合同檔案管理制度（通用20篇）
隨著(zhù)社會(huì )一步步向前發(fā)展，需要使用制度的場(chǎng)合越來(lái)越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，以下是小編幫大家整理的合同檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
合同檔案管理制度 篇1
1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的.整理及歸檔。
3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類(lèi)：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。
公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷(xiāo)毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。
合同檔案管理制度 篇2
為了將公司檔案納入規范化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會(huì )、股東會(huì )及重要會(huì )議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設備資料、各級報告、榮譽(yù)證書(shū)、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門(mén)內部形成的文件、規定、資料等應主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類(lèi)登記，分類(lèi)管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱：
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長(cháng)時(shí)間不得超過(guò)五天。
(2)公司各部門(mén)經(jīng)理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過(guò)檔案管理員直接辦理查閱手續。其他人員需查閱檔案時(shí)，必須有本部門(mén)經(jīng)理以上管理人員書(shū)面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護：
(1)查閱者必須愛(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復制，必須由總經(jīng)理簽字的批準申請方可抄錄或復制。
(3)微機室及有電腦的部門(mén)嚴禁為無(wú)總經(jīng)理簽名(復印簽名視為無(wú)簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設備、標準資料)打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門(mén)。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準，保衛方可放行。否則，如被保衛查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款。如保衛未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時(shí)對責任保衛失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛失職罰款50元。
5、公司購買(mǎi)設備時(shí)的隨機技術(shù)資料、說(shuō)明書(shū)、裝箱單等，員工外出學(xué)習時(shí)發(fā)放的`學(xué)習資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設備資料等，申請購買(mǎi)的技術(shù)資料等，必須在到達公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時(shí)對責任人罰款50元。
6、需長(cháng)期借出專(zhuān)人使用的，必須由專(zhuān)用人員寫(xiě)出書(shū)面借條，報總經(jīng)理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續。專(zhuān)用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，并承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進(jìn)行微機管理，并確保查詢(xún)打印的資料完整準確無(wú)誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類(lèi)整理拷貝，標明名目后，存檔備查。
合同檔案管理制度 篇3
一、檔案資料
招標過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí)，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷(xiāo)手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。
二、歸檔及備案時(shí)間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書(shū)前必須完成除中標通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項目資料歸檔前將該項目的'中標通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時(shí)將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。
監管機構資料備案時(shí)間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱(chēng)”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書(shū) 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應注意按過(guò)程順序整理，特別是招標過(guò)程比較復雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁(yè)設冊目錄，標注冊?xún)染幋a（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書(shū)
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶(hù)反饋意見(jiàn)表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書(shū)、資料移交登記表、客戶(hù)反饋意見(jiàn)表不裝訂）。
公開(kāi)招標采購歸檔盒內目錄：
邀請招標采購歸檔盒內目錄：
合同檔案管理制度 篇4
一、勞動(dòng)合同：
1、簽訂勞動(dòng)合同的原則
�。�1）本著(zhù)平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動(dòng)合同的內容必須公正、誠實(shí)、守信。
�。�2）遵守國家法律、法規和政策。
�。�3）以書(shū)面形式明確規定雙方的責任、權利和義務(wù)。
�。�4）雙方嚴格執行。勞動(dòng)合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規定的內容遵照執行，任何一方違約，都將
按規定追究違約責任。
�。�5）以酒店經(jīng)營(yíng)目標為中心。
2、勞動(dòng)合同的訂立
�。�1）原在冊的勞動(dòng)合同制員工以及新進(jìn)酒店的人員。
�。�2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動(dòng)合同。
�。�3）勞動(dòng)合同期限分為有固定期限、無(wú)固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動(dòng)合
同是指：簽訂一年以上有期限的勞動(dòng)合同；無(wú)固定期限的勞動(dòng)合同是指：在簽定勞動(dòng)合同時(shí)不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動(dòng)合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的.勞動(dòng)合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時(shí)間為條件的。
�。�4）新進(jìn)員工應根據簽訂勞動(dòng)合同的年限與有關(guān)規定，確定試用期，試用期最長(cháng)不得超過(guò)2個(gè)月。
�。�5）勞動(dòng)合同的變更、續訂、終止和解除，均應按《勞動(dòng)法》的有關(guān)規定辦理。
3、簽訂后的勞動(dòng)合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書(shū)按部門(mén)、按序編號歸檔保存。
4、合同到期不續簽的或已解除的勞動(dòng)合同書(shū)均保存2年 。
二、員工檔案管理制度
根據《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)法規的規定，酒店的人事部做好有關(guān)檔案的管理工作。檔案管理實(shí)
行“統一領(lǐng)導，分節管理”的原則，維持檔案的真實(shí)、完善與安全，便于將來(lái)使用。
1、員工檔案
員工檔案由酒店的人事部統一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養使用工作提供重要的依據。員工檔案主要分以下二類(lèi)：
�。�1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個(gè)人為單位集中保存起來(lái)的、反映個(gè)人一定時(shí)期的社會(huì )經(jīng)歷和德才表現的文件資料。主要包括以下基本內容：?jiǎn)T工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學(xué)歷和評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。
a、 員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關(guān)方面規定的十個(gè)大類(lèi)進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值，還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場(chǎng)所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專(zhuān)人保管。
b、 員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時(shí)，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、 員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時(shí)，人部部及時(shí)辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
�。�2）員工的工作檔案
從員工進(jìn)入飯店開(kāi)始，記錄員工在為酒店工作過(guò)程中各個(gè)階段的個(gè)人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務(wù)表現、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：?jiǎn)T工求職申請、招聘錄用、勞動(dòng)合同和有關(guān)離店記錄等資料；教育培訓記錄、專(zhuān)業(yè)特長(cháng)與愛(ài)好的資料；工資福利資料；勞動(dòng)業(yè)績(jì)、服務(wù)工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動(dòng)等資料。
對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類(lèi)和歸檔。
2、人事部工作檔案
人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個(gè)部分，分別記錄人事部的工作。
