檔案整理工作實(shí)施方案

　　檔案整理工作方案【一】

　　一、整理工作的意義

　　檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用。

　　檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。

　　它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設。它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學(xué)化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　二、整理的內容和步驟

　　(一)內容包括：

　　區分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。

　　(二)步驟可分為：

　　1、了解情況，擬訂方案

　　主要應了解立檔單位的情況(其成立、撤銷(xiāo)和變化的時(shí)間以及原因、職能、其隸屬關(guān)系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記)，還應了解全宗的數量，所屬年代(形成時(shí)間)，主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質(zhì)量、提供利用時(shí)間。

　　2、區分全宗和分類(lèi)

　　3、細分和組卷、草擬案卷標題

　　4、初步排列案卷順序，檢查分類(lèi)是否合理，弄進(jìn)行適當調整。

　　5、全面審查修改標題。

　　6、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張號、頁(yè)號、件號。

　　對某些破損的文件進(jìn)行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類(lèi)、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一，不能隨意變動(dòng)。

　　三、整理工作的原則是

　　(一)充分利用原有基礎

　　1、 充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。

　　2、 在整理過(guò)程中，應該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系，主要體現在文件的來(lái)源、時(shí)間、內容和形式幾個(gè)方面。

　　1、 文件在來(lái)源方面的聯(lián)系。文件是以一定的機關(guān)及其內部組織機構或一定的個(gè)人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構成了來(lái)源方面不可分割的歷史聯(lián)系。

　　2、文件在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成檔案的機關(guān)和個(gè)人所進(jìn)行的具體活動(dòng)，都有一定的過(guò)程和階段性，因而使文件之間具有自然的時(shí)間聯(lián)系。

　　3、 文件在內容方面的聯(lián)系。文件是機關(guān)或個(gè)人在履行一定職責的各種活動(dòng)中，為了解決一定問(wèn)題而產(chǎn)生的。它的形成者的特定活動(dòng)，使文件之間在內容上具有密切聯(lián)系。

　　4、文件在形式方面的聯(lián)系。文件的內容必然通過(guò)一定的形式表現出來(lái)。所謂文件形式，包括它的內部形式和外部形式兩方面：種類(lèi)、名稱(chēng)和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯(lián)系。 對于保持文件之間的聯(lián)系，應該辯證地看待和處理。

　　四、便于保管和利用

　　保持文件之間的歷史聯(lián)系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯(lián)系而聯(lián)系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。

　　(一)全宗概念及含義

　�、�、全宗定義

　　全宗是一個(gè)獨立的機關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案有機整體。

　　全宗解放初稱(chēng)為“芬特”。1955年改為

　�、�、全宗的含義

　　1、 全宗是一個(gè)有機整體

　　同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

　　2、 全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的

　　全宗的這種整體性具有客觀(guān)性，而不是純粹人為的(即任意的)。全宗的整體性，是由其內部的歷史聯(lián)系所決定的。

　　3、 全宗是以一定的社會(huì )單位為基礎而構成的

　　全宗是以產(chǎn)生它的機關(guān)、組織和個(gè)人為單位而構成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個(gè)時(shí)空范圍以及縱向和橫向間的區分標志。

　　(二)為什么要按全宗整理檔案?

　�、�、這種方法符合檔案的形成規律和特點(diǎn)。

　　同一個(gè)全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學(xué) 理解文件的歷史聯(lián)系。檔案都是圍繞一個(gè)機關(guān)或個(gè)人的活動(dòng)而形成的。此方法還便于保管利用。

　�、�、全宗是組成國家全部檔案的基本單位。

　　一個(gè)機關(guān)的活動(dòng)體現著(zhù)一定的職能，執行一定的任務(wù)，發(fā)揮一定的功能。

　　1、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統計單位。

　　2、全宗，也是一個(gè)相對的概念，據蘇聯(lián)理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個(gè)概念，我國一般取第一、三個(gè)概念，第二個(gè)概念則很少提。一個(gè)檔案館收集的若干全宗數為檔案館全宗，我國則稱(chēng)館藏。并且蘇聯(lián)的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。

　�、�、全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質(zhì)量的重要條件。區分全宗是整理工作的第一步。

　�、�、全宗為檔案提供利用，奠定了科學(xué)基礎。

　　如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會(huì )為利用帶來(lái)方便，準確研究每個(gè)機關(guān)的活動(dòng)情況和歷史面貌。

　�、�、全宗是對檔案進(jìn)行科學(xué)管理必須遵循的重要原則。

　　它不僅是一個(gè)單位和整理檔案的方法問(wèn)題，而且是一個(gè)原則理論，蘇聯(lián)更把它稱(chēng)為一種思想。

　　(三)立檔單位及其構成條件

　　立檔單位也稱(chēng)為

　　它的構成條件是：

　　A、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文;

