工程項目資料檔案管理加強有效途徑

　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。下面是小編為大家分享工程項目資料檔案管理加強有效途徑，歡迎大家閱讀瀏覽。

　　一、工程項目檔案管理的重要性

　　(一)工程項目檔案是工程項目的有機組成部分。工程項目檔案貫穿工程項目始終，是工程項目的有機組成部分，主要體現在施工前、施工中、工程竣工3個(gè)階段。1、施工前形成的檔案資料主要有2個(gè)方面，一個(gè)是工程立項文件，它真實(shí)記錄了工程項目決策、審批、確立過(guò)程，是項目預算編制及招投標的依據。另一個(gè)是在項目預算、概要設計、招投標過(guò)程中形成的文件資料，是項目勘測和設計的依據。2、在施工中又會(huì )產(chǎn)生建筑材料送檢的檢查報告等文件。3、工程竣工后，在驗收過(guò)程中會(huì )形成一系列驗收文件，作為對工程實(shí)質(zhì)考核的依據。

　　(二)工程項目檔案管理是質(zhì)量控制的重要環(huán)節。工程項目檔案管理作為工程項目的一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，它的目的是詳細記錄工程建設全過(guò)程，確保信息資源的及時(shí)跟進(jìn)，控制工程質(zhì)量�？偟膩�(lái)說(shuō)，工程項目檔案管理通過(guò)對人員、機械、材料、環(huán)境及工藝5個(gè)方面對質(zhì)量進(jìn)行控制。因為在工程項目檔案的收集編制范圍內，詳細記錄了工作人員是否通過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓持證上崗、工程建設機械是否符合建設需求、建筑材料是否合格、施工與竣工通過(guò)影像所反映的場(chǎng)地環(huán)境變化、施工日志所反映的各項工藝等。只有做好這些檔案資料的管理，才能有效控制質(zhì)量。

　　(三)工程項目檔案是工程項目質(zhì)量的直接反映。隨著(zhù)量化分析和精細化管理的推動(dòng)，工程項目質(zhì)量在適用性、安全性、經(jīng)濟性、耐久性、可靠性等方面都有了一系列的精確評價(jià)體系。而工程項目檔案的詳細記錄，就是全面評價(jià)工程質(zhì)量的最好依據。比如，在工程竣工后，對隱蔽工程的評價(jià)，就必須依靠該隱蔽工程掩蓋前的圖紙、照片、錄像及現場(chǎng)記錄等檔案資料。

　　二、加強工程項目檔案管理的有效途徑

　　(一)加強檔案管理人員崗位技能培訓。由于工程項目的特殊性，所涉及的檔案管理范圍比較廣泛，而檔案管理人員又多缺乏系統的檔案工作業(yè)務(wù)技能，這就需要加強檔案管理人員的崗位技能培訓。在實(shí)際情況中，可以定期組織檔案管理人員加強學(xué)習檔案存儲知識、檔案管理知識、工程基礎知識等理論知識，并根據學(xué)習情況，組織參加檔案管理職稱(chēng)考試，實(shí)現持證上崗;針對工程項目檔案的制成材料、整編要求、移交時(shí)間、竣工檔案驗收等內容集中組織內部業(yè)務(wù)培訓或者外訓。

　　(二)建立健全工程項目檔案管理制度。檔案管理工作的加強，關(guān)鍵還是要落實(shí)到制度上。在《檔案法》《建設工程質(zhì)量監督管理條例》等法規條例的基礎上，建立健全相關(guān)檔案管理制度。1、檔案管理登記制度。工程項目檔案是項目竣工后運行、管理、維修等工作的關(guān)鍵性依據，要及時(shí)掌握重點(diǎn)工程項目檔案的工作情況，提高檔案的利用率，檔案管理部門(mén)要做好檔案管理登記工作，通過(guò)登記明細，及時(shí)回訪(fǎng)檔案利用情況，得到有效的信息反饋。2、檔案資料整理、歸檔制度。檔案整理、歸檔要按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)執行，項目文件的收集、整理、歸檔和移交要與項目準備、施工和竣工同步進(jìn)行，在項目完成后根據合同協(xié)議要求向項目建設單位檔案管理部門(mén)移交項目文件。3、各部門(mén)檔案管理職責制度。檔案管理工作不僅是檔案管理部門(mén)的工作，還是各個(gè)部門(mén)的職責。各個(gè)部門(mén)要根據自身部門(mén)所涉及的工程內容，登記和報送相關(guān)項目文件，參加相關(guān)檔案驗收及工程竣工驗收。業(yè)主單位更要做好重點(diǎn)工程項目文件材料的形成、整理、歸檔和保管工作。

