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秘書(shū)公文寫(xiě)作數字使用規范
秘書(shū)公文寫(xiě)作數字應該如何使用，使用的規范是怎么樣的呢？下面小編為大家介紹秘書(shū)公文寫(xiě)作數字使用規范，希望能幫到大家！
秘書(shū)公文寫(xiě)作數字使用規范
總的原則
凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數目比較精確時(shí)，均應使用阿拉伯數字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統一。
要求使用阿拉伯數字的情況
(一)公歷世紀、年代、年、月、日和時(shí)刻均使用阿拉伯數字。年份要寫(xiě)全數，不能簡(jiǎn)化、省略。例如：公元前18世紀;20世紀80年代;2015年12月31日;13時(shí)40分50秒;2016年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯數字。
(二)計數與計量和統計表中的數值。如正負整數、分數、小數、百分比、比例等必須使用阿拉伯數字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。
(三)代號、代碼和序號。部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號均應用阿拉伯數字。例如：中國電信〔2010〕7號文件;37/38次特別快車(chē);期刊號CNll一1000/D;郵發(fā)代號37—1;HP-5100型打印機。
(四)引文標注中版次、卷次、頁(yè)碼、除古籍應與所據版本一致外，一般均應使用阿拉伯數字。例如：人民出版社2006年8月第1版，第101頁(yè)。
要求使用漢字的情況
(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩的詞語(yǔ)中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。
(二)概數和約數
1.鄰近的兩個(gè)數字，并列連用表示概數時(shí)，應使用漢字，并且兩個(gè)數字之間不能用頓號隔開(kāi)。例如：三四天;五六米;七八十歲。
2.帶有“幾”字的數字表示約數，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。
(三)整數一至十，如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統一。例如：一個(gè)人;四本書(shū);八個(gè)百分點(diǎn)。
(四)含有月日，簡(jiǎn)稱(chēng)表示事件、節日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國際勞動(dòng)節;“三農”問(wèn)題;十八大。
(五)星期幾一律用漢字。
可以靈活變通掌握使用的情況
(一)用“多、余、左右、上下、約”等字表示的約數一般使用漢字。但如果公文中出現一組具有統計和比較意義的數字，其中既有精確數字，也有約數時(shí)，為保持公文局部體例上的統一，其約數也可以使用阿拉伯數字。
例：省金融學(xué)會(huì )召開(kāi)課題調研交流會(huì )7次，共收到課題調研文章800余篇，其中有200多篇獲獎。
(二)標題涉及數字時(shí)，可以根據版面實(shí)際需要，靈活使用阿拉伯數字和漢字數字。
其他需要注意的問(wèn)題
(一)尾數有多個(gè)零的整數值的寫(xiě)法，可改寫(xiě)為以萬(wàn)、億作單位。例如：345000000可寫(xiě)成34500萬(wàn)或3.45億，但不能寫(xiě)成3億4千5百萬(wàn)。
(二)用阿拉伯數字書(shū)寫(xiě)的數值不能斷開(kāi)移行。
(三)用阿拉伯數字表示數值的范圍時(shí)，使用連接號“—”或波浪式連接號“～”。
(四)公文中的結構層次序數，要段落分明，前后一致。要求第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。
(五)星期幾一律用漢字。
提升辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力的途徑
第一步接受擬稿任務(wù)
這是公文寫(xiě)作的起點(diǎn)。在這一步中必須明確幾個(gè)問(wèn)題，領(lǐng)導交待任務(wù)的實(shí)質(zhì)是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點(diǎn)放在哪里？這一步的關(guān)鍵是要善于揣摩領(lǐng)導的意圖。因為公文寫(xiě)作是一種提令性寫(xiě)作，只要把領(lǐng)導的意圖吃透并充分表達出來(lái)，材料就是基本成功的。揣摩領(lǐng)導意圖的方法是聽(tīng)、記、消化。聽(tīng)就是在接受任務(wù)時(shí)集中精力聽(tīng)領(lǐng)導講意圖；記就是把領(lǐng)導講的東西盡可能原原本本地記下來(lái)，以備寫(xiě)作時(shí)查閱；消化就是在聽(tīng)和記的基礎上，充分理解領(lǐng)導提出的問(wèn)題和觀(guān)點(diǎn)。既要站在全局上去理解，因為領(lǐng)導交付的任務(wù)不可能講得很細致、很全面，大都是要點(diǎn)式的；又要參照領(lǐng)導平時(shí)的一貫思想去理解，一般情況下，領(lǐng)導提出的問(wèn)題都是經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間的實(shí)踐和思考得出的結論。