　　B、設有會(huì )計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃;

　　C、設有管理人事機構或人員，并有一定的人事任免權。

　　三個(gè)條件中，第一條最重要。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，不能只依單位人數、級別大小來(lái)確定的，而是以第一個(gè)條件來(lái)判定。

　　(四)立檔單位的變化和全宗劃分。

　�、�、政權的變化和立檔單位的劃分

　　1、政權發(fā)生了變化，同時(shí)社會(huì )性質(zhì)也發(fā)生了根本變化，就要另立全宗。(但在西藏，這方面分得不是很清楚)

　　2、政權發(fā)生了變化，社會(huì )性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生根本變化。

　　如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質(zhì)沒(méi)有發(fā)生變化。但由于政權各自的領(lǐng)導人不同，歷史時(shí)期不同，歷史時(shí)期不同，具體的階段內容不同。因此也應當另立全宗。

　　各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構成沒(méi)有發(fā)生根本性的變化，它們的檔案，無(wú)論在何時(shí)何地形成，應構成一個(gè)全宗;地方割據政權的更替也不影響全宗的劃分。 Ⅱ、生產(chǎn)關(guān)系的改變和全宗的劃分

　　這個(gè)方面主要是針對企、事業(yè)單位，如工廠(chǎng)、商店、學(xué)校、銀行等一個(gè)解放前后都存在的企事業(yè)單位，其性質(zhì)確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續性的，其任務(wù)沒(méi)有根本變化，它們在各個(gè)時(shí)期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現此單位的變化發(fā)展，也更有利于查考利用。 Ⅲ、基本職能方面考慮

　　在立檔單位的政治性質(zhì)無(wú)根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。

　　1、 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構成新的全宗。

　　2、 凡屬下列情形，均非機關(guān)基本職能的根本變化;機關(guān)職能與工作范圍的擴大或縮小，機關(guān)內部組織機構的調，機關(guān)工作地點(diǎn)的變更，領(lǐng)導關(guān)系的改變以及由于某種原因機關(guān)曾暫時(shí)停止一段時(shí)間的工作等。

　　3、 臨時(shí)機構一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關(guān)檔案全宗統一管理，但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導，執行全面性的任務(wù)，為期比較長(cháng)的，應建立單獨全宗。

　　4、如果兩個(gè)機關(guān)合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應該分別構成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應屬于一個(gè)全宗。

　　(五)人物全宗

　　人物全宗是著(zhù)名人物在其一生社會(huì )活動(dòng)中形成的檔案整體。注意兩點(diǎn)：

　　1、不得收入官方檔案原件

　　2、一個(gè)人一生無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構成一個(gè)全宗。

　　人物全宗的收集問(wèn)題：個(gè)人全宗與公共全宗的關(guān)系問(wèn)題。因為許多個(gè)人檔案都是在公務(wù)活動(dòng)中形成的。 個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應放在立檔單位全宗中，復印件或附件可歸入個(gè)人全宗;另外，個(gè)人在他非公務(wù)活動(dòng)中形成的文件，原件應歸入個(gè)人全宗。

　　(六)全宗的補充形式

　�、�、聯(lián)合全宗

　　就是兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切的立檔單位形成的，難以區分而統一整理的檔案整體。

　　1、密切繼承關(guān)系的機關(guān)，文件彼此混雜;

　　2、職能互有密切聯(lián)系的機關(guān)，合署辦公，

　�、�、全宗匯集

　　是按照一定的特征組成的、檔案數量很少的若干全宗的集合體。

　　1、從相同類(lèi)型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗

　　2、殘缺不全的一些全宗

　　****時(shí)期**地區工礦企業(yè)全宗匯集

　　聯(lián)合全宗和全宗匯集的區別：

　　1、它們的構成不同

　　聯(lián)合全宗的檔案之間有著(zhù)密切的聯(lián)系，檔案難以區 分，其組建的客觀(guān)依據較強;全宗匯集不一定富有聯(lián)系，而只是把數量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統計，人為性相對地較大。

　　2、它們的性質(zhì)不同

　　聯(lián)合全宗是永久性的單位，整理之后再變動(dòng)，而全宗匯集是暫時(shí)性的其中其個(gè)全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。