�。�1）人力資源檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動(dòng)合同資料（包括簽訂、續簽、變更、解除、終止勞動(dòng)合同的有關(guān)資料），崗位變更資料等。
�。�2）工資福利檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
�。�3）教育培訓檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動(dòng)中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來(lái)的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
�。�4）行政人事檔案
有關(guān)請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。
�。�5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
3、檔案保存期
離職人員檔案保存2年。
合同檔案管理制度 篇5
酒店檔案工作的主要流程是：
1、 接 收：凡酒店經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價(jià)值的文件、報告、規定、通知及有關(guān)資料、圖片、會(huì )議記錄等均應列入酒店檔案的接收范圍。
酒店檔案一年接收一次，酒店各部門(mén)應于次年一月底前將檔案資料統一移交人事部。
2、 整 理：
�。�1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。
�。�2）、酒店各部門(mén)的`檔案按其形成的各種門(mén)類(lèi)和體裁列為一個(gè)全宗。
�。�3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統一的分類(lèi)檔案。
�。�4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區別情況標明不同保管期限。
3、 保管及利用
�。�1）、酒店檔案應由專(zhuān)人負責保管，并定期進(jìn)行檢查。
�。�2）、凡使用檔案應辦理借閱手續，填寫(xiě)檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。
�。�3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。
4、鑒定和移交
�。�1）、檔案鑒定工作在相關(guān)領(lǐng)導的領(lǐng)導下，組成鑒定小組，按規定進(jìn)行。
�。�2）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)
�。�3）、銷(xiāo)毀失去保存價(jià)值的檔案由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導批準，由兩人在指定地點(diǎn)監銷(xiāo)。
�。�4）、檔案移交要按國家有關(guān)規定執行。
�。�5）、檔案員調動(dòng)工作，須辦完檔案移交手續后方能離崗。
合同檔案管理制度 篇6
第一條為了規范合同的簽訂和管理，維護公司及用戶(hù)合法權益，保障用戶(hù)資料及檔案信息的安全，制定本制度。
第二條本制度適用于天然氣安裝合同、供氣合同及大型用戶(hù)的照付不議合同。
第三條用戶(hù)合同具體包括:天然氣用戶(hù)工程安裝合同、燃氣報警器安裝合同、城市燃氣居民用戶(hù)供氣合同、城市燃氣商業(yè)用戶(hù)供氣合同及大用戶(hù)照付不議合同，可根據業(yè)務(wù)調整情況增減合同類(lèi)別。
第四條符合正常業(yè)務(wù)流程的零散居民用戶(hù)安裝合同由業(yè)務(wù)人員與用戶(hù)簽訂即可，對于商業(yè)用戶(hù)安裝合同、集體用戶(hù)安裝合同應由市場(chǎng)部經(jīng)理審核簽字，分批付款的安裝合同由經(jīng)營(yíng)副總簽字審批；供氣合同由業(yè)務(wù)人員直接辦理，未結清安裝費用需要送氣的由總經(jīng)理審批簽字；照付不議合同由經(jīng)營(yíng)副總草擬，總經(jīng)理審核簽訂。
第五條合同內容要按規定填寫(xiě)，主要條款必須清晰完整，權責要明確。集體用戶(hù)必須有聯(lián)系人姓名和電話(huà)，有工期要求的要經(jīng)過(guò)規劃建設部測算后予以明確；分批付款合同一定要明確交款期限和工程安裝內容步驟，大型用戶(hù)涉及產(chǎn)權歸屬爭議的.由經(jīng)營(yíng)副總審核確定。
第六條天然氣安裝合同要嚴格按照物價(jià)部門(mén)確定的標準及預算部門(mén)測定的金額進(jìn)行收費，業(yè)務(wù)人員不得違反公司規定擅自調整收費標準，不得多收或少收任何款項，嚴禁任何有損公司利益和聲譽(yù)的行為。
第七條業(yè)務(wù)人員要嚴格按照規劃建設管理部提供的《天然氣用戶(hù)送氣通知單》和安裝驗收圖紙辦理開(kāi)戶(hù)手續，簽訂供氣合同。
第八條用戶(hù)開(kāi)戶(hù)后，要及時(shí)完善表務(wù)信息、地址信息、燃氣具信息等，并打印用戶(hù)信息。
第九條照付不議合同適用于上游天然氣供應商和年用氣規模在300萬(wàn)立方米或日用氣規模在1萬(wàn)立方米以上（含）的工業(yè)用戶(hù)、大型商業(yè)用戶(hù)（集中采暖鍋爐、大型中央空調）等，照付不議合同由市場(chǎng)部、財務(wù)部提供相關(guān)信息和數據，由經(jīng)營(yíng)副總經(jīng)理草擬，總經(jīng)理審核、簽訂。
第十條業(yè)務(wù)人員應定期將履行完畢或不再履行的合同及有關(guān)資料（包括有關(guān)的信函、圖表、批件、預算及通知單等）按編號整理，交檔案管理人員存檔，用戶(hù)檔案的建立要全面、及時(shí)、準確，不得將用戶(hù)檔案和信息隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
第十一條各類(lèi)用戶(hù)資料的查詢(xún)要履行必要的手續，嚴禁泄漏公司和用戶(hù)信息，具體規定由部門(mén)制定。
第十二條計算機上的用戶(hù)信息由業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)備份，后臺管理由綜合管理部網(wǎng)絡(luò )管理員負責，要嚴格設置分級管理和查詢(xún)使用權限，保障信息安全，保全公司利益。
第十三條本制度從20xx十月一日起執行。
合同檔案管理制度 篇7
為進(jìn)一步加強檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現公司檔案資料管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項目為中心的資料總和，其構成包括招標文件(含招標答疑、工程量清單)、投標文件、中標通知書(shū)、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
�、僬袠宋募�(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書(shū)、合同文本(正、副本)、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理;
�、谕稑宋募�、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標文件(含招標答疑、工程量清單)、中標通知書(shū)、合同文本(正、副本)等影印件留存備查。
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專(zhuān)管員負責統籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責任和義務(wù)。
4、各項目部應及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項目在中標后其招標文件(含招標答疑、工程量清單)由技術(shù)部負責整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標文件由成本部存檔備查。
2、工程項目在正式下發(fā)中標通知書(shū)、簽署合同資料及文件后，由項目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項目過(guò)程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報表、工程材料認質(zhì)認價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項目部留存影印件備查。
4、竣工報告、消防驗收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設備移交清單及完整的竣工資料由項目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱(chēng)和概要，移交雙方簽字確認后方為完成交接手續。
6、移交的檔案資料由專(zhuān)管員整理保存，必須注明資料類(lèi)型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
四、檔案資料的`管理辦法
1、檔案管理人員要加強對檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制統計清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
2、項目部或個(gè)人檔案資料查詢(xún)可在項目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門(mén)主管領(lǐng)導簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續，檔案資料原件無(wú)特殊情況不得外借。
3、檔案資料的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任。
5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節予以處罰。
6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復制。
7、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度 篇8
公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、管理制度的歸檔文件
公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的`采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
合同檔案管理制度 篇9
為了更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，保障企業(yè)在合同管理工作中能有條不紊的進(jìn)行。特對企業(yè)合同管理人員資格要求作如下規定：
一、企業(yè)合同管理人員必須具備合同管理資格，有頒發(fā)資格證書(shū)者，方能上崗。
二、企業(yè)合同管理人員應懂各種法律、法規，熟悉合同業(yè)務(wù)。
三、企業(yè)合同管理人員必須服從組織的安排，嚴格執行上級的有關(guān)規定，做好自己的本職工作。
四、企業(yè)合同管理人員，按時(shí)參加主管部門(mén)組織的合同管理工作業(yè)務(wù)培訓，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
企業(yè)合同管理負責人工作職責：
一、負責企業(yè)合同管理的領(lǐng)導工作。
二、組織指揮各有關(guān)部門(mén)全面履行合同義務(wù)。
三、負責企業(yè)合同簽訂的審批。
四、定期聽(tīng)取企業(yè)有關(guān)部門(mén)在合同管理和履行中的情況匯報，研究討論合同管理和履行中存在的問(wèn)題，并做出正確決策。
五、依據法律、法規和政策，結合本企業(yè)實(shí)際情況，負責組織制定合同，以及各種專(zhuān)項合同。
六、監督檢查企業(yè)各項合同的實(shí)施。
七、討論決策發(fā)生合同糾紛的解決方式和達到目的的要求。
八、組織學(xué)習《合同法》，開(kāi)展“重合同、守信用”活動(dòng)。
合同管理工作人員職責：
一、合同管理工作人員必須認真履行自身職責，統一管理負責企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同，對公司負責。
二、對企業(yè)各部門(mén)簽訂的各種合同依法進(jìn)行審核登記、歸檔。
三、按有關(guān)規定及時(shí)、準確、全面填報合同統計表，并做出統計分析，定期向公司領(lǐng)導作出匯報。