第二步廣泛收集材料
這是公文寫(xiě)作的根據，沒(méi)有材料就好比“巧婦難為無(wú)米之炊”，公文寫(xiě)作更是無(wú)從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實(shí)、準確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法�？梢詮默F有的資料中收集，如單位基本情況、重點(diǎn)工作任務(wù)等，以了解有關(guān)情況；也可以深入工作的第一線(xiàn)，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動(dòng)態(tài)信息；還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫(xiě)公文尋找更多的權威性依據。
第三步擬定寫(xiě)作方案
這是公文寫(xiě)作成功與否的關(guān)鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部門(mén)內容之間的銜接配合關(guān)系。
主題思想的確定是以“解決什么問(wèn)題”作為主線(xiàn)拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線(xiàn)提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來(lái)講包含五個(gè)方面：一是領(lǐng)導應該講什么？二是文件起草部門(mén)希望領(lǐng)導講什么？即有關(guān)部門(mén)對于這項工作希望通過(guò)領(lǐng)導講話(huà)傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽(tīng)到什么？受眾對領(lǐng)導的講話(huà)往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表?yè)P，或是明確思路等。四是領(lǐng)導本人希望講什么？每位領(lǐng)導講話(huà)都有一貫的思路、風(fēng)格及近期關(guān)注的重點(diǎn)、強調的要點(diǎn)等。五是上級希望領(lǐng)導講什么？每項工作都應照上級領(lǐng)導機關(guān)的部署和要求開(kāi)展，講話(huà)中需要科學(xué)地傳遞上級的要求。
表達次序是公文寫(xiě)作布局合理性的重要體現：一是善于提綱挈領(lǐng)，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復基本布局結構的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學(xué)合理劃分文章層級，使受從能通過(guò)標題基本判斷行文邏輯。
各部門(mén)內容之間的銜接配合關(guān)系通過(guò)素材的平衡、恰當的轉折和流暢的過(guò)渡來(lái)實(shí)現，確保各個(gè)層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。
第四步正式起草文稿
這是公文寫(xiě)作的核心。在起草文稿過(guò)程中要把握以下幾個(gè)環(huán)節：
深度加工。把篩選所得的過(guò)加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過(guò)對信息模塊的合并歸類(lèi)和填充，實(shí)現公文“由骨到肉”的質(zhì)變。
注重事例。公文寫(xiě)作要依事而論，在寫(xiě)作技巧上可借用“以事實(shí)說(shuō)話(huà)”的筆法。如果全篇沒(méi)有涉及實(shí)情的“干貨”，那整篇文章就會(huì )淪為大話(huà)、空話(huà)、套話(huà)的堆砌，導致讀者無(wú)趣、聽(tīng)者鬧心。寫(xiě)材料既要仰望天空，更要腳踏實(shí)地，如總結性公文可以通過(guò)大量事例的直接引入增強文章說(shuō)服力。這里要格外關(guān)注事例的典型性和真實(shí)性，不當的事例引用常常會(huì )造成適得其反的效果。
善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說(shuō)服務(wù)。對數字的選用要注意兩點(diǎn)：一是數據的權威性，要使用權威部門(mén)發(fā)布的數據，非正式渠道搜集的數據要經(jīng)過(guò)權威機構核實(shí)方能使用；二是數據的準確性，重要數據要以專(zhuān)業(yè)部門(mén)統計口徑為準。
做好會(huì )商。當公文內容涉及其他部門(mén)職僅范圍時(shí)，應當主動(dòng)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后才能對外行文；如有分歧，應加強協(xié)調直至取得共識，以防政出多門(mén)。
強調升華。一般的材料只求四平八穩，優(yōu)秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實(shí)現從“一般”到“優(yōu)秀”的飛躍，從“有形無(wú)神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點(diǎn)，有效提煉出本單位工作的亮點(diǎn)和突出成就，以實(shí)實(shí)在在的內容震撼人心；二要于淺顯處見(jiàn)真知，發(fā)散思維、升華思想、小中見(jiàn)大，把真知灼見(jiàn)融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語(yǔ)言的生動(dòng)性和可讀性，如通過(guò)恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語(yǔ)言增強公文的典雅和美感。