　　(七)判定檔案所屬全宗關(guān)鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。

　　要區分兩個(gè)概念：檔案的形成者、文件的作者。

　　(1) A、對內部文件和發(fā)文 ，

　　B、對收文 ，

　　(2)判定的對象是案卷時(shí)，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。

　　(3)沒(méi)有標明作者或收文者的，要分析和考證。

　　(4)經(jīng)幾個(gè)立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。

　　(八)全宗群

　　全宗群是具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。

　　如：黨群、行政

　　工業(yè)交通系統

　　農林水利系統

　　財糧商業(yè)貿易系統

　　科學(xué)文化教育衛生系統

　　如：

　　* *地區政法系統全宗群

　　解放戰爭時(shí)期黨政機關(guān)全宗群

　　全宗內檔案的分類(lèi)，對于整個(gè)檔案整理工作的組織和質(zhì)量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。 首先，檔案經(jīng)過(guò)區分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類(lèi)，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對全宗內檔案進(jìn)行合理的分類(lèi)，才能提示出它們之間的內在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機整體，便于系統地提供利用。 其次，就整個(gè)整理工作的程序而言，只有經(jīng)過(guò)分類(lèi)，其后的一系列環(huán)節才易于著(zhù)手和逐步深入。 全宗內檔案分類(lèi)的優(yōu)化，可為檔案的全面管理創(chuàng )造有利條件。

　　分類(lèi)的要求有

　　1、分類(lèi)方法要從檔案的形成特點(diǎn)和規律出發(fā)，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯(lián)系。 2、分類(lèi)應當具體科學(xué)性、思想性、統一性、排斥性、伸縮性

　　(1)科學(xué)性：分類(lèi)時(shí)，要按檔案本身的內在聯(lián)系來(lái)進(jìn)行，項目(類(lèi)目)的設制力求合理，層次分 明，層次一般分一層，大型機關(guān)可分到二層三層(層次不宜過(guò)多)

　　(2)思想性：分類(lèi)時(shí)注意政治思想性，體現有關(guān)的方針、政策，反對純客觀(guān)主義傾向和忽視政治內容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學(xué)性。

　　分類(lèi)的一般方法有

　　1、時(shí)間分類(lèi)法

　　A、年度分類(lèi)法

　　B、時(shí)期分類(lèi)法

　　2、來(lái)源分類(lèi)

　　A、組織機構分類(lèi)法

　　B、作者分類(lèi)法

　　C、通訊者分類(lèi)法

　　3、內容分類(lèi)法

　　A、問(wèn)題分類(lèi)法

　　B、實(shí)物分類(lèi)法

　　C、地理分類(lèi)法

　　4、形式分類(lèi)法

　　A、按文件種類(lèi)分類(lèi)

　　B、按載體形態(tài)分類(lèi)

　　C、按形狀規格分類(lèi)

　　常用分類(lèi)方法：

　　分類(lèi)方法很多，常用的主要有三種：

　　(一) 年度分類(lèi)法

　　(二) 組織機構分類(lèi)法

　　(三) 問(wèn)題分類(lèi)法

　　復式分類(lèi)法的選擇和分類(lèi)方案的編制

　　(一) 年度--組織機構分類(lèi)法

　　適用于立檔單位內部組織變化不復雜的單位。

　　(二)組織機構--年度分類(lèi)法

　　適用于撤銷(xiāo)機關(guān)檔案。

　　(三)年度--問(wèn)題分類(lèi)法

　　多用于組織變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書(shū)工作不正規等原因難以區分文件所屬機構，以及沒(méi)有內部機構或內部機構非常簡(jiǎn)單而無(wú)必要按組織機構分類(lèi)等情況�？傊�，在不可能和不適于按組織機構分類(lèi)時(shí)，往往采用它。

　　(四) 問(wèn)題--年度分類(lèi)法

　　多適用于撤銷(xiāo)機關(guān)檔案和歷史檔案。

　　立卷工作內容包括：

　　組成案卷單位

　　擬寫(xiě)案卷標題

　　卷內文件的排列與編號

　　填寫(xiě)卷內文件目錄與備考表

　　案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”)

　　立卷的方法

　　文件六特征立卷法：

　　按作者立卷

　　按時(shí)間立卷

　　按問(wèn)題立卷

　　按地區立卷

　　按文件名稱(chēng)立卷

　　按收發(fā)文機關(guān)立卷

　　案卷標題的擬制及封面編目

　　(一)要求：

　　1、 歷史觀(guān)點(diǎn)和政治上的正確性。

　　2、 文字簡(jiǎn)練，表達準確。

　　3、 題名基本結構力求完整。

　　題名的基本結構包括文件的責任者(作者)、內容(問(wèn)題)和名稱(chēng)(文種)三部分。必要時(shí)須標明地區、收發(fā)文機關(guān)和時(shí)間。