四、做好對合同統一文本、合同專(zhuān)用章、《法人授權委托證明書(shū)》的發(fā)放和管理工作。
五、定期召開(kāi)例會(huì )，組織學(xué)習有關(guān)《合同法》及有關(guān)法律法規，依據法律、法規和政策開(kāi)展合同管理工作。
合同訂立程序和審批制度：
一、公司經(jīng)理是本企業(yè)的'法定代表，所有合同必須經(jīng)理簽訂或經(jīng)理書(shū)面授權者簽訂的合同方能生效。
二、公司各部門(mén)、各工程處無(wú)權對外訂立合同，但可會(huì )同公司管理委員會(huì )、預算科、生技科、經(jīng)理辦公室與對方就合同的細則進(jìn)行磋商后，報公司經(jīng)理審閱簽署。
三、公司與其他經(jīng)濟組織訂立的施工合同要以《合同法》、《招標法》、《重慶市管理條例》及有關(guān)規定為準，做到內容具體、責任明確、文字準確、數據清楚，如有涂改，必須有雙方在涂改處簽章。
四、公司機具對外租借合同同公司后勤科負責填寫(xiě)后報經(jīng)理簽字，交租借方、公司財會(huì )科、行政科各一份，后勤科倉庫留存一份。
五、除機具對外租借合同以外的其他合同，必須交公司經(jīng)理辦公室一份存檔，交財會(huì )科、生技科、行政科各一份以便履約和結算。
六、建設工程施工合同簽訂之后，由公司管委會(huì )員、公司各科對公司內項目經(jīng)理進(jìn)行全面考查，分析后作出選擇，報經(jīng)理決定。
七、公司及工程處承攬的業(yè)務(wù)，不對外轉包，原則上不對外分包，如有特殊情況需分包的，必須經(jīng)企業(yè)法人代表批準后由公司管理委員會(huì )對外選擇施工隊伍并負責監督施工情況直至竣工驗收。
八、公司內部基本建設和維修業(yè)務(wù)一律不對外承包由經(jīng)理辦公室負責工程造價(jià)控制和施工隊選擇、監督，直至驗收后交付使用。
九、公司內部各部門(mén)之間的合同，單項工程承包合同如發(fā)生糾紛，由經(jīng)理、公司管理委員會(huì )負責仲裁，經(jīng)理辦公室監督履行。
十、公司與外單位的合同如對方嚴重違約，經(jīng)理交涉無(wú)效時(shí)，抓住有利時(shí)機，由經(jīng)理辦公室牽頭進(jìn)行仲裁或民事訴訟。在仲裁或訴訟中有關(guān)技術(shù)方面的問(wèn)題由公司管理委員會(huì )協(xié)同解決。
十一、本公司職工如有違返本管理制度的，由經(jīng)理辦公室全面調查情況后，提交公司辦公室給予各種行政處理和經(jīng)濟處罰，觸犯法律的將移交司法機關(guān)處理。
合同檔案管理制度 篇10
為進(jìn)一步加強合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現公司合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包括業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶(hù)所簽訂的相關(guān)合同檔案)。
二、合同檔案管理原則
1、合同檔案實(shí)行公司辦公室集中統一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
2、辦公室負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監督指導各部門(mén)的合同管理工作。
3、各部門(mén)應分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負責合同文檔管理。
三、合同文檔的移交
1、各部門(mén)在正式簽署合同后須在一個(gè)月內將合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規律。
3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊并當面清點(diǎn)。以雙方簽字認可后方為完成交接手續。
四、合同文檔的管理辦法
1、合同文檔以年代結合項目性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責任;對超過(guò)兩年以上(包含本數)的.已履行完畢的合同協(xié)議，由辦公室甄別，并予以銷(xiāo)毀。
3、辦公室要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
5、各部門(mén)員工可在辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，方可在合同管理部門(mén)辦理相關(guān)借閱手續，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節予以處罰。
8、合同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開(kāi)，違者視情節予以處罰。
合同檔案管理制度 篇11
一、總 則
為進(jìn)一步優(yōu)化XX有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）合同檔案管理，規范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。
二、適 用
本辦法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。
三、定 義
本辦法所稱(chēng)“合同”是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中，對內、對外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包括但不限于以下文件：
3.1 人事類(lèi)：勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議、離職協(xié)議等。
3.2 經(jīng)營(yíng)類(lèi)：招投標合同、合作協(xié)議、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險合同、租賃協(xié)議等。
3.3 購銷(xiāo)類(lèi)：采購合同、供貨合同及其補充協(xié)議等。
3.4 工程類(lèi)：項目建設合同、工程承包合同、承攬合同、維護保養合同等。
3.5 技術(shù)類(lèi)：技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托代理合同（資質(zhì)申報）、代理報關(guān)協(xié)議等。
3.6 訴訟類(lèi)：判決書(shū)、調解書(shū)、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。
3.7 其他具備合同性質(zhì)的文件。
四、職 責
管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任合同檔案管理員，負責日常合同檔案管理工作。具體如下：
4.1 負責合同歸檔手續辦理、更新《合同檔案目錄》。
4.2 負責合同查閱手續辦理、維護《合同檔案查閱審批表》。
4.3 負責合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作。
4.4 工作變動(dòng)時(shí)，應辦妥移交手續，列出合同檔案移交清單。
4.5對管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理工作進(jìn)行指導、監督。
4.6 其他合同檔案管理事宜。
五、歸 檔
5.1 合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應跟蹤合同去向，監督業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之終版合同。
5.2 經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于《合同檔案目錄》進(jìn)行更新錄入，經(jīng)辦人員于《合同檔案目錄》簽字確認。合同檔案管理員應于接收前對合同進(jìn)行相應的核實(shí)工作，確認對方是否已蓋章，是否漏頁(yè)、缺頁(yè)等。
5.3 合同檔案管理員將合同檔案存放于專(zhuān)用文件柜內，注意防火防潮。存放時(shí)，遵循合同的形成規律和特點(diǎn)，分門(mén)別類(lèi)。
5.4 合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正本的，應將復印件或副本歸檔，并于《合同檔案目錄》注明原件或正本所在。
六、查 閱
6.1 需查閱合同檔案的人員，應至合同檔案管理員處領(lǐng)取《合同檔案查閱審批表》，經(jīng)所在部門(mén)主管簽批后，方可進(jìn)行查閱。查閱地點(diǎn)限于公司辦公場(chǎng)所內。
6.2 合同檔案不予外借、掃描，且查閱過(guò)程需由合同檔案管理員陪同監督。如有復印必要，可進(jìn)行合同文件的復印。
6.3 查閱或復印合同檔案時(shí)，應確保合同檔案的完整性，不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁(yè)或損毀。
6.4 查閱涉及公司經(jīng)營(yíng)決策、發(fā)展規劃、訴訟文書(shū)、重要合同等重要的或應予保密的或尚未依法定程序披露的合同須經(jīng)總經(jīng)理批準。
6.5查閱合同交還時(shí)，合同檔案管理員查須當面核對，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告主管領(lǐng)導。
七、期 限
常規性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)和商業(yè)機密，對企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展有長(cháng)遠利用價(jià)值的合同，則為永久保存。
八、處 罰
為了確保合同檔案的完整與安全，對于發(fā)生下列行為之一的人員，公司有權視情給予通報批評、適當經(jīng)濟處罰或與其解除勞動(dòng)合同，構成犯罪的則轉送司法機關(guān)嚴肅
8.1 損毀、丟失或者擅自銷(xiāo)毀公司合同檔案的.；
8.2 擅自抄錄、復印、公布公司保密合同的；
8.3 擅自涂改、篡改、偽造、變造公司合同檔案的；
8.4 違法違規出賣(mài)、倒賣(mài)公司合同檔案的；
8.5 合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的。
九、其他
9.1 本辦法由行政中心負責制訂、解釋、及修改。
9.2 本辦法自公布之日起生效。 附件
1.《合同檔案目錄》
2.《合同檔案查閱審批表》
合同檔案管理制度 篇12
第一章總則
第一條為了實(shí)現依法治理企業(yè)，促進(jìn)公司對外經(jīng)濟活動(dòng)的開(kāi)展，規范對外經(jīng)濟行為，提高經(jīng)濟效益，防止不必要的經(jīng)濟損失，根據國家有關(guān)法律規定，特制定本管理辦法。
第二條凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟活動(dòng)的，應當簽訂經(jīng)濟合同。
第三條訂立經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償的原則。
第四條本辦法所包括的合同有設計、銷(xiāo)售、采購、借款、維修、保險等方面的合同，不包括勞動(dòng)合同。
第五條除即時(shí)清結者外，合同均應采用書(shū)面形式，有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。
第六條國家規定采用標準合同文本的則必須采用標準文本。
第七條公司由法律顧問(wèn)根據總經(jīng)理的授權，全面負責合同管理工作，指導、監督有關(guān)部門(mén)的合同訂立、履行等工作。
第二章合同的訂立
第八條與外界達成經(jīng)濟往來(lái)意向，經(jīng)協(xié)商一致，應訂立經(jīng)濟合同。
第九條訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營(yíng)資格、資信等情況，無(wú)經(jīng)營(yíng)資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟合同。
第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書(shū)面授權委托方能對外訂立書(shū)面經(jīng)濟合同。
第十一條對外訂立經(jīng)濟合同的授權委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權方式。
第十二條授權委托事宜由公司法律顧問(wèn)專(zhuān)門(mén)管理，需授權人員在辦理登記手續，領(lǐng)取、填寫(xiě)授權委托書(shū)，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權生效。
