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辦公室秘書(shū)如何做好信息工作
日常工作中，信息的存在形式是多方面的。例如，秘書(shū)收到的文件及郵件，接聽(tīng)的電話(huà)，閱讀的報刊，瀏覽的網(wǎng)頁(yè)及形成的會(huì )議記錄等。面對每天接觸的各種紛繁復雜的信息，作為秘書(shū)，應有效地處理這些信息，保障信息工作得以順利開(kāi)展，使之為領(lǐng)導的決策發(fā)揮積極作用。蘇珊是某單位的秘書(shū)，她是怎樣進(jìn)行信息工作的呢？
一、著(zhù)眼領(lǐng)導工作，做到有效輔助
秘書(shū)是近身服務(wù)于領(lǐng)導的工作人員，其工作定位必然是以領(lǐng)導為服務(wù)對象，以領(lǐng)導及其工作為核心�？梢哉f(shuō)，秘書(shū)輔助領(lǐng)導日常工作是一個(gè)常態(tài)，因而，那些上傳下達、左右疏通、撰寫(xiě)文稿、會(huì )議準備、文書(shū)處理、電話(huà)處理等信息工作都是圍繞其間的必要環(huán)節。秘書(shū)信息工作的基本途徑理應是著(zhù)眼領(lǐng)導工作，做到有效輔助。
這里是秘書(shū)蘇珊對信息處理的幾個(gè)有效做法。一是根據主管的口授筆記迅速整理出將上會(huì )討論的事項；二是撿拾出必須由主管過(guò)目的航空信件；三是整理備忘錄置于主管的簽字卷夾內；四是將查閱的資料附在來(lái)信之后，置于主管的“速件”卷夾內；五是在行事歷上記下主管交辦的明天的事項。我們看到，蘇珊的一系列務(wù)實(shí)做法，正是本著(zhù)為領(lǐng)導服務(wù)的宗旨，根據領(lǐng)導的實(shí)際工作需求，跟進(jìn)信息工作。面對一個(gè)日理萬(wàn)機的主管，蘇珊秉持的信息工作理念是：熟悉并適應主管的行事風(fēng)格，熟悉公司的業(yè)務(wù)流程，為主管處理各項事務(wù)盡鋪墊及善后之責。
毋庸置疑，領(lǐng)導日常工作的每個(gè)環(huán)節無(wú)不和秘書(shū)的信息處理緊密相關(guān)。譬如，當領(lǐng)導表示出某種意圖時(shí)，秘書(shū)應當注意領(lǐng)會(huì )和把握其主要精神，并以此為信息處理的切入點(diǎn)，最終形成決策所需的文本，為解決今后的實(shí)際問(wèn)題搭橋鋪路。又如，當領(lǐng)導有外出考察任務(wù)時(shí)，秘書(shū)應當及時(shí)傳遞輔助信息，這其中除了制訂明確的計劃外，還應竭盡所能提供考察地的相關(guān)背景資料，以保障領(lǐng)導出行的實(shí)效性，提高其工作效率。
二、放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆
作為秘書(shū)，除了接聽(tīng)電話(huà)、收發(fā)文件、迎來(lái)送往、參加會(huì )議等冗雜的日常事務(wù)外，還要經(jīng)常面對工作中隨時(shí)可能出現的各種特殊狀況�？梢哉f(shuō)，信息大量涌入、高度密集。一個(gè)職業(yè)秘書(shū)對此應有足夠的心理準備，以科學(xué)的預見(jiàn)和充分的實(shí)戰經(jīng)驗，使自己立于不敗之地。所以，秘書(shū)信息工作的第二個(gè)途徑應該是放眼日常事務(wù)，做到未雨綢繆。
對此，蘇珊有這樣的說(shuō)法，“不要以為我每天都要加班工作，我并不是每天如此。只是在絕對必要時(shí)才這樣做，我認為我必須時(shí)時(shí)有所準備，以迎接這種情況的發(fā)生�！薄皩τ跁�(huì )議議程表，我通常都在較實(shí)際需要時(shí)間提前幾天，以防臨時(shí)趕不及�！痹谔K珊的案頭始終準備著(zhù)一本筆記簿，翻在空白的一頁(yè)，以備不時(shí)之需；她會(huì )將進(jìn)餐時(shí)與客戶(hù)的談話(huà)要點(diǎn)記下，留供主管參考。蘇珊對信息處理得未雨綢繆，帶來(lái)的是整個(gè)工作的有序推進(jìn)，創(chuàng )造的是卓有成效的辦公室文化。