秘書(shū)公文寫(xiě)作：會(huì )議紀要寫(xiě)作攻略
一、會(huì )議紀要的結構與寫(xiě)法
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日常工作會(huì )議、辦公會(huì )議的紀要一般都有固定的版頭。如：
工程會(huì )議紀要
第x期
北京市城鄉建設委員會(huì )辦公20xx年x月x月
用專(zhuān)門(mén)版頭的會(huì )議紀要，只標注“第x期”，如果會(huì )議紀要用報告的形式上報或用通知的形式印發(fā)，則用公文版頭，編公文文號。用專(zhuān)門(mén)版頭的會(huì )議紀要，成文日期在版頭的右下角。其余會(huì )議紀要的成文日期放在會(huì )議紀要的標題下方居中并加圓括號或放在正文之后，以會(huì )議通過(guò)日期或領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準。
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會(huì )議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。
1、單標題：由“會(huì )議名稱(chēng)+文種”或“主要內容（事由）+文種”組成，構成。前者如：縣委常委會(huì )議紀要、縣委書(shū)記（縣長(cháng)）辦公會(huì )議紀要、局長(cháng)辦公會(huì )議紀要、全國農村工作會(huì )議紀要、xx鄉教育工作會(huì )議紀要等；后者如《關(guān)于解決糧食購銷(xiāo)體制改革后遺留問(wèn)題的會(huì )議紀要》等。
2、雙標題：由“正標題+副標題”構成。正標題揭示會(huì )議主旨，副標題標示會(huì )議名稱(chēng)和文種。如：
探討新時(shí)期文學(xué)的發(fā)展
——中國當代文學(xué)研究會(huì )第一次學(xué)術(shù)討論會(huì )紀要
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會(huì )議紀要的正文大多由導言和主體構成。具體寫(xiě)法依會(huì )議內容和類(lèi)型而定。
1、導言。主要用于概述會(huì )議基本情況。其內容一般包括會(huì )議名稱(chēng)、會(huì )期、會(huì )址、參加人員、主持人、主要議題、會(huì )議議程等。具體寫(xiě)法常見(jiàn)的有兩種：
第一種：平列式。將會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)，參加人員和主持人、會(huì )議議程等基本情況采用分條列出的寫(xiě)法。這種寫(xiě)法多見(jiàn)于辦公會(huì )議紀要，如實(shí)例1。
第二種：魚(yú)貫式。將會(huì )議的基本情況作為一段概述，使人看后對會(huì )議有個(gè)輪廓了解，要寫(xiě)得簡(jiǎn)明、概括，如范例1。
慣用過(guò)渡語(yǔ)“會(huì )議紀要如下”、“會(huì )議確定了如下事項”、“這次會(huì )議著(zhù)重討論了以下x個(gè)問(wèn)題”等。
2、主體。這是會(huì )議紀要的核心部分，會(huì )議的主要精神、會(huì )議議定的事項、會(huì )
議上達成的共識、會(huì )議對與會(huì )單位布置的工作和提出的要求、會(huì )議上各種主要觀(guān)點(diǎn)及爭鳴情況等等，都在這一部分予以表達。由于這部分內容復雜，多數情況下都需要分條分項撰寫(xiě)。不分條的，也多用“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議提出”等慣用語(yǔ)作為各層意思的開(kāi)頭語(yǔ)，以體現內容的層次感。主體的常見(jiàn)寫(xiě)法有三種：
�。�1）條文式。就是按所研究問(wèn)題的順序排列，逐個(gè)說(shuō)明會(huì )議研究了什么問(wèn)題以及對這個(gè)問(wèn)題所作出的決定。其好處是使會(huì )議所解決的問(wèn)題突出、措施明確、便于執行。辦公會(huì )議紀要、工作會(huì )議紀要多用這種寫(xiě)法。
�。�2）綜述式。就是將會(huì )議所討論、研究的問(wèn)題綜合歸納成若干部分，每個(gè)部分談一個(gè)方面的內容。有的還根據會(huì )議的主要議題，分別冠以小標題，以使眉目更加清楚。較復雜的工作會(huì )議、經(jīng)驗交流會(huì )議、座談會(huì )、研討會(huì )的會(huì )議紀要多用這種寫(xiě)法。
�。�3）摘記式。就是按會(huì )議發(fā)言順序排列，將與會(huì )人員的發(fā)言的主要觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)整理出來(lái)。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時(shí)，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言?xún)热�，有時(shí)根據會(huì )議議題，在發(fā)言人前面冠以小標題，在小標題下寫(xiě)發(fā)言人的名字。這種寫(xiě)法多用于學(xué)術(shù)討論會(huì )和人數不多的小型座談會(huì )等，其優(yōu)點(diǎn)是能如實(shí)反映會(huì )上討論情況和每個(gè)人的不同觀(guān)點(diǎn)。
