合同存檔管理

　　隨著(zhù)廣大人民群眾法律意識的普遍提高，合同的類(lèi)型越來(lái)越多，合同能夠促使雙方正確行使權力，嚴格履行義務(wù)。那么大家知道正規的合同書(shū)怎么寫(xiě)嗎？下面是小編精心整理的合同存檔管理，希望能夠幫助到大家。

　　簡(jiǎn)介

　　合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，合同檔案管理制度是合同管理制度的組成部分，也是單位為維護自身的合法權益而采取的必要手段。通過(guò)對合同的檔案管理，可以完整保存與合同相關(guān)的證據材料，如果有糾紛一旦發(fā)生，可以及時(shí)運用檔案記載的內容，依法維護單位的權益。

　　其主要內容包括:檔案的期限、檔案的管理部門(mén)、合同檔案的歸檔與借閱、檔案利用、檔案管理責任等。

　　為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定合同檔案管理制度。為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　特點(diǎn)介紹

　　合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下3個(gè)獨有的特點(diǎn)[1]。

　　突出的依據憑證性

　　依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)，意思是說(shuō)依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務(wù)的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產(chǎn)生的法律后果。由于具有這一作用，在市場(chǎng)經(jīng)濟體制下，合同檔案時(shí)維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。這點(diǎn)特點(diǎn)需要引起廣大經(jīng)營(yíng)者、管理部門(mén)以及檔案工作者的重視。

　　形式與內容的規范性程序較高

　　合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對于合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無(wú)效合同。

　　在訴訟中，要證明一個(gè)合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)生的“證據滅失”問(wèn)題，原因正是對合同形式與內容的規范性要求不甚了解，以致在收集、保管過(guò)程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。

　　時(shí)效性強

　　時(shí)效是一個(gè)法律術(shù)語(yǔ)，指時(shí)間在法律上的效力。時(shí)間本身就是一種法律事實(shí)，能夠引起一定的法律后果�！逗贤�法》《民法》等許多相關(guān)法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個(gè)不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務(wù)的存在與消滅等均有所規定，可以說(shuō)時(shí)效性特征貫穿于合同始終。

　　基本原則

　　1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò )管理體系，由公司合同管理組集中統一管理，以確保檔案完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理組負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)的合同管理工作。

　　3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門(mén)應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專(zhuān)門(mén)人員負責合同文檔管理。

　　制定要求

　　制定該制度的基本要求是要根據企業(yè)管理的實(shí)際情況，規定合同檔案的期限和管理程序，既要考慮到簡(jiǎn)便實(shí)用，也要考慮到合理合法。由于合同檔案不同于其他的檔案，作為合同歸口管理部門(mén)的企業(yè)法律顧問(wèn)室也應當自己保存一份合同資料。因此，可以在辦法中要求主辦單位復印一套材料交法律顧問(wèn)室。

　　制作合同檔案的基本要求是如實(shí)記載合同簽訂、履行的真實(shí)情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便于查詢(xún)和利用。

　　管理方法

　　1、合同文檔管理可以以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。

　　3、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。

　　4、合同管理組應根據實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。

　　5、各分公司、各部門(mén)員工可在合同檔案管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、部門(mén)

　　主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理組辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　6、合同文檔的保存條件：防火，防潮。

　　7、合同文檔必須專(zhuān)人負責管理。

　　注意問(wèn)題

　　鑒于合同檔案的重要性和特殊性，結合檔案管理的實(shí)際工作，建議各單位檔案管理部門(mén)，在執行機關(guān)檔案管理標準的基礎上，把合同檔案作為專(zhuān)門(mén)檔案進(jìn)行管理，并在管理中注意以下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

　　合同檔案管理應著(zhù)眼于全局

　　有別于普通文書(shū)檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，不可能指望它會(huì )像普通文書(shū)檔案那樣按時(shí)、定期送上門(mén)來(lái)，稍不留心，就會(huì )出現遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過(guò)程中，合同檔案管理人員應當與有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，從而確定合同檔案的歸檔范圍，并隨情況的變化不斷進(jìn)行修訂和補充，從而使合同檔案及時(shí)、完整地歸檔有了制度保證。在實(shí)際的工作過(guò)程中，合同檔案的管理人員還應用系統、發(fā)展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今后可能出現的該合同的各種相關(guān)或補充材料留下余地。在提供檔案合同利用時(shí)，可以及時(shí)主動(dòng)地提供相關(guān)材料上門(mén)服務(wù)�？偠�言之，要著(zhù)眼全局，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時(shí)，進(jìn)而發(fā)揮應有功效，維護當事人的合法權益。

　　收集應及時(shí)

　　這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文本簽字儀式都應到場(chǎng)，合同文本一經(jīng)簽字、蓋章、公證后就及時(shí)收集歸檔。對于其他相關(guān)的合同材料已經(jīng)履行過(guò)程中當事人之間所有有關(guān)合同內容的意思表達信件、催告函件等，也應采取隨時(shí)收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時(shí)效的損失。

　　收集范圍應注意全面與準確

　　通過(guò)對合同檔案形式與內容的規范性的分析，我們可以知道，人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之于其他種類(lèi)的檔案要高很多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料，能夠準確、有力地反映當事人的合法權益。

　　提供利用應注意規范

　　鑒于合同檔案的重要意義，檔案部門(mén)在提供利用時(shí)，除特殊情況時(shí)一般不應提供合同文本原件，而是提供復印件，既方便了利用又減少了磨損，同時(shí)對合同檔案的查閱也應制度化，對于事關(guān)單位機密的合同檔案應采取保密措施，以免泄露單位機密。

　　檔案管理與業(yè)務(wù)部門(mén)的協(xié)作互動(dòng)

　　要做好檔案合同的管理工作，離不開(kāi)業(yè)務(wù)部門(mén)的合作與支持。同時(shí)，檔案部門(mén)也可以發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，配合業(yè)務(wù)部門(mén)定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協(xié)議等及時(shí)歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進(jìn)行通報督促。還應大力宣傳合同檔案的重要意義與相關(guān)的法律知識，加強業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎。

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