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時(shí)間管理與信息化工具的聯(lián)系
由于時(shí)間的特殊性質(zhì)，在各種資源都可以通過(guò)其他手段獲得的情況下，時(shí)間的獲得卻是最為有限的。本文通過(guò)對時(shí)間管理概念、方法進(jìn)行研究，并立足于企業(yè)內部員工時(shí)間管理提出了基于信息化的員工時(shí)間管理平臺開(kāi)發(fā)思路。
1 前言
人不善于管理自己的時(shí)間，時(shí)至今日，無(wú)論是經(jīng)理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷于同樣的困境里。時(shí)間是最特殊的、無(wú)可替代的和不可開(kāi)缺的一項資源。高效時(shí)間管理者與其他人最大的區別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。但時(shí)間的診斷僅憑個(gè)人感覺(jué)是不行的，要管理好自己的時(shí)間，必須對“時(shí)間花費”進(jìn)行診斷，了解自己的時(shí)間是怎么耗用的，并通過(guò)工具來(lái)確保工作的高效性。
2 時(shí)間管理意義
在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導致一個(gè)企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。為什么會(huì )出現這種情況?因為影響組織生存的資源很多，時(shí)間也是這些資源當中的一個(gè)重要要素，對于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要追求利潤最大化，就必須在有限的時(shí)間內盡可能多的創(chuàng )造價(jià)值，而在這當中，各種其他資源可以滿(mǎn)足，但是時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財富。沒(méi)有時(shí)間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對于生產(chǎn)和商業(yè)活動(dòng)來(lái)，時(shí)間就是潛在的資本。
所以，不懂得利用時(shí)間的管理者就是最無(wú)能的管理者。浪費時(shí)間就等于浪費企業(yè)的財富。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間不是單純地看工作時(shí)間內是否充滿(mǎn)了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時(shí)間內擠滿(mǎn)了各種工作。而且還在工作時(shí)間以外尋找時(shí)間繼續工作。單純從這個(gè)現象看，并不能表明該管理人員會(huì )利用時(shí)間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱(chēng)得上是最好的經(jīng)理，也不能稱(chēng)他是善于利用時(shí)間的能手。
會(huì )不會(huì )利用時(shí)間，關(guān)鍵在于會(huì )不會(huì )制定完善的、合理的工作計劃，有計劃地利用工作時(shí)間，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題。這些工作和問(wèn)題，只要安排得適時(shí)和得當，就會(huì )像機器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機器運轉那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。
因此管理者必須學(xué)會(huì )時(shí)間管理，管理時(shí)間!
3 時(shí)間管理方法
德魯克認為，有效的時(shí)間管理方法如下：第一，記錄時(shí)間;第二，管理時(shí)間;第三，統一安排時(shí)間。
(一)記錄時(shí)間
記錄時(shí)間是一種歷史悠久的時(shí)間管理辦法。為了提高工人的工作效率而采用計時(shí)器測量工人的工作時(shí)間，從中找出工人不必要的非生產(chǎn)性時(shí)間，使得工人的工作時(shí)間達到“科學(xué)”。
在管理者的工作過(guò)程中，管理者有許多事是根本不必做的，因為做這些事無(wú)助于管理者的績(jì)效，無(wú)助于企業(yè)的成果。例如：應邀演講、參加宴會(huì )、擔任委員、過(guò)多開(kāi)會(huì )等等。因此，管理者需要評估這些事情，了解這些事情是否有助于自身的績(jì)效以及企業(yè)的成果。如果都沒(méi)有，這些事情可以不做。在企業(yè)的日常管理中，有一些事情是需要管理者親力親為的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企業(yè)所有人員的生產(chǎn)性工作時(shí)間是企業(yè)的最重要的資源，因此，管理者通過(guò)一些不必要的方式浪費了他的員工的生產(chǎn)性時(shí)間，就會(huì )對企業(yè)的績(jì)效造成損害，但是在現實(shí)的企業(yè)日常管理活動(dòng)中，管理者時(shí)常浪費其員工的生產(chǎn)性工作時(shí)間。因此，管理者要通過(guò)記錄時(shí)間的方式來(lái)查找自己是否浪費了別人的時(shí)間。
(二)管理時(shí)間
管理者在記錄了自己的時(shí)間之后，管理者就已經(jīng)開(kāi)始自己的時(shí)間管理了，這也可以通過(guò)很多方法實(shí)現，比如四象限法、GTD法等等。
(三)統一安排時(shí)間
管理者在記錄和分析了自己的時(shí)間之后，管理者就能更好的安排自己的時(shí)間。但是，無(wú)論管理者對自己的時(shí)問(wèn)安排是多么的合理，總會(huì )產(chǎn)生一些零碎的時(shí)問(wèn)。這些零碎的時(shí)問(wèn)產(chǎn)生于管理者做兩件事情之間的縫隙。因此，使用好這些零碎的時(shí)間將能提高管理者的績(jì)效。德魯克說(shuō)：“有效的管理者必須集中他的零碎時(shí)間。”時(shí)間是最稀有的資源。所以，德魯克說(shuō)：認識你的時(shí)間是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻和有效性之路。
4 基于信息化的員工時(shí)間管理平臺建設
在前兩章相關(guān)理論的指導下，結合系統的功能需求設計了員工時(shí)間管理工具的功能模型。系統建設基于企業(yè)內網(wǎng)的的C/S結構系統，采用面向對象的.NET技術(shù)開(kāi)發(fā)。采用組件化的開(kāi)發(fā)模式，并根據需要對組件進(jìn)行封裝裝，以XML文件為配置文件進(jìn)行管理，因此具有較強的靈活性與可變性，最大程度適應因需求變化而造成的系統重組。系統主要包括五大功能：
1.員工工作計劃管理，在此功能中，員工可以按照上級或者自己的安排給自己或者同事定制工作計劃，并能跟蹤工作完成狀態(tài)，按時(shí)間提醒。
2.時(shí)間統計，此功能中員工可以查看本人或者下級員工的每月時(shí)間規劃，及時(shí)查看員工工作時(shí)間分配，及時(shí)評價(jià)，找到可以改進(jìn)之處。
3.便簽管理，在桌面上以便簽的形式顯示當天任務(wù)，并可以執行開(kāi)始、暫停、結束操作。
4.去向管理，在日常工作中，員工可能有出差，外出辦事等情況，要求能夠在軟件平臺中方便快速的登記員工的當前工作地點(diǎn)和外出計劃，如發(fā)現可以代辦事項可以幫同事代辦。
5.系統管理。在軟件中使用IP檢測用戶(hù)權限，根據工作部門(mén)和職位不同分配使用權限;軟件數據庫備份和載入，保證系統的安全性。
5 結束語(yǔ)
本文在研究德魯克時(shí)間管理理論的基礎上，以本單位員工的時(shí)間管理為切入口，提出了信息化時(shí)間管理工具的建設方法，軟件經(jīng)過(guò)科室內部測試使用，時(shí)間管理系統對員工的工作時(shí)間安排和上下級溝通起到了很好的效果。使用結果表明，時(shí)間管理具有一定的科學(xué)性和隨機性，在開(kāi)發(fā)工作中必須結合產(chǎn)品的實(shí)際，以高效的時(shí)間控制方法來(lái)實(shí)現項目的管理目標。它不但需要項目經(jīng)理具有較高的協(xié)調能力和組織才能，還需要團隊普通成員的積極工作態(tài)度和合作精神，這也是時(shí)間管理的關(guān)鍵所在。
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