第十三條符合以下情況之一的，應當以書(shū)面形式訂立經(jīng)濟合同：
1.單筆業(yè)務(wù)金額達一萬(wàn)元的;
2.有保證、抵押或定金等擔保的;
3.我方先予以履行合同的;
4.有封樣要求的;
5.合同對方為外地單位的;
第十四條經(jīng)濟合同必須具備標的(指貨物、勞務(wù)、工程項目等)，數量和質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行的期限、地點(diǎn)、和方式，違約責任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟合同可訂立定金、抵押等擔保條款。
第十五條對于合同標的沒(méi)有國家通行標準又難以用書(shū)面確切描述的，應當封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。
第十六條合同標的額不滿(mǎn)一萬(wàn)元，按本辦法第十三條規定應當訂立而不能訂立書(shū)面合同的，必須事先填寫(xiě)非書(shū)面合同代用單，注明本辦法所規定的合同主要條款，注明不能訂立書(shū)面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立。
第十七條每一合同文本上或留我方地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人、電話(huà)、銀行賬號，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在我方所留的合同上簽字同意。
第十八條合同文本擬定完畢，憑合同流轉單據按規定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)、財務(wù)部門(mén)等職能部門(mén)負責人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)后加蓋公章或合同專(zhuān)用章方能生效。
第十九條公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權。
第二十條流程中各審核意見(jiàn)簽署于合同流轉單據及一份合同正本上，合同流轉單據作為合同審核過(guò)程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。
第二十一條對外訂立的經(jīng)濟合同，嚴禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后我方才予以簽字蓋章，嚴禁我方簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章;如有例外需要，須總經(jīng)理特批。
第二十二條單份合同文本達二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。
第二十三條合同蓋章生效后，應交由合同管理員按公司確定的規范對合同進(jìn)行編號并登記。
第二十四條合同文本原則上我方應持單份，至少應持二份，合同文本及復印件由財務(wù)部、辦公室、法律顧問(wèn)、具體業(yè)務(wù)部門(mén)等各部門(mén)分存，其中元件由財務(wù)部門(mén)和辦公室留存。
第二十五條非書(shū)面合同代用單也視作書(shū)面合同，統一予以編號。
第三章合同的履行
第二十六條合同依法訂立后，即具有法律效力，應當實(shí)際、全面地履行，
第二十七條業(yè)務(wù)部門(mén)和財務(wù)部門(mén)應根據合同編號各立合同臺帳，每一合同設一臺帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。
第二十八條有關(guān)部門(mén)在合同履行中遇履約困難或違約等情況應及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問(wèn)。
第二十九條財務(wù)部門(mén)依據合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應當拒絕付款：
1.應當訂立書(shū)面合同而未訂立書(shū)面合同，且未采用非書(shū)面合同代用單的;
2.收款單位與合同對方當事人名稱(chēng)不一致的。
第三十條付款單位與合同對方當事人名稱(chēng)不一致的，財務(wù)部門(mén)應當督促付款單位出具代付款證明。
第三十一條在合同履行過(guò)程中，合同對方所開(kāi)具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉財務(wù)審核付款。
第三十二條合同履行過(guò)程中有關(guān)人員應妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。
第四章合同的變更和解除
第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門(mén)、財務(wù)部門(mén)、法律顧問(wèn)等相關(guān)職能部門(mén)負責人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可。
第三十四條我方變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應當采用書(shū)面形式，并按規定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專(zhuān)用章。
第三十五條有關(guān)部門(mén)收到對方要求變更或解除合同的`通知必須在三天內向公司總經(jīng)理匯報并通知法律顧問(wèn)。
第三十六條變更或解除合同的通知和回復應符合公文收發(fā)的要求，掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規定的管理范圍。
第三十八條合同變更后，合同編號不予改變。
第五章其他
第三十九條合同作為公司對外經(jīng)濟活動(dòng)的重要法律依據和憑證，有關(guān)人員應保守合同秘密。
第四十條業(yè)務(wù)部門(mén)、財務(wù)部門(mén)應當根據所立合同臺帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內的合同訂立或履行情況，由法律顧問(wèn)據此統計合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報。
第四十一條各有關(guān)人員應定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料(包括與有關(guān)的文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉單等)按合同編號整理，由法律顧問(wèn)確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
第四十二條公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺帳記錄等納入公司對員工和部門(mén)的工作成績(jì)考核范圍。
第六章責任
第四十三條凡因未按規定處理合同事宜、未及時(shí)匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。
第四十四條因故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機關(guān)追究其法律責任。
第七章附則
第四十五條本辦法適用于偉凡公司本部和各部門(mén)。
第四十六條本辦法解釋權歸公司總經(jīng)理。
第四十七條本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。
合同檔案管理制度 篇13
第一章總則
第一條為了促進(jìn)公司對外經(jīng)濟活動(dòng)開(kāi)展，規范公司的經(jīng)營(yíng)行為，減少和避免合同糾紛，根據《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規的規定結合公司實(shí)際，制定本辦法。
第二條公司各部門(mén)及下屬分公司、子公司與公司外各類(lèi)法人、自然人、其它組織進(jìn)行各類(lèi)經(jīng)濟活動(dòng)和非經(jīng)濟活動(dòng)所簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。
公司內部簽訂的各種協(xié)議及勞動(dòng)合同的管理，不適用本辦法。
第三條合同管理是指合同從準備、談判、簽署、生效、履行、變更、解除直到解決糾紛、救濟權利的整個(gè)過(guò)程中所進(jìn)行的一系列民商事法律行為，包括：合同管理的部門(mén)及其職責、合同的簽署、合同的審查、合同的履行、違約情況的處理、合同檔案的管理。
第四條合同管理實(shí)施“依法管理、全程管理、專(zhuān)人管理”的原則。
第二章合同管理機構及職責
第五條辦公室為本公司合同管理的主管部門(mén)，其主要職責是：
1、負責監督指導公司合同的制定，對合同進(jìn)行審核，避免出現法律漏洞;
2、協(xié)助公司顧問(wèn)律師對合同進(jìn)行可行性分析，并提出書(shū)面報告;
3、對公司各類(lèi)合同的'簽訂及履行情況進(jìn)行監督、檢查;
4、對合同履行中出現的糾紛提出處理意見(jiàn)，并向公司領(lǐng)導匯報;
5、負責對公司簽訂的各類(lèi)合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔保管，調閱登記等日常合同檔案管理工作;
第六條合同承辦部門(mén)的職責
1、根據授權依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜;
2、負責初審合同承辦人草擬的合同可行性報告，并提出審查意見(jiàn)交辦公室備案，供公司領(lǐng)導參考;
3、依法履行合同，及時(shí)以書(shū)面形式向公司通報合同履行中發(fā)生的重大問(wèn)題及其解決方案;
4、在顧問(wèn)律師的指導下及時(shí)收集整理出現問(wèn)題合同所涉及的證據材料，并提交辦公室備案;
5、負責本部門(mén)合同文本管理及歸檔移交工作。
第七條、合同承辦人員的職責
1、根據授權辦理簽訂、變更、解除合同事宜;
2、草擬合同，并向合同承辦部門(mén)提供合同草稿、可行性論證及對方經(jīng)營(yíng)范圍、資信情況及履約能力的調查材料，并對其真實(shí)性和合法性負責;
3、認真履行生效合同，隨時(shí)檢查合同履行情況;
4、及時(shí)向合同承辦部門(mén)匯報合同履行中出現的問(wèn)題。
第八條財務(wù)部門(mén)在合同管理中的職責
1、對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務(wù)部門(mén)應及時(shí)結算、報銷(xiāo)付款。
2、對不按規定使用合同專(zhuān)用章或以部門(mén)名義對外簽訂的合同，財務(wù)部門(mén)可暫不予結算并及時(shí)通知顧問(wèn)律師對合同的有效性進(jìn)行審查。
3、我方先履行付款義務(wù)，有預付款或分批付款的合同，未見(jiàn)我方簽字、蓋章的書(shū)面合同原件及合同管理部門(mén)的審查意見(jiàn)，財務(wù)部門(mén)不予付款。
4、對方需先履行義務(wù)，我方主要是付款義務(wù)的合同沒(méi)有充分證據表明對方已完全履行合同義務(wù)的，財務(wù)部門(mén)不予付款。
合同檔案管理制度 篇14
在公司的經(jīng)濟活動(dòng)中，為保證合同法律、法規的正確適用，保證合同全面履行，公司根據自身特點(diǎn)，制定合同管理制度。
一、 合同管理的協(xié)作責任制度
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公司合同管理工作由經(jīng)營(yíng)部負責，負責人肖建水，并設5名專(zhuān)職合同管理人員，在宣傳、貫徹合同法，簽訂和履行合同中要分工明確，各司其職，各負其責。
�。ǘ⿻�(huì )簽制度
在合同訂立之前，要由招標部、經(jīng)營(yíng)部工作人員參加，共同研究，并出具能否訂立合同的意見(jiàn)，以保證合同的合法性、可行性，各職能部門(mén)之間要相互銜接和協(xié)調。由經(jīng)營(yíng)部負責制作《簽訂合同申請表》。此表包括兩部分，一是有關(guān)合同本身的內容，二是會(huì )簽的程序安排。
�。ㄈ﹨f(xié)作制度
合同簽訂后，各有關(guān)業(yè)務(wù)科室和工作人員，根據自己的職責，共同協(xié)商，及時(shí)采取措施，解決履行合同中出現的問(wèn)題，以保證合同的兌現。
