。行政秘書(shū)在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，能夠快速有效地進(jìn)行管理，并采取相應的有效措施將事件的影響降低到最小，不僅對當事人，對學(xué)校的紀律等也起到維護作用。

　　行政秘書(shū)是負責高校內各種繁雜的事務(wù)的直接執行者，往往也是最先得知突發(fā)事件的直接管事人，那么，抓住時(shí)機，在第一時(shí)間內處理突發(fā)事件，才能防止突發(fā)事件繼續進(jìn)行，并防止擴大其影響范圍。

　　3、突發(fā)事件的管理技巧

　　3.1 應對突發(fā)事件的心理準備

　　由于行政秘書(shū)所服務(wù)的人員多，且事務(wù)雜，因此在工作的開(kāi)展過(guò)程中，往往會(huì )出現一些狀況外的情景。因此，當行政秘書(shū)遭遇此類(lèi)突發(fā)事、緊急事時(shí)，必須要存有良好的心態(tài)，要做到不慌不忙，處事不驚。這樣的心態(tài)才能夠最終妥善將這些時(shí)間進(jìn)行處理。當遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，行政秘書(shū)必須要全身心投入時(shí)間，充分開(kāi)動(dòng)腦筋解決問(wèn)題，想方設法應對問(wèn)題，并用自己的經(jīng)驗和溝通能力，有效控制事態(tài)。這時(shí)，行政秘書(shū)萬(wàn)萬(wàn)不能被過(guò)于驚慌，或是害怕等情緒所左右，必須勇敢站出來(lái)。心態(tài)的控制非常重要，好的心態(tài)可以讓行政秘書(shū)在處理事件時(shí)更為自信以及準確，才能夠冷靜下來(lái)讓自己找到解決問(wèn)題的方式方法。由此可見(jiàn)，開(kāi)朗樂(lè )觀(guān)的心態(tài)，以及沉著(zhù)細心的個(gè)性對行政秘書(shū)這一崗位非常重要。

　　3.2 客觀(guān)地認識，有效地表達

　　在遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，秘書(shū)要做的往往并非運用自己的頭腦將問(wèn)題得以解決，然而在理清事件發(fā)生的始末后，及時(shí)向相應的主管領(lǐng)導匯報事件的來(lái)龍去脈，由領(lǐng)導進(jìn)行決策。秘書(shū)在突發(fā)事件中所扮演的角色應當是信息的傳遞者，即在事件發(fā)生后第一時(shí)間掌握并了解全面、客觀(guān)的信息，并原原本本告之領(lǐng)導。當然，這就要求秘書(shū)在傳達事件時(shí)對整個(gè)事件具備客觀(guān)、全面的認知。通常來(lái)說(shuō)，突發(fā)事件由于其產(chǎn)生具有突然性，往往使處理者感到措手不及，且由于眾人好奇的心理喜歡對突發(fā)事件進(jìn)行關(guān)注，因此還要面對這些關(guān)注的壓力。因此，遇到突發(fā)事件，行政秘書(shū)必須要在事件發(fā)生的伊始，就對整個(gè)事件的成因等進(jìn)行深入地了解，并秉持著(zhù)客觀(guān)、公正的態(tài)度，對牽涉到事件中的各方進(jìn)行深入詢(xún)問(wèn)和了解，同時(shí)，行政秘書(shū)要根據自己沉著(zhù)的判斷，將所了解到的信息進(jìn)行系統的歸納，并保留那些客觀(guān)性強、準確度高的信息。這些信息將最終傳達到領(lǐng)導的耳中，以便領(lǐng)導對事件能夠做出準確的分析和判斷，從而為領(lǐng)導做好決策埋下伏筆。在信息傳達的過(guò)程中，行政秘書(shū)必須要明確兩點(diǎn)要求，一是在語(yǔ)言的運用上要盡量言簡(jiǎn)意賅，一目了然;二是信息傳達必須全面、客觀(guān)，不帶偏見(jiàn)，尤其不能將秘書(shū)自己的主觀(guān)意見(jiàn)作為客觀(guān)事實(shí)陳述給領(lǐng)導聽(tīng)。當然，語(yǔ)言表達能力也同樣重要，這些因素都會(huì )給事件的最終處理造成影響。

