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秘書(shū)在溝通中應注意的問(wèn)題
我國現今秘書(shū)的主要職責是協(xié)助領(lǐng)導人處理綜合情況、調查研究、聯(lián)系接待等。下面是小編分享的秘書(shū)在溝通中應注意的問(wèn)題，歡迎大家閱讀！
一、選擇合適的方式
1、直接溝通
在一般情況下，秘書(shū)應選擇直接的方式與對方溝通，只有在不得已的情況下通過(guò)第三方傳話(huà)與對方迂回溝通。一般來(lái)說(shuō)，如果雙方關(guān)系密切，有一定的交情，交流的內容又不希望被另外的人所知道的話(huà)，那就最好采用直接溝通的方式進(jìn)行交流。如果你與對方關(guān)系不太密切，你又認為對方不太好打交道的話(huà)，那就請朋友幫忙，用間接的方式迂回溝通。
秘書(shū)在直接溝通過(guò)程中有些問(wèn)題應當注意。比如總經(jīng)理直接讓你調查某件人事糾紛，雖然你上面還有辦公室主任，但由于事屬機密，所以，你調查的結果還是應該直接向總經(jīng)理匯報，不適合由主任轉給總經(jīng)理。你越級向總經(jīng)理報告，一般來(lái)說(shuō)，即使主任知道了，他也不會(huì )介意。但是，你也不能大肆張揚，否則就有可能讓主任感到?jīng)]面子。
但是，如果只是一般性的工作，你就不應越級匯報，這樣可以避免不必要的誤會(huì )。如果一般性的工作也越級匯報，那就會(huì )被人當作打小報告，不僅辦公室主任會(huì )疏遠你，其他的同事也會(huì )討厭你這種小人行徑。
如果出現緊急情況需要立即請示，那你首先要向自己的直屬上司請示，如果找不著(zhù)，你才能越級請示。不過(guò)，事情處理完畢之后，你要立即將事情的來(lái)龍去脈完整地向直接上司匯報，以免造成誤會(huì )。
2、迂回溝通
迂回溝通就是透過(guò)第三方把你想說(shuō)的話(huà)轉告對方。比如，秘書(shū)因誤會(huì )而遭到總經(jīng)理的批評，如果不及時(shí)說(shuō)明情況，自己背黑鍋在其次，最后還會(huì )影響工作。怎么辦？如果直接找總經(jīng)理說(shuō)明真相，總經(jīng)理怒氣未盡，現在去找他只能再挨批評。于是，秘書(shū)向自己的頂頭上司辦公室主任說(shuō)明情況，請主任代自己向總經(jīng)理說(shuō)明自己的苦衷。主任了解了事情的經(jīng)過(guò)之后，可能會(huì )馬上找個(gè)機會(huì )向總經(jīng)理說(shuō)明了情況，這樣，籠罩在秘書(shū)頭上的烏云馬上散開(kāi)了。這就是迂回溝通的效果。
二、學(xué)會(huì )“鋪墊”
秘書(shū)在溝通過(guò)程中，特別是在你在不贊成對方觀(guān)點(diǎn)的時(shí)候，你一定要注意先肯定對方，比如“您說(shuō)的這些我非常理解，不過(guò)，我們是不是也可以這么來(lái)看問(wèn)題……”這種先給對方以肯定的方式就叫鋪墊；鋪墊語(yǔ)能起到一種緩沖的作用，使雙方不會(huì )陷入緊張關(guān)系，你既說(shuō)明了自己的觀(guān)點(diǎn)，對方也不會(huì )認為你反駁了他。
于雪是去年進(jìn)的公司總裁辦當秘書(shū)，業(yè)務(wù)能力有目共睹。這天總裁辦開(kāi)會(huì )，討論即將召開(kāi)的董事會(huì )所需的文件。
當輪到于雪發(fā)言時(shí)，她又直言不諱：“我聽(tīng)了剛才主任的發(fā)言，我不同意他的結論，因為我到銷(xiāo)售部和幾個(gè)門(mén)市部調查過(guò)，我的調查結果與主任的結論相去甚遠�！彼緛�(lái)以為自己拿出了一連串扎扎實(shí)實(shí)的數據，不是信口開(kāi)河，大家都會(huì )點(diǎn)頭稱(chēng)是，可結果是既沒(méi)人反對她也沒(méi)人贊成她，甚至可以說(shuō)是根本沒(méi)有人理睬她。她心里很難過(guò)，會(huì )后便問(wèn)跟她一起進(jìn)公司的同事：“上個(gè)星期我就知道了會(huì )議的議題，所以，我做了大量的準備工作，我不是無(wú)的放矢，為什么他們都不認真聽(tīng)我說(shuō)呢？我到底錯在哪里呢？”
同事說(shuō)：“你的‘我不同意’的‘我’就是問(wèn)題所在�！艺{查過(guò)了’的‘我’也是一樣。由于你過(guò)于強調‘我’，別人覺(jué)得你這個(gè)人太傲慢，這樣，其他人在評價(jià)你的意見(jiàn)之前就已經(jīng)對你很反感了。當然，如果你是老總，那就另當別論�！�
“那我應該怎么說(shuō)呢？”