3、結語(yǔ)。一般性會(huì )議紀要可不寫(xiě)結語(yǔ)，重要的工作會(huì )議和討論會(huì )、座談會(huì )紀要的結語(yǔ)，多數寫(xiě)一段對會(huì )議的評價(jià)，強調會(huì )議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。
結語(yǔ)有三種寫(xiě)法：
�。�1）以會(huì )議名義向本地區、本系統發(fā)出號召，要求廣大干部群眾認真貫徹會(huì )議精神。
�。�2）強調貫徹落實(shí)會(huì )議精神的突出問(wèn)題，指出應注意的事項。
�。�3）對會(huì )議作簡(jiǎn)要評價(jià)，提出希望、要求。
結語(yǔ)處還可以對會(huì )議的情況作一些補充說(shuō)明，如：
會(huì )議在廣泛研討主題的同時(shí)，還就工商行政管理部門(mén)如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進(jìn)建立現代企業(yè)制度；培育和發(fā)展市場(chǎng)體系；發(fā)展個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟等方面工作進(jìn)行了書(shū)面經(jīng)驗交流。
二、會(huì )議紀要寫(xiě)作中應注意的問(wèn)題
1、概括要真實(shí)。會(huì )議紀要要忠實(shí)于會(huì )議的實(shí)際內容，不能隨主觀(guān)意圖增減或更改會(huì )議的內容，或借題發(fā)揮、添枝加葉，而必須做到真實(shí)準確地表達會(huì )議內容。
2、重點(diǎn)要突出。一次會(huì )議有時(shí)要涉及到很多問(wèn)題，寫(xiě)會(huì )議紀要時(shí)要抓住會(huì )議明確和解決的主要問(wèn)題，切不可面面俱到而使中心不突出。
3、意見(jiàn)要統一。會(huì )議對具體問(wèn)題的討論必然意見(jiàn)紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見(jiàn)都納入會(huì )議紀要之中，而要根據會(huì )議的中心目的，以大會(huì )的總結報告為依據，認真分析各種意見(jiàn)，集中反映符合會(huì )議中心要求的多數人的一致意見(jiàn)。同時(shí)也要吸收少數人的正確意見(jiàn)。對于有分歧的意見(jiàn)，除學(xué)術(shù)性會(huì )議紀要外，一般不要寫(xiě)入工作會(huì )議性質(zhì)的會(huì )議紀要中。
4、條理要清楚。就是要對會(huì )議討論的意見(jiàn)要分類(lèi)、分層、分序，使人感到問(wèn)題明顯、條理清晰。
5、準備要充分。就是要認真做好會(huì )議記錄，詳盡占有材料，并且要認真研究會(huì )議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6、寫(xiě)作要及時(shí)。會(huì )議紀要的寫(xiě)作要快速及時(shí)，否則給人“時(shí)過(guò)境遷”之感，影響公文效果。
三、會(huì )議紀要與會(huì )議記錄的異同
會(huì )議紀要與會(huì )議記錄都是會(huì )議文書(shū)，都具有很強的紀實(shí)性。
二者的主要區別是：
1、對象不同。會(huì )議紀錄一般是有會(huì )必錄，凡屬正式會(huì )議都要作記錄，作為內部資料，用于存檔備查以及進(jìn)一步研究問(wèn)題和檢查總結工作的依據。會(huì )議紀要主要記述重要會(huì )議情況，只有當需要向上級匯報或向下級傳達會(huì )議精神時(shí)，才有必要將會(huì )議記錄整理成會(huì )議紀要。
2、寫(xiě)法不同。會(huì )議記錄作為客觀(guān)紀實(shí)材料，無(wú)選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著(zhù)會(huì )議進(jìn)程進(jìn)行，越詳細越好。會(huì )議紀要則有選擇性、提要性，不一定要包容會(huì )議的所有內容，而且必須在會(huì )議結束后，在會(huì )議紀錄的基礎上加工整理而成，它集中反映了會(huì )議的精神實(shí)質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。
3、作用不同。會(huì )議記錄不具備指導工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發(fā)，只作為資料和憑證保存。會(huì )議紀要經(jīng)過(guò)上級機關(guān)審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執行，因此它對工作有指導作用。
4、性質(zhì)不同。會(huì )議記錄是會(huì )議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開(kāi)，無(wú)須傳達或傳閱，只作資料存檔；會(huì )議紀要則是正式的公文文種，通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。
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