現代管理日趨復雜，無(wú)形之中給秘書(shū)的信息工作帶來(lái)了各種挑戰。就以開(kāi)會(huì )為例，召開(kāi)一次會(huì )議，其間的策劃、組織、協(xié)調、寫(xiě)作、主持等過(guò)程最能考量秘書(shū)的信息處理能力。這主要表現在：一是根據領(lǐng)導意圖和工作方向確定會(huì )議主題；二是根據會(huì )議內容制定會(huì )議議程；三是準備會(huì )議文件；四是做好會(huì )議通知；五是根據會(huì )議要求合理調配各種資源；六是應對會(huì )議其間的各種信息疏漏情況；七是會(huì )議期間做好記錄、編寫(xiě)簡(jiǎn)報；八是會(huì )后撰寫(xiě)會(huì )議紀要。如此林林總總，秘書(shū)對各種會(huì )議信息的處理非但任務(wù)重，責任也大。
因此，信息工作要求秘書(shū)能通過(guò)日常工作做個(gè)有心人，練就體察世事、預測準備的內功，正所謂“于無(wú)聲處聽(tīng)驚雷”。
三、主動(dòng)承擔任務(wù)，做到有效溝通
主動(dòng)處理信息、謹慎傳遞信息，力求信息工作的暢通，這是對秘書(shū)的又一項考驗。蘇珊曾說(shuō)過(guò)這樣一段工作感言：“我想首先是我能專(zhuān)心致志，心無(wú)旁騖；其次便是自動(dòng)自發(fā)的精神，不管我的主管是不是催促我，我總是按部就班地做好我該做的工作�！�
秘書(shū)信息工作的第三個(gè)途徑應該是主動(dòng)承擔任務(wù)，做到有效溝通。蘇珊在這方面也為我們樹(shù)立了榜樣。她的信息處理亮點(diǎn)表現在：一是對閱讀的各種信息都會(huì )有針對性地進(jìn)行摘錄；二是在重大節慶日，會(huì )親自致電、或撰寫(xiě)賀信及賀卡發(fā)給重要客戶(hù)；三是隨時(shí)就各類(lèi)問(wèn)題與部門(mén)負責人溝通。
從蘇珊的做法可以看到，雖然秘書(shū)并沒(méi)有義務(wù)犧牲自己的私人時(shí)間去額外地投身于工作，但如果秘書(shū)主動(dòng)承擔任務(wù)，那樣既是對自身的打造，也是一種積極的境界，更是實(shí)現有效溝通的基本前提�？梢哉f(shuō)，信息處理的良性循環(huán)便是打通管理的各種關(guān)節，理順工作思路，使組織內的成員朝著(zhù)共同的愿景努力。
當領(lǐng)導工作遇到疑難問(wèn)題時(shí)，秘書(shū)應積極主動(dòng)地思考“我能為領(lǐng)導做些什么”，提供解決問(wèn)題的建議信息，為領(lǐng)導分憂(yōu)；當決策執行受阻時(shí)，秘書(shū)更有責任通過(guò)調研和協(xié)調，積極溝通上下左右，直到?jīng)Q策得以順利貫徹執行。
四、重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)
秘書(shū)日常對信息的深刻理解、綜合處理及合理利用是秘書(shū)活動(dòng)的基本職能，也是秘書(shū)活動(dòng)中的必然內容。由于秘書(shū)信息工作受歷史與自身認識能力的局限，對社會(huì )及單位的新精神、新動(dòng)向、新政策、新經(jīng)驗等“新鮮信息”的掌握總會(huì )有不到位的情況，這在一定層面上影響了解決問(wèn)題的力度。為此，秘書(shū)信息工作的第四個(gè)途徑應該是重視信息反饋，做到適時(shí)跟進(jìn)。
例如，蘇珊接到了盛怒之下的B客戶(hù)的電話(huà)，是有關(guān)賬目方面的問(wèn)題。她在問(wèn)明原委后，和有關(guān)部門(mén)聯(lián)系明確結果，時(shí)隔不到兩個(gè)小時(shí)便打電話(huà)將核對結果反饋給B客戶(hù)，使他達到滿(mǎn)意為止。同時(shí)，還將這一事情的經(jīng)過(guò)記下來(lái)準備告知出差在外的主管。蘇珊的這個(gè)做法凸顯了信息反饋的重要性，一方面及時(shí)處理了問(wèn)題，另一方面維護了企業(yè)的形象，也為以后此類(lèi)問(wèn)題的解決積累了寶貴經(jīng)驗。
又如，蘇珊在開(kāi)會(huì )時(shí)兩度被電話(huà)打斷，回到辦公室后，除回復一緊急電話(huà)外，還檢查檔案，獲取必要的資料，仔細回復了另一個(gè)電話(huà)。蘇珊對這些看似平常的電話(huà)業(yè)務(wù)從來(lái)都是認真處理，妥善解決。
的確，作為一個(gè)職業(yè)秘書(shū)，對這種細節問(wèn)題絕不可小覷，因為秘書(shū)對信息的處理是于細微處見(jiàn)精神。從蘇珊的工作中，我們可以認識到，積極主動(dòng)，化繁為簡(jiǎn)，講求實(shí)效，理應是職業(yè)秘書(shū)信息工作努力的方向。
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