“你應該學(xué)會(huì )鋪墊。比如，‘聽(tīng)了主任的意見(jiàn)后，我到銷(xiāo)售部和幾個(gè)門(mén)市部調查了一下…’或者‘我參考了大家的意見(jiàn)之后覺(jué)得……’有了鋪墊之后再這么說(shuō)‘我個(gè)人認為……你們覺(jué)得怎么樣？’這樣就能表明你是在虛心聽(tīng)取大家的意見(jiàn)之后產(chǎn)生的一些想法。如果你這么說(shuō)，別人就會(huì )說(shuō)‘是啊，于雪的這個(gè)意見(jiàn)也可以考慮�！谑悄愕哪康木瓦_到了�！�
三、就事論事
秘書(shū)在溝通過(guò)程中，特別是在批評對方的時(shí)候，一定要注意就事論事；只有這樣對方才容易接受；如果你講話(huà)帶有情緒性，即使對方明明知道自己錯了，但人家也不一定會(huì )接受你的批評。比如新來(lái)的同事小鋼工作出現失誤，你應該這么就是論事地給他指出來(lái)：“小鋼，這個(gè)會(huì )議通知的時(shí)間好像有點(diǎn)問(wèn)題，請再仔細核對一遍�！比绻銕е�(zhù)情緒這么批評他：“小鋼，你怎么回事？！會(huì )議通知的時(shí)間又搞錯了！你這粗枝大葉的毛病怎么老是改不掉？！”那結果又會(huì )怎樣？即使人家不直接頂撞你，他也會(huì )把你的話(huà)當作耳旁風(fēng)。
四、多建設性少強制性
上司做決策時(shí)也有猶豫不決的時(shí)候，他可能想聽(tīng)聽(tīng)你的意見(jiàn)，問(wèn)你“你覺(jué)得這事怎么樣？”在這時(shí)，你最好給他建議，并且是多重選擇題：“我覺(jué)得這樣比較好……那樣做的話(huà)也不錯……”絕對不能這么說(shuō)“你應該如何……如何……”或“如果我是你，我就會(huì )怎樣……怎樣……”這等類(lèi)似強制性的話(huà)。作為上司，他看問(wèn)題的角度與秘書(shū)不盡相同，他征詢(xún)你的意見(jiàn)可能只想得到你的共鳴，并不見(jiàn)得真想聽(tīng)取你的意見(jiàn)。所以，遇到這種情況，你要用建設性而不是強制性的口氣與之溝通。把解決問(wèn)題的鑰匙留給對方，他的問(wèn)題由他自己決定。
五、溝通中的不良習慣
1、在角落說(shuō)話(huà)
在角落講話(huà)會(huì )給人家感覺(jué)到你有秘密。有一天，一個(gè)總經(jīng)理讓秘書(shū)到客服部去了解客戶(hù)投訴的事。秘書(shū)一進(jìn)門(mén)，客服部經(jīng)理就跟她說(shuō)，“能不能到那邊說(shuō)話(huà)？”秘書(shū)一看，他指的是一個(gè)角落，于是她馬上說(shuō)：“劉經(jīng)理，我們都是管理人員，不適合站在角落說(shuō)話(huà)，否則人家會(huì )誤會(huì )我們在談什么秘密�！�
2、關(guān)門(mén)說(shuō)話(huà)
秘書(shū)在談一般的工作時(shí)，盡量不要關(guān)門(mén)，以免讓人誤會(huì )你有多大的秘密。但是有些秘書(shū)在談工作時(shí)，不但喜歡關(guān)門(mén)，而且關(guān)下門(mén)時(shí)還要做一個(gè)動(dòng)作，像小偷一樣伸出頭去看一看。
3、壓低聲音說(shuō)話(huà)
同樣的道理，你一壓低聲音說(shuō)話(huà)就讓人家感覺(jué)你有秘密。有些人一講到重點(diǎn)的時(shí)候，聲音就會(huì )突然壓低，有的還故意用手遮一下，這都是暗示別人，我們正在談秘密，我們之間的關(guān)系很特別，我們是一伙的。
4、玩弄詞藻
許多人對自己的專(zhuān)業(yè)有一種自豪感，所以在說(shuō)話(huà)的時(shí)候，不時(shí)說(shuō)出幾個(gè)專(zhuān)業(yè)名詞來(lái)，這是完全可以理解的。但是，作為秘書(shū)，當你與你的同事溝通，或跟客戶(hù)溝通時(shí)，最好不要用專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ)，因為你溝通的目的不是為了炫耀自己的學(xué)問(wèn)，而是讓對方了解自己的意思。在溝通時(shí)，遇到專(zhuān)有名詞，盡量地將它直白化，采用讓人家聽(tīng)得懂的方式進(jìn)行溝通。有些秘書(shū)雖然沒(méi)什么專(zhuān)有名詞可顯擺，就喜歡不時(shí)說(shuō)幾個(gè)英文單詞來(lái)表現自己的優(yōu)越感。
5、大聲說(shuō)話(huà)
在辦公室等公共場(chǎng)所大聲說(shuō)話(huà)是一種沒(méi)有教養的表現，所以，秘書(shū)無(wú)論是在上班時(shí)間還是下班與朋閑聊時(shí)，都應該注意自己說(shuō)話(huà)的音量。作為職業(yè)秘書(shū)，她們應該是我們這個(gè)時(shí)代也是我們這個(gè)社會(huì )最豐有教養的人。
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