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對合同管理人員的工作情況給予獎懲，并與《公司崗位目標責任施實(shí)辦法》掛鉤。工作盡職盡責、成績(jì)顯著(zhù)的，或是為公司免受重大損失，為企業(yè)多創(chuàng )效益的，給予表?yè)P和獎勵，包括授予榮譽(yù)稱(chēng)號、發(fā)給獎金、記功、升級、升職等。工作差的，給公司帶來(lái)?yè)p失，或有重大失誤的，給予批評教育、并按其情節輕重分別給予不同的紀律處分、行政處分或經(jīng)濟處罰。
二、 公司合同管理的監督檢查和制度
�。ㄒ唬﹨R報登記制度
公司業(yè)務(wù)人員代表本公司簽訂合同后，應按規定向公司有關(guān)職能部門(mén)或公司有關(guān)負責人匯報，合同管理員則將合同的有關(guān)內容登記到相關(guān)的臺帳簿上，以便監督檢查。
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由于公司的法定代表人不可能直接參予每一份合同的簽訂，而常常是由業(yè)務(wù)員、或其他人員代理總經(jīng)理去簽訂合同。實(shí)行法人代表授權委托制度，使簽訂合同人員取得合法資格，既可以取得對方的信任，順利簽訂合同，又能促使和制約代理人認真簽訂合同。
法人授權委托制度的內容主要包括：
�。�1）公司有關(guān)業(yè)務(wù)人員要認真學(xué)習合同法，在參加工商部門(mén)組織的法規考試合格后，方可接受經(jīng)理簽發(fā)的簽訂合同“授權委托證明書(shū)”。未經(jīng)法定代表人授權或超越授權范圍簽訂的合同一律無(wú)效，由此產(chǎn)生的責任由本人承擔。
�。�2）領(lǐng)用長(cháng)期、臨時(shí)“授權委托證明書(shū)”應向經(jīng)營(yíng)部辦理登記手續，公司向工商行政管理部門(mén)領(lǐng)取統一制定的簽訂合同授權委托證明書(shū)，如代理事項變更，應及時(shí)辦理變更手續。對發(fā)放蓋章空白授權委托書(shū)，要由總經(jīng)理審批。
�。ㄈ⿲彶閷徟贫�
經(jīng)營(yíng)部負責對合同對方當事人的資格、資金、信譽(yù)等情況進(jìn)行審查。
公司簽訂合同要經(jīng)總經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可加蓋公章，合同才能正式成立。
�。ㄋ模┖贤瑢�(zhuān)用章管理制度
1、合同專(zhuān)用章公司統一刻制、編號、保管、使用，并到工商行政管理部門(mén)備案；
2、合同專(zhuān)用章由經(jīng)營(yíng)部設專(zhuān)人負責保管、使用只限本企業(yè)對外簽訂合同使用，原則上不得攜帶外出；
3、合同專(zhuān)用章應在正式合同文本上使用，并有法定代表人簽署，或者有法定代表人簽發(fā)的“授權委托證明書(shū)”，方可使用；
4、合同專(zhuān)用章、或蓋有合同專(zhuān)用章的空白合同方遺失與被盜時(shí)，要及時(shí)通知有關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理，同時(shí)登報聲明掛失作廢，給公司造成經(jīng)濟損失的，要追究當事人責任。
�。ㄎ澹z查履行制度
公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理及經(jīng)營(yíng)部負責人要定期或不定期對合同的簽訂履行情況進(jìn)行檢查，以防止發(fā)生問(wèn)題，釀成糾紛。規定的制定和落實(shí)，對及時(shí)解決履行中困難和矛盾很有作用。特別是對標的金額較大或履行期限較長(cháng)的合同，一般都應作出中途檢查的規定。
�。┧髻r制度
在對方違約時(shí)，由經(jīng)營(yíng)部負責，依法及時(shí)向對方提出索賠要求，追究對方違約責任，以挽回因對方違約行為給公司造成的經(jīng)濟損失。
三、公司合同管理的`統計考核制度
�。ㄒ唬┙y計報表制度
根據上級業(yè)務(wù)部門(mén)或合同管理機關(guān)的要求，對合同的簽訂、履行、變更、解除及發(fā)生糾紛的處理等項數字和情況，進(jìn)行統計匯總，按規定的日期和要求上報。
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通過(guò)引進(jìn)激勵機制，將合同管理納入公司經(jīng)濟責任制考核范圍，以調動(dòng)合同管理人員的積極性�？己藘热菀话惆ê贤灱s率、履約率指標，合同送審時(shí)間，簽訂合同內容的合法性及條款的完備性，合同管理臺帳、報表、檔案的管理情況等；考核辦法一般是實(shí)行競賽評比活動(dòng)，采用百分制，公開(kāi)考核，并同獎金掛鉤。
四、公司合同管理的合同檔案制度
合同依法簽訂后，當事人各方將合同正本交由各自單位合同管理員保管，合同副本留合同承辦人員備用，必要時(shí)抄送、抄報有關(guān)單位。合同管理員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個(gè)建立檔案。合同檔案的內容包括合同文本及附件、合同簽訂申請表、簽約洽談紀要、合同變更解除的往來(lái)文書(shū)、合同履行情況記載等。合同檔案管理實(shí)行平時(shí)立卷，年終一次歸檔，專(zhuān)人保管的制度。合同檔案是企業(yè)合同管理的重要資料，一旦履行中發(fā)生糾紛，完整的合同檔案資料有助于糾紛的順利解決。
合同檔案管理制度 篇15
第一章 總則
第一條 目的
為規范公司經(jīng)濟合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權益，制定本制度。
第二條 適用范圍
本制度適用于公司對外簽訂、履行的建立民事權利義務(wù)關(guān)系的各類(lèi)合同、協(xié)議等，包括買(mǎi)賣(mài)合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合同、運輸合同、資產(chǎn)轉讓合同、倉儲合同、服務(wù)合同等。
公司各部門(mén)及下屬企業(yè)對外簽訂的各類(lèi)經(jīng)濟合同一律適用本制度。
第三條 公司總經(jīng)理負責公司銷(xiāo)售、采購合同及其他經(jīng)濟合同的審批。
第四條 公司法律顧問(wèn)室負責公司各類(lèi)合同的管理工作，具體職責是：
(一) 負責除銷(xiāo)售、采購合同以外，其他各類(lèi)合同的談判工作并根據公司法定代表人的授權簽訂合同;
(二) 負責制定銷(xiāo)售、采購合同統一文本;
(三) 負責對合同專(zhuān)用章、合同統一文本、法人授權委托書(shū)的發(fā)放和管理;
(四) 負責各部門(mén)提交的各類(lèi)合同的合法性、可行性審查;
(五) 負責經(jīng)濟合同糾紛的處理;
(六) 負責經(jīng)濟合同的檔案管理;
(七) 負責本制度的監督執行。
第二章 合同的簽訂
第五條 合同的主體
(一) 訂立合同的主體必須是公司，其他部門(mén)不得以部門(mén)名義擅自簽訂合同。
(二) 訂立合同前，應當針對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。
(三) 公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應經(jīng)公司總經(jīng)理同意。
第六條 合同的形式
訂立合同，除即時(shí)交割(銀貨兩訖)的簡(jiǎn)單小額經(jīng)濟業(yè)務(wù)外，應當采用書(shū)面形式。
“書(shū)面形式”是指合同書(shū)、補充協(xié)議、公文信件、數據電文(包括電報、傳真、電子郵件等)，除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書(shū)形式。
第三章 合同的內容規定
第七條 當事人的名稱(chēng)、住所：
合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱(chēng)、住所應保持一致。
第八條 合同標的：
合同標的應具有唯一性、準確性，買(mǎi)賣(mài)合同應詳細約定規格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內容;服務(wù)合同應約定詳細的服務(wù)內容及要求;
對合同標的無(wú)法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。
第九條 數量條款：
合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經(jīng)銷(xiāo)合同無(wú)法約定確切數量的應約定數量的確定方式(如電子郵件、傳真、送貨單、發(fā)票等)。
第十條 質(zhì)量條款：
有國家標準，部門(mén)行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號;化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應約定主要指標要求(標準已涵蓋的除外);憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。
第十一條 價(jià)款或報酬條款：
(一) 價(jià)款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實(shí)際價(jià)款;
(二) 價(jià)款的支付方式如轉帳支票、匯票(電匯、票匯)、信用證、現金等應予以明確;
(三) 價(jià)款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內支付。
第十二條 履行期限、地點(diǎn)和方式
(一) 履行期限應具體明確定，無(wú)法約定具體時(shí)間的，應在合同中約定履行期間的方式;
(二) 合同履行地點(diǎn)應力爭作對本方有利的約定，如買(mǎi)賣(mài)合同一般約定交貨地點(diǎn)為本公司倉庫或本公司的住所地;約定具體地名的應明確至市轄區或縣一級;
(三) 買(mǎi)賣(mài)合同在合同中一般應約定交付的手續，即合同履行的標志，如運單、倉庫保管員簽單等。
第十三條 合同的擔保條款
合同中對方事人要求提供擔�；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁⿹５�，應經(jīng)總經(jīng)理批準、法律顧問(wèn)室審核后結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關(guān)手續。
第十四條 合同的解釋條款
合同文本中所有文字應具有排它性的解釋?zhuān)瑢赡芤鹌缌x的文字和某些非法定專(zhuān)用詞語(yǔ)應在合同中進(jìn)行解釋。
第十五條 保密條款
對技術(shù)類(lèi)合同和其他涉及經(jīng)營(yíng)信息、技術(shù)信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責任。
第十六條 合同聯(lián)系制度
履行期限1年以上的重大經(jīng)濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。
第十七條 違約責任
根據《合同法》作適當約定，注意合同的公平性。
第十八條 解決爭議的方式
解決爭議的方式可選擇協(xié)商、調解、仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構的名稱(chēng)，雙方對仲裁機構不能達成一致意見(jiàn)的，可選擇第三地仲裁機構。
簽訂經(jīng)濟合同，除合同履行地在公司所在地外，簽約時(shí)應力爭合同糾紛由公司所在地人民法院管轄。
第四章 簽訂合同的工作程序
第十九條 簽訂合同前，業(yè)務(wù)人員或公司指定的其他談判人員應按照本制度第五條對對方當事人的有關(guān)情況進(jìn)行審查，并復印對方當事人的法人營(yíng)業(yè)執照及其他行政許可證明留存。
第二十條 銷(xiāo)售、采購合同，由主辦業(yè)務(wù)人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同會(huì )審表報總經(jīng)理審批，由法律顧問(wèn)室編寫(xiě)合同編號并加蓋合同專(zhuān)用章，必要時(shí)，由總經(jīng)理指定責任人員對合同進(jìn)行合法性審查。
第二十一條 除銷(xiāo)售、采購合同以外的合同由總經(jīng)理指定責任人員會(huì )同相關(guān)部門(mén)與對方當事人進(jìn)行商談，擬好合同條款，附合同會(huì )審表報總經(jīng)理審批，由法律顧問(wèn)室加蓋合同專(zhuān)用章。
第二十二條 法律、行政法規規定應當辦理批準登記手續的合同，合同成立后由法律顧問(wèn)室依法及時(shí)辦理。
第二十三條 合同正式簽訂后，合同文本除經(jīng)辦人自行保管外，應當隨合同會(huì )審表交存公司法律顧問(wèn)室一份備案。
第五章 合同的變更、解除