　　3.3 溝通協(xié)調技巧

　　應急事件產(chǎn)生以后，行政秘書(shū)所要做的不僅僅是客觀(guān)了解事情的始末，同樣，秘書(shū)還肩負著(zhù)協(xié)調事件各方的責任。在同事件的各方進(jìn)行深入溝通和了解情況的過(guò)程中，協(xié)調能力的好壞直接影響到信息獲取的真實(shí)性。同時(shí)，當行政秘書(shū)了解到整個(gè)事件發(fā)生的始末之后，假設處理事件的領(lǐng)導和相關(guān)部門(mén)的負責人尚未趕到事發(fā)現場(chǎng)，那么行政秘書(shū)還應當起到穩定大局的作用，通過(guò)多方協(xié)調，暫時(shí)有效將事件中的當事人以及周遭圍觀(guān)者的情緒進(jìn)行安撫，以防發(fā)生事件惡化的情況。

　　3.4 做好參謀工作

　　當處理事件的領(lǐng)導和相關(guān)部門(mén)的負責同時(shí)趕到現場(chǎng)后，行政秘書(shū)的職責此時(shí)轉變成與領(lǐng)導進(jìn)行溝通，將該事件發(fā)生以及當前情況原原本本告之領(lǐng)導，從而為領(lǐng)導如何處理事件提供依據。在領(lǐng)導做決策的過(guò)程中，行政秘書(shū)必須扮演好參謀的角色，以協(xié)助領(lǐng)導多方面地了解事件，客觀(guān)公正地處理問(wèn)題，從而找到有效的解決途徑。行政秘書(shū)假設對該事件有建設性的想法和見(jiàn)解，也能夠適時(shí)地提出，以供領(lǐng)導參考，最終做出使各方信服的決定，從而妥善解決矛盾和問(wèn)題。在問(wèn)題解決的過(guò)程中，行政秘書(shū)可以說(shuō)是領(lǐng)導的好助手。

　　3.5 突發(fā)事件的總結反思

　　在突發(fā)應急事件解決完畢之后，行政秘書(shū)還要協(xié)助領(lǐng)導一起，就整個(gè)事件的發(fā)生進(jìn)行分析和探究，并從中發(fā)現問(wèn)題，做好總結和反思工作，并用書(shū)面形式將相關(guān)材料進(jìn)行匯總。在事件的總結材料中，不僅要包含整個(gè)事件的起因、經(jīng)過(guò)，也需要記載事件的處理方式和后續情況。同時(shí)，還必須要對事件的發(fā)生做好反思，從而為院系今后工作提供借鑒。

　　4、結語(yǔ)

　　在我國高校中所設立的行政秘書(shū)這一崗位，不但工作任務(wù)重，同時(shí)所牽涉的事項相當繁瑣。因此，要切實(shí)勝任行政秘書(shū)這一崗位，秘書(shū)們不僅要具備很好的能力，能妥善、熟練地解決各類(lèi)日常工作，同時(shí)，還要在工作中抽出一定的時(shí)間，加強自身能力建設，提升自我處理問(wèn)題的能力。只有這樣，在遇到突發(fā)事、緊急事時(shí)，才能夠從容不迫地應對問(wèn)題，才能夠冷靜地幫領(lǐng)導出主意、想對策，最終將事件妥善、有效地解決。同時(shí)，在處理突發(fā)事件的同時(shí)，行政秘書(shū)還要不斷進(jìn)行經(jīng)驗的總結，提煉出好的方式和方法，將自己的工作能力切實(shí)得以提高，從而做好領(lǐng)導的好助手、好參謀，同時(shí)也成為校園相關(guān)事件管理的中流砥柱。

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