　　(三)提高工程項目檔案管理信息化水平。工程項目檔案的管理應該依靠提高信息化水平來(lái)提高檔案管理效率。檔案管理室除了配備計算機外，還要配備打印機、掃描儀等設備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，從而保證檔案管理軟件系統的安全。

　　(四)進(jìn)入施工現場(chǎng)增強檔案真實(shí)性�，F代檔案管理工作不再是大門(mén)不出、二門(mén)不邁的閉門(mén)工作，相反，更應該是走進(jìn)施工現場(chǎng)，切實(shí)了解檔案真實(shí)性的工作。這就要求我們的檔案管理人員在整理歸檔檔案時(shí)，要深入到施工現場(chǎng)，把自己放在專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的位置上，對檔案所涉及到的工程項目進(jìn)行現場(chǎng)調查分析，有了充足的了解后再進(jìn)行檔案編制工作。

　　工程項目檔案的管理，是對檔案的合理利用，是企業(yè)收集信息資源的重要工作。只有進(jìn)一步加強對工程檔案的管理，采取科學(xué)有效的途徑，才能使檔案價(jià)值得到體現，為企業(yè)發(fā)展提供決策信息。

　　工程檔案管理人員具備基本素質(zhì)：

　　一、高度的責任心

　　工程實(shí)際施工過(guò)程中，會(huì )經(jīng)常遇到業(yè)主、監理、質(zhì)量監督等部門(mén)的常規檢查和抽檢，還會(huì )有行業(yè)主管部門(mén)以及資金、安全等監管部門(mén)的審計和稽查，很多工程文件會(huì )被高頻率使用。

　　作為參與工程建設的檔案管理人員是提供這些資料的責任人，在提供資料前要做好登記，對拿出去的每一份文件，都要記錄好文件題名、文件的產(chǎn)生單位、產(chǎn)生時(shí)間等可以追溯的基本信息。在被使用完畢拿回來(lái)時(shí)，還要與提供時(shí)登記的信息進(jìn)行核對，這樣在發(fā)生丟失等情況時(shí)，才能及時(shí)發(fā)現并有機會(huì )找回來(lái)。

　　所以，在工程建設過(guò)程中，檔案管理人員一定要有高度的責任心，才能保管好最原始、最真實(shí)的工程文件。

　　二、肯于學(xué)習與鉆研的精神

　　工程檔案管理人員應該具備兩項基本業(yè)務(wù)能力，一是檔案管理專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)能力，二是工程技術(shù)專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)能力，把兩個(gè)專(zhuān)業(yè)完美結合起來(lái)，才能真正做好工程檔案管理工作。

　　在實(shí)際工作中，工程檔案管理人員大多數是技術(shù)專(zhuān)業(yè)出身，只需要學(xué)習檔案管理方面的知識，但是還有很多不是檔案管理和技術(shù)專(zhuān)業(yè)出身，需要學(xué)習檔案管理和技術(shù)專(zhuān)業(yè)兩項專(zhuān)業(yè)技能。

　　工程檔案管理人員要想做好本職工作，就一定要有學(xué)習的經(jīng)過(guò)，但是，有關(guān)工程檔案管理方面的培訓不太多，而且培訓內容也不具有很強的操作性，這就要求工程檔案管理人員能夠自主學(xué)習，并且能夠多投入精力主動(dòng)去研究。

　　工程檔案管理人員能否加強學(xué)習與研究，取決于對這份工作的熱愛(ài)程度，而且，越熱愛(ài)就越喜歡學(xué)習與研究，二者相輔相成、共進(jìn)退。

　　高度的責任心和肯于學(xué)習與鉆研不僅僅是工程檔案管理人員應該具備的基本素質(zhì)，也是任何一個(gè)行業(yè)任何一個(gè)崗位的工作人員應該具備的吧。

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