第二十四條 在合同履行期間由于客觀(guān)原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書(shū)面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書(shū)后，應當在規定的期限內作出書(shū)面答復。
第二十五條 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同
(一) 因不可抗力致使不能實(shí)現合同目的;
(二) 在履行期限屆滿(mǎn)之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù);
(三) 對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內仍未履行;
(四) 對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實(shí)現合同目的;
(五) 法律規定的其他情形。
第二十六條 變更或解除經(jīng)濟的，應當采用書(shū)面形式(包括書(shū)信、電報);
第二十七條 變更或解除經(jīng)濟合同的協(xié)議應按照合同簽訂程序報原審批人員批準。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準登記等手續的，應依法及時(shí)辦理;
第六章 合同的履行
第二十八條 公司應當按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對方當事人及時(shí)履行其義務(wù)。
第二十九條 在合同履行過(guò)程中，對本公司的履行情況應及時(shí)做好記錄并經(jīng)對方確認。履行銷(xiāo)售合同交付貨物時(shí)應由對方當事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交銷(xiāo)售部門(mén)備查。向對方當事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應由對方當事人出具收條。履行采購合同付款時(shí)應由對方當事人出具收款收據或收條，公司原則上只開(kāi)具限制性抬頭的轉賬支票，不允許以現金形式支付。
第三十條 在履行合同過(guò)程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現并有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時(shí)書(shū)面上報公司法律顧問(wèn)室處理，并報總經(jīng)理。
(一) 經(jīng)營(yíng)狀況嚴重惡化;
(二) 轉移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù);
(三) 喪失商業(yè)信譽(yù);
(四) 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形;
第三十一條 債權債務(wù)的定期確認和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認。
(一) 在常年合同特別是常年銷(xiāo)售、采購合同履行過(guò)程中，經(jīng)辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務(wù);
(二) 在對方當事人發(fā)生兼(合)并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的'合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應及時(shí)對帳，確認合同效力及雙方債權債務(wù)。
第七章 經(jīng)濟合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
第三十二條 合同雙方在履行過(guò)程中發(fā)生糾紛時(shí)，應首先按照實(shí)事求是的原則，平等協(xié)商解決。
第三十三條 合同雙方在一定期限(一般為一個(gè)月)內無(wú)法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無(wú)意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時(shí)書(shū)面報告部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定處理意見(jiàn)，報總經(jīng)理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司法律顧問(wèn)室和總經(jīng)理。
第三十四條 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關(guān)部門(mén)應及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書(shū)面材料連同有關(guān)證據報公司法律顧問(wèn)室。
第八章 合同的日常管理
第三十五條 本公司實(shí)行二級合同管理，公司法律顧問(wèn)室全面負責公司的合同管理;銷(xiāo)售、采購部門(mén)的業(yè)務(wù)人員負責所在部門(mén)的合同管理。
第三十六條 公司的合同專(zhuān)用章專(zhuān)人管理，公司財務(wù)部負責保管。公司的空白合同、授權委托書(shū)也由專(zhuān)人管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專(zhuān)用章或已蓋章的空白授權委托書(shū)、空白合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準。合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同、授權委托書(shū)、已簽訂的合同等遺失的，應及時(shí)向當地公安機關(guān)報案，并登報聲明。
第三十七條 已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據以及業(yè)務(wù)往來(lái)傳真、信函、對帳單等資料，銷(xiāo)售、采購部門(mén)的業(yè)務(wù)人員應自行保管好;重要資料應將原件交公司法律顧問(wèn)室隨合同保管。
第三十八條 合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應把有關(guān)材料及空白合同、名片、委托書(shū)移交完畢，經(jīng)公司法律顧問(wèn)室和有關(guān)部門(mén)確認后方可辦理有關(guān)手續。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司法律顧問(wèn)室應在情況發(fā)生后一周內書(shū)面告知各有關(guān)單位。
第九章 合同審批管理
第三十九條 下屬公司、企業(yè)對外簽訂的經(jīng)濟合同，除按規定須上報公司審查批準者外，由公司、企業(yè)領(lǐng)導審批。
第四十條 下列合同由總經(jīng)理或其授權人審批：
(一) 標的超過(guò)100萬(wàn)元的;
(二) 預付定金或預付貨款超過(guò)10萬(wàn)元的;
(三) 聯(lián)營(yíng)、合資、合作合同;
(四) 重大涉外合同。
第四十一條 下列合同由董事長(cháng)審批：
(一) 標的超過(guò)500萬(wàn)元的;
(二) 投資100萬(wàn)元以上的聯(lián)營(yíng)、合資、合作、涉外合同。
第四十二條 合同標的超過(guò)公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會(huì )審批。
第四十三條 法律顧問(wèn)室負責對下列合同進(jìn)行審查：
(一) 董事會(huì )、總經(jīng)理委托審查的合同;
(二) 內容復雜、較難掌握，各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。
第四十四條 法律顧問(wèn)室主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見(jiàn)供決策部門(mén)參考。經(jīng)濟合同審查的要點(diǎn)是：
(一) 合同的合法性。包括：當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定;當事人的意思表地是否真實(shí)、一致，權利、義務(wù)是否平等;訂約程序是否符合法律規定。
(二) 合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
(三) 合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
(四) 根據法律規定或實(shí)際需要，經(jīng)濟合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)見(jiàn)證、批準，或報工商行政管理部門(mén)鑒證，或請公證處公證。
第四十五條 經(jīng)濟合同的審批程序如下：
(一) 申報。各企業(yè)的法人委托人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫(xiě)“經(jīng)濟合同簽約申報表”(一式二份)，報本企業(yè)的領(lǐng)導審查批準。(凡先經(jīng)領(lǐng)導口頭同意簽約的，簽約后需補辦手續)。需報總經(jīng)理、董事長(cháng)審批的，應由該企業(yè)領(lǐng)導簽署意見(jiàn)，隨同合同初稿及有關(guān)資料、附件等，一并上報。
(二) 審核。對送審的經(jīng)濟合同，應按本《制度》規定的審批權限，由主管人或有關(guān)人認真審閱，必要時(shí)可進(jìn)行調查研究，最后作出：批準、不批準;通知申報單位補報材料或進(jìn)一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。
(三) 主管人在“申報表”上批寫(xiě)意見(jiàn)后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其他材料發(fā)還申報單位，由承辦人按批準的意見(jiàn)辦理。
上述審批程序，一般為1~2天。特殊情況，經(jīng)批準或授權的可不受審批程序的約束。
第十章 經(jīng)濟合同糾份的處理
第四十六條 合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾份的，應按《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法規和本《制度》規定妥善處理。
第四十七條 合同糾紛由簽約企業(yè)負責處理。涉及內部幾個(gè)企業(yè)的，可以協(xié)商或由公司確定一個(gè)企業(yè)為主負責修理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到到底。
第四十八條 處理合同糾紛的原則是：
(一) 堅持以事實(shí)為依據、以法律為準繩，法律沒(méi)規定的，以國家政策或合同條款為準。
(二) 以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓?zhuān)_成協(xié)議，解決糾紛。
(三) 因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯;因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，并盡量采取補救措施，減少我方損失;因雙方責任引起的糾紛，應實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。
(四) 各企業(yè)在處理糾紛時(shí)，應加強聯(lián)系，及時(shí)通氣，積極主動(dòng)地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見(jiàn)，統一行動(dòng)，一致對外。
第四十九條 法律顧問(wèn)室處理合同糾紛的范圍是：
(一) 董事會(huì )、總經(jīng)理交辦的;
(二) 經(jīng)各企業(yè)協(xié)商處理解決不了的;
(三) 其他應由法律顧問(wèn)室處理的。
第五十條 提請處理合同糾紛的程序是：
(一) 承辦人填寫(xiě)“對外經(jīng)濟合同糾紛申報表(一式二分)，按本《制度》的規定報批。
(二) 審批單位可依據情況，在1天內作出;由上報單位負責處理;由法律顧問(wèn)室負責處理。
(三) 法律顧問(wèn)室對經(jīng)協(xié)商仍無(wú)法解決或認為有必要的合同糾紛，經(jīng)主管領(lǐng)導同意，可提交上級主管機關(guān)、仲裁部門(mén)或人民法院依法處理。
第五十一條 合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應在法律規定的時(shí)效內(一般為2年)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時(shí)間。