　　(二)歷史檔案案卷封面的要求

　　1、 機關(guān)名稱(chēng)。歷史上曾經(jīng)存在的過(guò)的某一個(gè)機關(guān)，是歷史事實(shí)的反映，不能隨意改動(dòng)，應保留原

　　來(lái)的名稱(chēng)。

　　2、 人物職務(wù)、稱(chēng)號。不宜改成現代的稱(chēng)呼。

　　3、 歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。

　　4、 文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。

　　5、 地名。應照原文標寫(xiě)地名，酌情在括號內注明現地名或相當于現在地理范圍的地名。

　　6、 文件的內容和其他用語(yǔ)。對統治階級誣蔑人民的一些內容和詞語(yǔ)，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術(shù)語(yǔ)，應照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。 需要說(shuō)明的是：

　　隨著(zhù)檔案工作的發(fā)展，計算機技術(shù)的發(fā)展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發(fā)展。請參考有關(guān)文獻。

　　檔案整理工作方案【二】

　　為使建投公司的工作有序化、規范化，檔案建設是重要的一環(huán)。目前在硬件投入的基礎上，正在進(jìn)行檔案的整理、歸檔工作�？偟南敕ㄊ牵毫⒆阌诟咂瘘c(diǎn)，規范化進(jìn)行整理和建設。

　　基本設想及工作內容如下：

　　一、檔案整理目標

　　按遼寧省檔案局[1992]20號文件標準(省一級)。

　　二、分類(lèi)

　　按照建投公司的職能、業(yè)務(wù)特點(diǎn)及檔案管理的要求，分成三大類(lèi)：

　　1、文書(shū)檔案

　　主要內容是：上級文件、同級文件及各類(lèi)材料。

　　2、財務(wù)檔案

　　主要內容是：帳目、憑證、票據、報表等。

　　3、科技檔案

　　主要內容是：北大街改造及外設項目。

　　三、整理方式及內容

　　文書(shū)檔案：收集、整理上三級和本級文件的正文及底稿，將公司有保存價(jià)值的文件刻錄光盤(pán)(包括紙質(zhì)檔案);

　　聲像檔案：收集有關(guān)工作、工程、活動(dòng)方面的聲像資料包括照片(包括底片)、音像帶、磁盤(pán)等，分類(lèi)歸檔。

　　財會(huì )檔案：帳簿、報表、憑證裝訂成冊、編號、存檔。

　　科技檔案包括：

　　1、拆遷檔案。對所有拆遷按戶(hù)立卷、打目錄、打頁(yè)號、填寫(xiě)備考表、編號等。

　　2、建筑工程檔案。

　　北大街改造所有工程包括：

　　(1)、回遷住宅工程，四個(gè)區55棟(設計圖紙檔案)共220卷，竣工圖紙檔案220卷，工程前期文件材料200卷左右，總計700卷左右。

　　(2)、仿古一條街工程，設計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計170卷左右。

　　(3)、北塔廣場(chǎng)工程，設計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計50卷左右。

　　(4)、佑順寺工程，設計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計20卷左右。

　　(5)、綜合管網(wǎng)工程，設計圖紙檔案、竣工圖紙檔案及工程前期文件材料，總計15卷左右。

　　3、投資項目檔案。按五大項目立卷，總計40卷左右。

　　四、編制檔案檢索工具和各種統計、登記冊

　　1、文書(shū)檔案(案卷目錄、分類(lèi)目錄、字號目錄);

　　2、聲像檔案(聲像檔案總目錄、照片檔案總目錄、分類(lèi)目錄);

　　3、財會(huì )檔案(三冊案卷目錄);

　　4、科技檔案(總目錄、案卷目錄、分類(lèi)目錄)。

　　5、建立健全各類(lèi)檔案的統計冊、查借閱登記冊等。

　　五、制訂檔案管理規章制度

　　1、借閱制度;2、歸檔制度;3、管理人員崗位責任制;4、保密制度;5、其它工作制度。

　　六、大致時(shí)間表

　　春節前，完成北大街改造工程圖紙、拆遷檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具;

　　五月底前完成文書(shū)檔案、聲像檔案、財會(huì )檔案、除北大街改造工程以外的各類(lèi)檔案整理、歸檔及編制相關(guān)檢索工具。之后，進(jìn)入正常管理階段。

　　七、建議

　　為使我公司各類(lèi)檔案實(shí)現集中統一管理，達到標準化、科學(xué)化、規范化，需要求各部門(mén)將保存在個(gè)人手中的所有文件、材料、圖紙、光盤(pán)、照片、錄音、錄象帶等，向檔案室移交，并填寫(xiě)移交目錄。時(shí)間為一月十日前。

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