制藥企業(yè)ERP系統實(shí)施研究論文

　　制藥企業(yè)ERP系統實(shí)施研究論文【1】

　　【摘要】敘述ERP系統對于制藥企業(yè)順利發(fā)展的重要性。

　　簡(jiǎn)單介紹ERP系統的構成，著(zhù)重介紹了實(shí)施ERP系統的方法步驟。

　　同時(shí)，根據制藥企業(yè)實(shí)施經(jīng)驗，提出了一些實(shí)施ERP系統的策略。

　　【關(guān)鍵詞】制藥企業(yè) ERP 系統實(shí)施 策略

　　企業(yè)資源計劃系統(ERP)是在制造資源計劃(MRPII)系統基礎上發(fā)展起來(lái)的集財務(wù)、人力資源、供應鏈、生產(chǎn)制造等企業(yè)各業(yè)務(wù)部門(mén)管理為一體的大型集成化管理信息軟件系統，可通過(guò)提供一套完備的集成方案，使企業(yè)高效利用物力、人力和財力等資源。

　　隨著(zhù)國內制藥市場(chǎng)的成熟、制藥企業(yè)的迅速發(fā)展，ERP系統已成為制藥企業(yè)信息化管理的首選方案之一。

　　一、制藥企業(yè)實(shí)施ERP系統的必要性

　　(一)ERP實(shí)施已有較好的外部環(huán)境

　　從山東魯抗醫藥股份有限公司于1998年率先實(shí)施ERP開(kāi)始，哈藥集團有限公司、華北制藥集團有限責任公司等我國大型制藥企業(yè)相繼實(shí)施ERP。

　　ERP在制藥行業(yè)已經(jīng)歷了10多年的發(fā)展歷程，而這個(gè)階段正好處于ERP在我國發(fā)展的成熟期，因此制藥行業(yè)實(shí)施ERP具有較好的外部環(huán)境。

　　(二)制藥企業(yè)自身的發(fā)展需要

　　制藥行業(yè)藥品種類(lèi)繁多，不管是原料藥還是輔料，甚至是產(chǎn)成品，每一大類(lèi)下又有若干小類(lèi)，這種模式為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)一定的不便：

　　一是在手工管理操作下，遵循GMP要求的基礎上，就算有再精細的手工管理辦法，想要找出某一種產(chǎn)品，也要花費一定的時(shí)間和精力。

　　二是藥品和化學(xué)試劑作為一種特殊商品，時(shí)效性強，需要嚴格控制其有效期。

　　對批次的管理要求嚴格，而手工管理很難做到及時(shí)、準確。

　　例如保稅區內企業(yè)，原料藥進(jìn)口、出口都需要海關(guān)監管，季度原料藥進(jìn)、出口數量之間的核銷(xiāo)要求嚴格，如果企業(yè)純手工記錄的話(huà)，核銷(xiāo)是提供準確的數據非常的困難。

　　三是由于產(chǎn)品品種多，造成業(yè)務(wù)量大。

　　手工進(jìn)行各項業(yè)務(wù)勞動(dòng)效率極低，致使財務(wù)及管

　　理部門(mén)所需的各種經(jīng)營(yíng)數據及經(jīng)營(yíng)分析報表無(wú)法及時(shí)得到，就算及時(shí)提供，數據的準確性也較難保證。

　　另一方面，ERP系統能夠使制藥企業(yè)終端客戶(hù)的信息及時(shí)反饋，還能加強財務(wù)管理，有效提高企業(yè)財務(wù)績(jì)效，增強企業(yè)生存與發(fā)展的能力。

　　因此，從內部看，制藥企業(yè)要想得到生存發(fā)展，也要實(shí)施 ERP。

　　二、ERP系統的構成及實(shí)施步驟

　　(一)ERP系統的構成

　　ERP系統主要功能包括：基礎信息模塊、供應鏈管理模塊、財務(wù)管理模塊、管理會(huì )計模塊，人力資源管理模塊、生產(chǎn)制造管理模塊、質(zhì)量管理模塊等，每個(gè)大模塊下有若干功能模塊，各模塊之間信息共享。