第五十二條 凡由法律顧問(wèn)室處理的經(jīng)濟合同糾紛，有關(guān)企業(yè)必須主動(dòng)提供下列證據材料(原件或影印件)：
(一) 經(jīng)濟合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)，以及與合同有關(guān)的附件、文書(shū)、電報、圖表等;
(二) 關(guān)貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關(guān)憑證;
(三) 貨款的承付、托收憑證，有關(guān)財務(wù)財目;
(四) 產(chǎn)品的質(zhì)量標準、封樣、樣品或鑒定報告;
(五) 有關(guān)違約的證據材料;
(六) 其他與處理糾紛有關(guān)的材料。
第五十三條 對于經(jīng)濟合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見(jiàn)的，應簽訂書(shū)面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋雙方法人公章或合同專(zhuān)用章。
第五十四條 各企業(yè)對雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書(shū)，上級主管機關(guān)或仲裁機關(guān)的調解書(shū)、仲裁書(shū)，在正式生效后，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關(guān)的部門(mén)收執，各部門(mén)應由專(zhuān)人負責該文書(shū)執行的了解或履行。
對于對方當事人在規定期限屆滿(mǎn)時(shí)沒(méi)有執行上述文書(shū)中有關(guān)規定的，承辦人應及時(shí)向主管領(lǐng)導和法律顧問(wèn)匯報。
第五十五條 對方當事人逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調解書(shū)、仲裁決定書(shū)或判決書(shū)的，由法律顧問(wèn)室配合各單位向人民法律申請執行。
第五十六條 在向人民法院提交申請執行書(shū)之前，有關(guān)單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。
執行中若達成和解協(xié)議的，應制作協(xié)議書(shū)并按協(xié)議書(shū)規定辦理。
第五十七條 合同糾紛處理或執行完畢的，應及時(shí)通知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。
第十一章 考核與獎懲
第五十八條 公司全體職員應當嚴格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實(shí)維護公司的整體利益。公司法律顧問(wèn)室負責本制度執行情況的監督考核。
第五十九條 對在合同簽訂、履行過(guò)程中發(fā)現重大問(wèn)題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過(guò)程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。
第六十條 合同經(jīng)辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
(一) 未經(jīng)授權批準或超越職權簽訂合同;
(二) 為他人提供合同專(zhuān)用章或蓋章的空白合同，授權委托書(shū);
(三) 應當簽訂書(shū)面合同而未簽訂書(shū)面合同。
第六十一條 合同經(jīng)辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失：
(一) 因工作過(guò)失致使公司被詐騙;
(二) 公司履行合同未經(jīng)對方當事人確認;
(三) 遺失重要證據;
(四) 發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時(shí)機的;
(五) 合同專(zhuān)用章、蓋章的空白合同、授權委托書(shū)遺失未及時(shí)報案和報告;
(六) 其他違反公司相關(guān)制度的。
第六十二條 公司職員在簽訂、履行合同過(guò)程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。
第十二章 附則
第六十三條 本制度未盡事宜，均按有關(guān)法律法規和本公司補充細則規定辦理;本制度的解釋、修訂和發(fā)放由本公司法律顧問(wèn)室負責。
第六十四條 本制度從 年 月 日開(kāi)始執行。
合同檔案管理制度 篇16
1、目的
對合同進(jìn)行有效控制，確保各類(lèi)經(jīng)濟合同能有效實(shí)施。
2、適用范圍
適合本院各部門(mén)簽訂的合法、有效的經(jīng)濟合同文本及其相關(guān)資料，與合同事宜有關(guān)的往來(lái)信件、電報、電話(huà)記錄、圖表等。
3、職責
分院負責一般的合同文本的管理及送交上級主管部門(mén)備案。重要合同由綜合辦公室管理。
4、工作程序
4．1合同的分類(lèi)
a．地質(zhì)勘查合同
b．施工合同
c．儲量檢測合同
d．物探合同
e．測繪合同
g．內部合同
h.其它外涉合同
4．2合同的簽定、管理和使用
4．2．1本院合同由分院、綜合辦公室統一管理。
4．2．2凡行業(yè)主管部門(mén)有規定的，一律使用規定的'合同文本。
4．2．3對外簽定合同，必須是院長(cháng)或其授權人，授權必須辦理書(shū)面手續。
4．2．4合同用印必須經(jīng)院長(cháng)或其授權的院領(lǐng)導批準，填寫(xiě)《合同用印登記表》HBKJ/QR042301.01。
4．2．5合同地辦理完全手續后，退回本院不得少于一式三份，使用正式文本的為：合同執行單位、財務(wù)部、存檔，其他使用處為復印本。
4．2．6屬于合同內容的相關(guān)文件，與合同文本在存檔處保存。
4．3合同專(zhuān)用章
綜合辦公室負責合同專(zhuān)用章的管理。凡是外出簽定合同需帶合同專(zhuān)用章時(shí)承辦人員需辦理批準手續，填寫(xiě)《合同專(zhuān)用章使用及外攜登記表》。
4．4本院合同文本及合同專(zhuān)用章一律不得向私人借用，違者追究經(jīng)辦人責任。
5、質(zhì)量記錄
5．1《合同用印登記表》
5．2《合同專(zhuān)用章使用及外攜登記表》
合同檔案管理制度 篇17
一、平等原則
根據《中華人民共和國合同法》第三條：“合同當事人的法律地位平等，一方不得將自己的意志強加給另一方”的規定，平等原則是指地位平等的合同當事人，在充分協(xié)商達成一致意思表示的前提下訂立合同的原則。
這一原則包括三方面內容：
1、合同當事人的法律地位一律平等。不論所有制性質(zhì)，也不問(wèn)單位大小和經(jīng)濟實(shí)力的強弱，其地位都是平等的。
2、合同中的權利義務(wù)對等。當事人所取得財產(chǎn)、勞務(wù)或工作成果與其履行的義務(wù)大體相當;要求一方不得無(wú)償占有另一方的財產(chǎn)，侵犯他人權益;要求禁止平調和無(wú)償調撥。
3、合同當事人必須就合同條款充分協(xié)商，取得一致，合同才能成立。任何一方都不得凌駕于另一方之上，不得把自己的意志強加給另一方，更不得以強迫命令、脅迫等手段簽訂合同。
二、自愿原則
根據《中華人民共和國合同法》第四條：“當事人依法享有自愿訂立合同的權利，任何單位和個(gè)人不得非法干預”的規定，民事活動(dòng)除法律強制性的規定外，由當事人自愿約定。
訂立合同自愿原則的內容包括：
1、訂不訂立合同自愿;
2、與誰(shuí)訂合同自愿;
3、合同內容由當事人在不違法的情況下自愿約定;
4、當事人可以協(xié)議補充、變更有關(guān)內容;
5、雙方也可以協(xié)議解除合同;
6、可以自由約定違約責任，在發(fā)生爭議時(shí)，當事人可以自愿 選擇解決爭議的方式。
三、公平原則
根據《中華人民共和國合同法》第五條：“當事人應當遵循公平原則確定各方的權利和義務(wù)”的規定，公平原則要求合同雙方當事人之間的權利義務(wù)要公平合理具體包括：
1、在訂立合同時(shí)，要根據公平原則確定雙方的.權利和義務(wù);
2、根據公平原則確定風(fēng)險的合理分配;
3、根據公平原則確定違約責任。
四、誠實(shí)信用原則
根據《中華人民共和國合同法》第六條：“當事人行使權利、履行義務(wù)應當遵循誠實(shí)信用原則”的規定，誠實(shí)信用原則要求當事人在訂立合同的全過(guò)程中，都要誠實(shí)，講信用，不得有欺詐或其他違背誠實(shí)信用的行為。
五、善良風(fēng)俗原則
根據《中華人民共和國合同法》第七條：“當事人訂立、履行合同，應當遵守法律、行政法規，尊重社會(huì )公德，不得擾亂社會(huì )經(jīng)濟秩序，損害社會(huì )公共利益”的規定，“遵守法律、行政法規，尊重社會(huì )公德，不得擾亂社會(huì )經(jīng)濟秩序和損害社會(huì )公共利益”指的就是善良風(fēng)俗原則。
1、合同的內容要符合法律、行政法規規定的精神和原則。
2、合同的內容要符合社會(huì )上被普遍認可的道德行為準則。
合同的訂立是當事人之間產(chǎn)生權力義務(wù)的基礎，當事人必須根據法律規定的原則訂立合法有效的合同，這是合同履行的基礎。
合同檔案管理制度 篇18
一、建設工程合同管理的任務(wù)和基本方法
1、建設工程合同管理的任務(wù)
2、建設工程合同管理的基本方法
二、建設工程合同管理法律基礎
1、合同法律關(guān)系
2、合同擔保
3、工程保險
三、建設工程施工招標
1、施工招標程序
2、投標人資格審查
3、施工評標辦法
四、建設工程設計招標和材料設備采購招標
1、工程設計招標
2、材料設備采購招標
3、大型工程設備采購招標
五、建設工程勘察設計合同管理
1、工程勘察、設計合同示范文本
2、工程勘察、設計合同設計
3、工程勘察、設計合同履行管理
六、建設工程施工合同管理
1、施工合同標準文本
2、施工合同管理有關(guān)各方的職責
3、施工合同的訂立
4、施工合同履行管理
5、施工分包合同履行掛藍
七、建設工程設計施工總承包合同管理
1、設計施工總承包合同的'特點(diǎn)
2、設計施工總承包合同管理有關(guān)各方的職責
3、設計施工總承包合同訂立
4、設計施工總承包合同履行管理
八、建設工程材料設備采購合同管理材料設備采購合同的分類(lèi)
1、材料設備采購合同的特點(diǎn)
2、材料設備采購合同的分類(lèi)
3、材料采購合同履行管理
4、設備采購合同履行管理
九、國際工程常用全責文本
1、FIDC施工合同條件部分條款
2、NE施工合同中的條件部分條款
3、AIA施工合同中的CM管理
合同檔案管理制度 篇19
為加強我院經(jīng)濟合同管理，減少失誤及經(jīng)濟糾紛，根據相關(guān)法律法規的規定，結合我院的實(shí)際情況，特制訂本制度。
一、經(jīng)濟合同的簽訂
1、簽訂經(jīng)濟合同，必須遵守國家的法律、政策及有關(guān)規定。
2、對外簽訂經(jīng)濟合同，除我院法定代表人外，必須是持有法人委托書(shū)的法人委托人。法人委托人必須對本院負責，在授權范圍內行使簽約權。
3、簽約人在簽訂經(jīng)濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營(yíng)權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟效益，又要考慮對方的條件和實(shí)際履約能力，防止簽訂無(wú)效經(jīng)濟合同，確保所簽合同有效、有利。
4、簽訂經(jīng)濟合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償、擇優(yōu)簽約”的原則。
5、簽訂經(jīng)濟合同，如涉及醫院內部其他科室的，應事先在內部進(jìn)行協(xié)商，統一權衡，然后簽約。
6、經(jīng)濟合同一律采用書(shū)面格式，并必須采用統一的經(jīng)濟合同文本。
7、合同雙方當事人權利、義務(wù)的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。
8、任何人對外簽訂合同，都必須以維護我院合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經(jīng)濟合同時(shí)假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
二、經(jīng)濟合同的審查批準
1、醫院各類(lèi)經(jīng)濟合同由法人代表及院長(cháng)或其授權委托人審批，主要包括如下經(jīng)濟合同：
�。�1）醫院的各類(lèi)經(jīng)營(yíng)性經(jīng)濟合同；
�。�2）對外招商、招標、合作經(jīng)營(yíng)等重大對外經(jīng)濟合同；
�。�3）醫院自建或承建的各類(lèi)安裝、建筑、裝飾、修繕工程合同；
�。�4）醫院各類(lèi)固定資產(chǎn)購置合同；
2、經(jīng)濟合同審查的主要內容：
�。�1）合同的合法性。包括：當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定；當事人的意思表達是否真實(shí)、一致，權利、義務(wù)是否平等；訂約程序是否符合法律規定。
�。�2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確；文字表述是否確切無(wú)誤。
�。�3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險；合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
3、根據法律規定或實(shí)際需要，經(jīng)濟合同還應當或可以呈報上級主管機關(guān)見(jiàn)證、批準，或報工商行政管理部門(mén)鑒證，或請公證處公證。
4、經(jīng)濟合同的`審批程序如下：
�。�1）合同申報
各類(lèi)經(jīng)濟合同的經(jīng)辦人員，應事先填寫(xiě)“合同會(huì )審表”，經(jīng)科室負責人審核簽字后按審批程序報醫院各級領(lǐng)導審核批準。
�。�2）合同會(huì )審
�、儆舍t院院務(wù)會(huì )議對送審的經(jīng)濟合同的價(jià)格條款進(jìn)行審核，經(jīng)調查研究后出具審核意見(jiàn)；
�、谟舍t院法律顧問(wèn)對合同的合法性、嚴密性、可行性提出審核意見(jiàn)；
�、塾珊贤婕暗南嚓P(guān)業(yè)務(wù)科室出具審核意見(jiàn)。
�。�3）合同審批
經(jīng)院務(wù)會(huì )議會(huì )審后的合同文本，報各領(lǐng)導按權限審批。
三、經(jīng)濟合同的履行
1、經(jīng)濟合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門(mén)人員都必須本著(zhù)“重合同、守信譽(yù)”的原則，嚴格執行合同所規定的義務(wù)，確保合同的全面履行。
2、合同履行完畢的標準，應經(jīng)合同條款或法律規定為準。沒(méi)有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價(jià)款結清、無(wú)遺留交涉手續為準。
3、相關(guān)科室應及時(shí)了解、掌握經(jīng)濟合同的履行情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理，并及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導匯報。同時(shí)對醫院重大經(jīng)濟合同的履行情況應進(jìn)行定期檢查。檢查內容著(zhù)重以下幾方面：
�。�1）合同履行情況；
�。�2）合同未能履約的原因、責任；
�。�3）合同管理的工作程序、標準及資料登記情況；
�。�4）合同履行過(guò)程中的存在問(wèn)題和處理意見(jiàn)；
�。�5）其他情況。
四、經(jīng)濟合同的變更、解除
1、在經(jīng)濟合同履行過(guò)程中如確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時(shí)，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進(jìn)行協(xié)商。
2、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā)，從嚴控制。
3、變更、解除經(jīng)濟合同，必須符合《經(jīng)濟合同法》的規定，并應在醫院內辦理有關(guān)審批手續。
4、經(jīng)公證機關(guān)公證的合同，在達成變更、解除協(xié)議后，必須報公證機關(guān)重新公證，才具有法律效力。
5、變更、解除經(jīng)濟合同，一律必需采用書(shū)面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無(wú)效。
6、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書(shū)中明確規定。
五、經(jīng)濟合同糾紛的處理
1、合同在履行過(guò)程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應按《經(jīng)濟合同法》等有關(guān)法規和本《制度》規定妥善處理。
2、合同糾紛由簽約科室負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責。
3、處理合同糾紛的原則：
�。�1）堅持以事實(shí)為依據、以法律為準繩，法律沒(méi)規定的，以國家政策或合同條款為準。
�。�2）以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應及時(shí)與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本院合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓?zhuān)_成協(xié)議，解決糾紛。
�。�3）因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動(dòng)承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；
4、醫院各科室在處理糾紛時(shí)，應積極主動(dòng)地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨。
5、合同糾紛應在法律規定的時(shí)效內進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠時(shí)間。
六、經(jīng)濟合同的管理
1、本醫院經(jīng)濟合同的管理由院長(cháng)總負責，由辦公室管理。
2、醫院合同管理的主要職責是：
�。�1）負責管理本醫院簽訂的合同；
�。�2）負責審查本醫院簽訂的合同文本的完整性；對須報請上級主管機關(guān)審批、見(jiàn)證、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見(jiàn)；
�。�3）負責本院法人代表委托書(shū)的日常管理；
�。�4）根據法律及本《制度》的規定，制定本醫院合同管理的實(shí)施細則，采取切實(shí)措施，搞好合同管理工作；
�。�5）負責處理本醫院合同糾紛及經(jīng)濟合同資料的匯總、分類(lèi)、歸檔、保管及合同臺帳的設立、統計、上報等基礎管理工作。
3、醫院必須認真做好經(jīng)濟合同管理工作。具體如下：
�。�1）建立合同檔案。
每一份合同都必須有一個(gè)編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議（包括文書(shū)、電傳等），均應妥善保管。
�。�2）建立合同管理臺帳。
醫院應根據合同的不同種類(lèi)，建立經(jīng)濟合同的分類(lèi)臺帳和總臺帳。其主要內容包括：序號、合同號、經(jīng)手人、簽約日期、合同標的、金額、對方單位、履行情況及備注等。臺帳應逐日填寫(xiě)，做到準確、及時(shí)、完整。
合同檔案管理制度 篇20
1、合同管理的方法及要點(diǎn)
為確保工程項目的順利實(shí)施,提供法律保證和保證工程項目實(shí)施過(guò)程中依法全面履行,以保證工程項目目標的實(shí)現。因此這是一個(gè)融法律、經(jīng)濟技術(shù)于一體的綜合性工作。
在招投標階段,合同管理任務(wù)是訂立一個(gè)詳盡完善的承包合同,為保證工程項目的實(shí)施提供法律保證。在項目實(shí)施過(guò)程中,合同管理的任務(wù)是依據合同條款,全面履行合同條款,協(xié)調合同雙方的糾紛、爭議,對合同的履行、變更和解除等進(jìn)行監督檢查。處理變更、索賠、分包、違約責任等履行合同條款的事宜。
為保證合同的全面履行,監理應建立健全項目合同的管理制度,要做好合同分析,仔細分析合同條款的內涵,以求對合同作出正確的解釋,明確合同的法律依據。要熟悉合同,建立完整的合同數據檔案和合同網(wǎng)絡(luò ),收集資料,憑數據說(shuō)話(huà),隨時(shí)掌握各項合同條款實(shí)施的情況和存在的問(wèn)題,要加強對合同實(shí)施的監督、檢查。承包人、業(yè)主、監理各方履約情況,糾正各種不符合合同條款內容的各種做法、文字、文件等,以保證合同的全面履行。
2、合同管理的內容
對于合同條款中規定的業(yè)主、承包人各自風(fēng)險,必須正確作出評估,及時(shí)地提醒承包人及業(yè)主,以確保工程的順利進(jìn)行。
�、殴こ套兏�
監理工程師對工程上任何形式、質(zhì)量、數量和內容上的變動(dòng),根據合同有關(guān)規定進(jìn)行審核,并報業(yè)主審批后發(fā)布工程變更令,在與業(yè)主和承包人協(xié)調商量后,確定變更工程的單價(jià)和費率。
在合同執行期間,由于價(jià)格漲跌(含因此發(fā)生的材料調差工作)、政策性調整等因素對項目成本的影響,對合同價(jià)格不予調整。
�、乒こ趟髻r
監理工程師對承包人提出的延期和費用索賠申請,將依據合同規定的程序進(jìn)行審查,確認承包人所提出的申請是否符合規定,證據是否充足,計算方法和合同依據是否正確,并通知有關(guān)監理人員做好資料收集、記錄工作。同時(shí)要檢查索賠事件的時(shí)效性,對承包人如未能按合同要求及時(shí)提出索賠意向的,應對其實(shí)際損失及自身的失職造成的損失進(jìn)行分析,各自承擔,對業(yè)主方逾期未答復,而承包人采取措施減少損失所發(fā)生的費用應由業(yè)主承擔。
�、枪こ萄悠�
總監理工程師在確認下述條件滿(mǎn)足并報總監(辦)批準后方能工程延期:
�、俟こ逃捎诜浅邪说呢熑�,不能按原定工期完工;
�、诔邪嗽谟绊懷悠谇闆r發(fā)生一個(gè)月向總監理工程師提交工程延期報告;
�、鄢邪嗽谟绊懷悠谑录K止后的一個(gè)月內,正式提交延期申請資料。
�、裙こ谭职�
對承包人提出的分包申請,監理工程師需進(jìn)行嚴格的審查,審查的主要內容包括:分包人的資格證明及情況、工程項目及內容,工程數量及金額、工程工期、承包人與分包人的合同責任。在執行過(guò)程中,監理工程師通過(guò)承包人對分包工程進(jìn)行管理。只有經(jīng)業(yè)主同意,承包人才能進(jìn)行合同轉記。
對于嚴格限制分包的主體結構及工程超過(guò)合同價(jià)款規定比例的將不予分包。
�、杀ｋU
對承包人的保險種類(lèi)、范圍、數額、時(shí)間、有效期、保險單及保險收據進(jìn)行檢查,以確保各種保險的落實(shí)。
�、薁幎伺c仲裁
當工程發(fā)生爭議時(shí),監理工程師根據合同規定的期限,進(jìn)行爭議事件的全面調查、取證,并對爭議做出書(shū)面決定,通知業(yè)主和承包人。若業(yè)主和承包人不同意監理工程師作出的決定,可提交有關(guān)部門(mén)進(jìn)行仲裁。
�、诉`約
監理工程師對業(yè)主違約進(jìn)行確認并按合同規定進(jìn)行處理,依據的`事實(shí)主要為:
�、傩嫫飘a(chǎn),或作為一個(gè)公司宣告停業(yè)整頓,但清理不是為了改組或合并;
�、谟捎诓豢深A見(jiàn)的理由,而不可能繼續履行其合同義務(wù);
�、蹧](méi)有在規定的合理時(shí)間內根據監理工程師的支付證書(shū)向承包人付款,或干涉、阻撓、拒絕支付證書(shū)的頒發(fā)。
�、踢`約處理
監理工程師對承包人違約,將依據下列事實(shí)進(jìn)行確認,并根據合同規定進(jìn)行處理:
�、贌o(wú)力償還債務(wù)或陷入破產(chǎn),或主要財產(chǎn)被接管或主要資產(chǎn)被抵押或停業(yè)整頓等,因而放棄合同;
�、跓o(wú)正當理由不開(kāi)工或拖延工期;
�、蹮o(wú)視監理工程師的警告,一貫公然忽視履行合同規定的責任和義務(wù);
�、芪唇�(jīng)監理工程師同意,隨意分包工程、或將整個(gè)工程分包出去。
3、嚴格控制和管理好分包
對分包管理的目的是防止出現合同糾紛和帶來(lái)質(zhì)量、進(jìn)度上的混亂,致力于發(fā)揚專(zhuān)業(yè)分包隊伍的優(yōu)勢,有效地促進(jìn)工程質(zhì)量。對分包的管理,監理工程師要做到履行批準和開(kāi)工申請手續,利用檢查和工地會(huì )議了解情況;杜絕分包過(guò)多;核實(shí)分包人的隊伍組成和技術(shù)管理人員情況;對較大的分包項目,應指定專(zhuān)門(mén)的監理工程師監管;跨越時(shí)間較長(cháng)的分包合同,應對其進(jìn)行中期審查;經(jīng)常檢查,發(fā)現問(wèn)題嚴格處理。
4、合同管理的工作程序
工程變更程序框圖
延期申報、審批程序框圖
索賠申報、審批程序框圖
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