　　由于每個(gè)企業(yè)需要的軟件功能不同，企業(yè)不僅要立足于當前內部實(shí)際情況，更要有長(cháng)期發(fā)展的眼光，來(lái)選擇適合自己的功能模塊，有時(shí)候多余的功能不但起不到任何作用，還會(huì )造成在日常使用中不必要的麻煩。

　　大部分制藥企業(yè)都需要對ERP實(shí)施定制，使它更符合企業(yè)的實(shí)際情況，滿(mǎn)足企業(yè)流程的需要。

　　(二)內部前期準備工作

　　流程資料準備。

　　制藥公司內部流程復雜，公司應當事先準備業(yè)務(wù)流程說(shuō)明甚至包括公司的組織架構。

　　軟件供貨商可以通過(guò)這些已有流程分析出公司的管理水平、權利分配情況，如果可以在實(shí)施之前，對公司流程進(jìn)行改造完善，完全可以使實(shí)施進(jìn)度大大加快。

　　全員參與。

　　ERP系統一般會(huì )應用到各個(gè)部門(mén)，所有員工必須積極參與，而員工的參與度與高層領(lǐng)導的態(tài)度密不可分，因此高層領(lǐng)導的重視與全員參與是保證ERP成功實(shí)行的重要因素。

　　基礎數據規范。

　　ERP系統對前期的基礎數據要求非常高，基礎數據是之后運行的基礎，因此必須按照規范、統一的格式提供數據，并且需要保證數據的及時(shí)性、準確性及完整性。

　　(三)ERP系統的實(shí)施方法和步驟

　　1.硬件準備。

　　企業(yè)需在已有信息化程度的基礎上，對使用人員的硬件設施進(jìn)行改造，包括對公司線(xiàn)路的改造，購買(mǎi)服務(wù)器等。

　　最好能夠安排較大的培訓教室，在做系統培訓的時(shí)候，可以集結不同部門(mén)的相關(guān)人員定期進(jìn)行測試、訓練。

　　2.成立項目小組。

　　成立項目小組是ERP系統實(shí)施的重大環(huán)節，項目小組可以分成領(lǐng)導小組和實(shí)施小組，領(lǐng)導小組可以由公司高級管理人員及部門(mén)領(lǐng)導組成，負責政策的制定及宏觀(guān)方面的指導，可以有小組組長(cháng)，這樣可以在必要時(shí)協(xié)調各部門(mén)領(lǐng)導的工作。

　　項目實(shí)施小組負責與實(shí)施顧問(wèn)的對接，對部門(mén)負責人及相關(guān)人員進(jìn)行培訓，督促其進(jìn)行本部門(mén)的系統實(shí)施。

　　3.基礎數據整理。

　　任何企業(yè)ERP項目的運行，都是架構在數據的堅實(shí)基礎上。

　　有了數據，ERP系統才能夠將信息傳播到整個(gè)企業(yè)，繼而在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作，提高管理水平。

　　制藥企業(yè)對數據更加嚴格，特別是倉庫物料的數據，前期的數據正確性及規范化是保證ERP系統順利實(shí)施的基礎。

　　4.員工培訓。

　　ERP系統結合了企業(yè)的管理知識及計算機技術(shù)知識，這就要求企業(yè)管理人員先具備較好的管理水平，其次才是對使用者進(jìn)行具體操作的培訓，按照不同部門(mén)、不同職責分批培訓，同時(shí)，對企業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行ERP原理、網(wǎng)絡(luò )知識、如何安裝與使用進(jìn)行培訓。

　　5.模擬運行測試。

　　基礎數據導入及員工培訓完成后，用企業(yè)的實(shí)際數據進(jìn)行運行模擬。

　　例如，可以將采購、倉庫、財務(wù)、銷(xiāo)售等人員集結到一起，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的模擬運行，這樣可以最快的發(fā)現每個(gè)環(huán)節存在的問(wèn)題。

　　模擬測試可以檢驗各類(lèi)數據的準確性及合理性，驗證各模塊的準確度，協(xié)調各部門(mén)操作員之間的關(guān)系，避免在實(shí)際運行時(shí)出現摩擦。

　　當模擬測試無(wú)問(wèn)題后，可以將ERP系統與原有系統并行一段時(shí)間，一般是三個(gè)月，如果未發(fā)現什么異常，則可以將舊系統拋棄掉。

　　盡快適應新ERP系統，才能更早的發(fā)揮該系統的作用，加速企業(yè)的發(fā)展。

　　三、制藥企業(yè)ERP成功實(shí)施的策略

　　ERP項目實(shí)施具有高風(fēng)險性，結合大部分制藥企業(yè)的實(shí)施經(jīng)驗及筆者自身的體會(huì )，筆者認為在制藥企業(yè)引進(jìn)ERP項目的過(guò)程中可以注重以下幾個(gè)方面，以確保項目的順利實(shí)施。

　　(一)調查企業(yè)自身現狀及定位目標

　　ERP實(shí)施是一項耗資較大的項目，在實(shí)施之前，企業(yè)必須對自身狀況進(jìn)行詳細的調查與分析，同時(shí)，還需要對企業(yè)將來(lái)的發(fā)展戰略目標有清晰的認識，只有確立清晰的目標并在實(shí)施過(guò)程中充分考慮該目標，才能為后期的實(shí)施計劃做充分的準備。

　　(二)正確選擇ERP軟件

　　ERP軟件的正確選擇是企業(yè)實(shí)施成功的關(guān)鍵。

　　不同的軟件企業(yè)有不同的擅長(cháng)的領(lǐng)域。

　　對于制藥企業(yè)來(lái)說(shuō)，選擇一個(gè)與多個(gè)制藥企業(yè)有著(zhù)成功合作經(jīng)驗、制藥ERP模塊技術(shù)穩定的軟件商非常重要。

　　企業(yè)在選擇軟件時(shí)，還應該根據企業(yè)的實(shí)際經(jīng)濟狀況、業(yè)務(wù)狀況等方面的條件來(lái)選擇適合自己的軟件系統。

　　(三)最高層管理者的高度重視與支持

　　ERP項目一般持續時(shí)間較長(cháng)，需要企業(yè)投入大量的資金和人力，并且在實(shí)施的過(guò)程中，因為變動(dòng)較大，有的部分會(huì )持反對意見(jiàn)且不配合實(shí)施工作，此時(shí)就需要充分發(fā)揮領(lǐng)導層作用，灌輸正確的理念，發(fā)揮積極的領(lǐng)導作用。

　　(四)組建項目小組

　　ERP項目在實(shí)際運行之前需先組建一個(gè)內部項目小組，以處理整個(gè)ERP項目周期內的具體事務(wù)，在實(shí)施過(guò)程中涉及的具體問(wèn)題較多，一個(gè)強有力的ERP小組是項目順利進(jìn)行的重要保證。

　　另外，內部的信息技術(shù)人員和企業(yè)將來(lái)的ERP管理人員需全程參與ERP項目小組的工作，為該項目提供相應的支持。

　　(五)制定項目預算和進(jìn)度表

　　ERP的實(shí)際投入與預期一般不會(huì )一樣，這種變動(dòng)性很可能會(huì )影響到項目的實(shí)施進(jìn)度。

　　所以在項目啟動(dòng)之前，應當充分了解整個(gè)項目的投入規模及潛在費用，充分考慮可能會(huì )影響項目進(jìn)度的因素，制定合理的預算及進(jìn)度表，并隨時(shí)跟蹤項目進(jìn)度。

　　(六)培養自己的ERP系統管理員及建立管理制度

　　企業(yè)應當綜合考慮ERP系統的管理及維護，一直依靠軟件商的實(shí)施顧問(wèn)是有風(fēng)險的，企業(yè)在項目啟動(dòng)之初就應當在企業(yè)的IT部門(mén)挑選一至兩名人員作為ERP系統的管理員。

　　管理員應當在項目開(kāi)始啟動(dòng)就加入到項目小組內，全面參與到項目的建設的各階段，掌握整個(gè)系統的基本操作等一系列知識，以便在未來(lái)對各部門(mén)的使用者進(jìn)行指導，并處理日后的系統維護工作，確保ERP系統在企業(yè)的順利進(jìn)行。

　　同時(shí)，項目小組可以制定一套ERP系統管理機制，并通知各部門(mén)必須嚴格遵守。

　　四、結語(yǔ)

　　制藥行業(yè)的特殊性為制藥企業(yè)成功實(shí)施ERP增加了難度。

　　制藥企業(yè)在引進(jìn)該項目之前應當對自身的情況進(jìn)行細致、準確的分析，在此基礎在選擇好的項目方案，積極做好項目過(guò)程中的各項工作，確保ERP項目能夠順利完成并發(fā)揮其最大的作用。

　　以上是筆者根據自身實(shí)施ERP系統的經(jīng)驗及相關(guān)資料，提出的一些對于制藥企業(yè)如何實(shí)施ERP系統的建議，不當之處敬請指正。

　　參考文獻

　　[1]晁芳，胡元佳，王一濤.影響我國制藥成功實(shí)施ERP的因素分析及策略.[J]中國藥房.2011(22).

　　[2]焦強.國內制藥企業(yè)ERP建設和實(shí)施過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題和解決方案.[J]藥學(xué)進(jìn)展-綜述與專(zhuān)論.2010(34).

　　企業(yè)ERP系統實(shí)施準備【2】

　　[摘 要]ERP是一種管理思想,SAP作為一款優(yōu)秀的ERP軟件,是將其思想具體實(shí)際化、實(shí)施化,是集信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身的一種工具,作者通過(guò)參與企業(yè)采用SAP軟件實(shí)施的ERP建設項目,總結出來(lái)企業(yè)ERP系統建設中財務(wù)模塊準備、實(shí)施階段中需要注意的事項和問(wèn)題。

　　[關(guān)鍵詞]ERP SAP 財務(wù)模塊 信息化

　　ERP系統是在物料需求計劃和制造資源計劃技術(shù)成熟之后,隨著(zhù)企業(yè)管理模式和網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)的迅速發(fā)展而形成的一種新的企業(yè)信息化管理系統。

　　其功能覆蓋市場(chǎng)預測、供應鏈管理、生產(chǎn)計劃管理、庫存管理、人力資源管理、設備管理、銷(xiāo)售管理以及相關(guān)財務(wù)管理的整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程。

　　本人作為一名財務(wù)工作者,有幸參與了企業(yè)的ERP建設項目,這里僅以個(gè)人的粗淺認識和參與企業(yè)的實(shí)際情況介紹一下企業(yè)ERP系統建設中財務(wù)模塊準備、實(shí)施中的幾個(gè)問(wèn)題。

　　一、ERP、SAP簡(jiǎn)介及企業(yè)信息化戰略的定位

　　ERP即企業(yè)資源計劃系統,是指建立在信息技術(shù)基礎上,以系統化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。

　　ERP作為一個(gè)在全公司范圍內應用的、高度集成的系統,日益成為當今時(shí)代企業(yè)內部管理所必需的業(yè)務(wù)應用系統,但同時(shí)企業(yè)的管理者也必須清楚地認識到SAP只會(huì )為企業(yè)帶來(lái)一個(gè)ERP的“空架子”,它需要企業(yè)自身賦予其靈魂,讓它真正成為為企業(yè)“量身定做”的管理系統。

　　企業(yè)在決定ERP項目建設之初必須確立數字化建設在企業(yè)管理和發(fā)展中的地位和作用并且有一個(gè)具體實(shí)施目標。

　　企業(yè)推行數字化建設的意義在于它是實(shí)現打造最具競爭力企業(yè)戰略目標的一個(gè)重要支撐點(diǎn);是促進(jìn)管理手段創(chuàng )新、提高企業(yè)管理水平的必由之路;是整合企業(yè)資源、提高工作效率、降低生產(chǎn)成本的客觀(guān)需要;是提高職工隊伍綜合素質(zhì)的重要推動(dòng)力。

　　二、ERP財務(wù)模塊上線(xiàn)的需解決的問(wèn)題

　　無(wú)論基于哪方面的原因,上ERP財務(wù)先行,可以說(shuō)是“路人皆知”,而財務(wù)自身各方面的特點(diǎn)又造就了它的上線(xiàn)必定的任重道遠,因此我們如何因地制宜地統籌規劃,充分認識到方方面面的困難,是保證公司ERP財務(wù)模塊按時(shí)上線(xiàn)的關(guān)鍵。

　　1、公司決策層如何確定未來(lái)管理層次(組織架構),管理模式

　　ERP上線(xiàn)后肯定是一級核算,但到底是一級管理,還是二級管理;是全部的一級核算,還是部分的一級核算;是固定現有機構設置,還是有合并、分立舉措;無(wú)論從業(yè)務(wù)流程梳理、資產(chǎn)劃撥、安定人心、構建技術(shù)平臺等各方面看,管理層次、管理模式的不確定性嚴重制約了其他工作的開(kāi)展,而且很有可能造成大量不必要的重復無(wú)用工作。

　　2、如何發(fā)動(dòng)全員參與

　　由于對創(chuàng )新的抵制,對打破原有固定模式的恐懼,對失去現在職位的危險,對并行階段超大工作量的厭惡,對操作界面不友好,不同于舊有習慣作業(yè),學(xué)習難度大等的“一知半解”,必然造成大多數的財務(wù)人員徹底、堅決、強烈地反對ERP的上線(xiàn)。

　　對此我們不僅要通過(guò)不斷的宣傳、培訓,通過(guò)“一把手”工程的強大公事,讓每名員工認識到公司要走信息化道路,上ERP勢在必行,只有及時(shí)跟進(jìn)才不至于讓自沒(méi)有退路,還要盡早的明確未來(lái)的財務(wù)管理架構,“先安其心,在謀其事”。

　　3、如何梳理業(yè)務(wù)流程

　　使用SAP軟件的精髓就是要給企業(yè)帶來(lái)管理水平的提升,而提高管理水平的必由之路就是業(yè)務(wù)流程的梳理、優(yōu)化。

　　沒(méi)有特定的組織架構,業(yè)務(wù)流程無(wú)從梳理。

　　前已提及,財務(wù)自身的實(shí)際情況決定了它的流程必定瑣碎、繁雜、與各模塊頻繁接口,同時(shí)涉及眾多人員。

　　目前我們的業(yè)務(wù)流程,同一業(yè)務(wù)發(fā)生在不同的二級公司處理流程可能不同,同一業(yè)務(wù)不同時(shí)間發(fā)生處理流程可能不同,同一業(yè)務(wù)不同的人員來(lái)辦處理流程可能不同(比如一個(gè)差旅費報銷(xiāo)流程可能是審定事由→稅管人員審核發(fā)票→財務(wù)主管→廠(chǎng)領(lǐng)導→往來(lái)掛賬→資金預算→出納付款,也可能是其他各種流程)。

　　正因為如此,規范財務(wù)核算、管理中的各個(gè)流程、制度、內控體制尤為重要。

　　另外,對現有軟件系統的去留,也應盡早決則,否則將影響到流程的梳理(如固定資產(chǎn)管理軟件)。

　　另外,我們還需清楚地認識到無(wú)論最后上線(xiàn)或擬上線(xiàn)的ERP財務(wù)模塊多么完美,必須為日后接口拓展保留足夠的余地;但過(guò)多的二次開(kāi)發(fā)必定帶來(lái)系統維護、升級的困難。

　　三、ERP財務(wù)模塊上線(xiàn)希望實(shí)現的新突破

　　財務(wù)子系統要具備的功能應該包括透明性、集成性、適用性、靈活性、開(kāi)放性、可靠性等,這里僅對我個(gè)人想到的新功能闡述如下:

　　1、優(yōu)化、統一業(yè)務(wù)流程絕對是首當其沖的,最大的突破。

　　我們目標就是要梳理出一套即符合集團統一設計,又體現行業(yè)特色的,能徹底糾正以前工作中的偏差的目前最優(yōu)流程。

　　2、對于有權使用人員來(lái)說(shuō),一切盡在掌握。

　　SAP能提供所有最小核算單位,所有協(xié)同部門(mén)的相關(guān)信息,這也是透明性的體現。

　　3、更好的與其他業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同工作,更準確清晰的劃分各自職責。

　　ERP上線(xiàn),必然導致大量外來(lái)原始信息觸發(fā)財務(wù)憑證的自動(dòng)生成(如固定資產(chǎn)系統自動(dòng)生成折舊憑證,采購系統自動(dòng)入庫、領(lǐng)料生成庫存增減憑證,生產(chǎn)系統自動(dòng)計產(chǎn)、耗料生成成本費用憑證),從而減少財務(wù)人員的簡(jiǎn)單重復勞動(dòng),減少傳遞過(guò)程中的錯誤,使會(huì )計信息更具集成性、實(shí)效性和真實(shí)性。

　　需要財務(wù)與其他業(yè)務(wù)部門(mén)做好協(xié)同工作。

　　4、實(shí)現編碼一體化,這也是集成性的體現。

　　一個(gè)層次是要實(shí)現會(huì )計科目、客戶(hù)、供應商、項目(大修、維簡(jiǎn)、安全生產(chǎn))、員工、部門(mén),包括所有的物料、設備、固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)等所有編碼的統一。

　　任何一個(gè)會(huì )計核算中心(最后可能精確到機臺)使用的編碼都必須唯一,它使用的編碼可能只是全部編碼體系的一小部份,但它必須囊括在公司整體編碼的框架中,不允許例外存在。

　　如一個(gè)客戶(hù)、供應商編碼,一個(gè)物料編碼必須明確唯一地指定一個(gè)客戶(hù)、供應商或物料,不允許同一個(gè)外部單位對應多個(gè)編碼、一碼多物、一物多碼現象存在。

　　第二個(gè)層次是要實(shí)現同一編碼下核算內容的統一。

　　如一個(gè)會(huì )計科目只能對應一項經(jīng)濟業(yè)務(wù),不能有歧義,必務(wù)使每名使用SAP的人員、與SAP有接口的所有人員了解真實(shí)意義。

　　5、成本精確還原:一級核算有可能帶來(lái)成本結轉,但不利于分析考核,如果仍延用內部?jì)r(jià)結轉則存在還原問(wèn)題。

　　還原包括兩部份,內銷(xiāo)利潤還原和分配公司制造、期間費用、稅金及附加。

　　6、產(chǎn)品成本歸集從制造成本上升為完全成本。

　　目前核算一般只歸集到制造成本,基于精細管理的思想應擴展到產(chǎn)品全部成本。

　　7、將標準成本引入SAP,實(shí)現初步系統自動(dòng)分析。

　　8、現金預警功能。

　　9、實(shí)時(shí)報表的可行性,從月報表到日報表。

　　10、部分預算功能進(jìn)系統:如年預算核定數、追加預算批準數、比預算超降額。

　　11、單筆往來(lái)賬目逐筆清賬,此功能可實(shí)現資金的精準控制。

　　12、財務(wù)風(fēng)險的控制。

　　13、員工整體素質(zhì)全部提升。

　　四、小結

　　一個(gè)公司為什么上ERP,不是裝門(mén)面,不僅限于謀求更好的運營(yíng)水平,是要樹(shù)立新的管理理念,提高核心競爭力。

　　因此,對ERP工作及其理念要進(jìn)行積極的、全面的、整體的、系統的有效培訓,讓ERP理念深入人心,根深蒂固,進(jìn)而崩發(fā)出一股全體參與的、上下聯(lián)動(dòng)式的巨大的合作力量,這樣有助于ERP工作的全面開(kāi)展,有助于企業(yè)管理的徹底改造,更有助于業(yè)務(wù)流程的梳理和優(yōu)化再造。

　　參考文獻:

　　[1] 文洋.《SAP系統項目實(shí)施與操作指南》,電子工業(yè)出版社.2007年9月

　　[2] 王紋.《SAP財務(wù)管理大全》,清華大學(xué)出版社.2005年4月

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