淺談word模板技巧

　　巧妙地利用模板可以大大方便我們的操作，word中更是添加了眾多好用的模板文件，但是你知道它們到底怎樣用嗎?如何才能夠讓它們用得更好?小編將在下文中詳細介紹。

　　word模板的分類(lèi)及分布

　　word中的模板分為兩類(lèi)：一是系統向導和模板，第二類(lèi)為用戶(hù)自定義模板。而word的系統向導和模板默認安裝在C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，其擴展名是WIZ(向導)和DOT(模板)。而用戶(hù)自定義模板存放的位置會(huì )由于Windows版本的不同而不一樣：對于Windows 2000/NT/XP用戶(hù)，自定義模板會(huì )放到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下;如果使用Windows 9x/Me，模板會(huì )被放置到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下。

　　使用現有模板

　　office XP本身準備了很多精美模板，只要選擇“文件”→“新建”，在word窗口右側會(huì )出現“新建文件”窗口任務(wù)格，單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇窗口。在這里所有模板已經(jīng)分門(mén)別類(lèi)放置好了，有常用、Web 頁(yè)、報告、備忘錄、出版物、其他文件、信函和傳真、英文向導模板等幾類(lèi)向導或模板，而且可以單擊相應標簽打開(kāi)，其中會(huì )有相應模板文件名及模板描述信息，并可預覽。選中你需要的模板，然后單擊“確定”按鈕即可打開(kāi)已經(jīng)套用該模板的新文件。有的模板可能還會(huì )打開(kāi)向導窗口要求你進(jìn)行一些參數的設置與設置。

　　安裝外部模板

　　模板以文件的形式存放的。因此，如果從網(wǎng)上或光盤(pán)上找到一些word模板，只要把它們拷貝到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 2000/XP用戶(hù))或C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下即可(Windows 9x/Me用戶(hù))。

　　刪除不必要的模板

　　如果不需要太多模板，或覺(jué)得安裝了太多模板，可打開(kāi)“資源管理器”，進(jìn)入用戶(hù)自定義模板文件夾，再把相應的模板文件刪除掉即可。

　　把別人的文檔用作模板

　　如果看到某一篇文件比較漂亮，且能用word打開(kāi)它，那么可選擇“文件”→“另存為”，然后再在“另存為”對話(huà)框中的“保存類(lèi)型”下拉框中選擇“文件模板”，再輸入一個(gè)文件名，并把它保存到默認的模板文件夾下。以后只要選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規”模板標簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己定制的模板了。通過(guò)此法，就可以快速把DOC文件轉換為word的模板。

　　快速轉換模板

　　如果你手頭上有DOC文件，那只要把它們拷貝到用戶(hù)自定義模板文件夾中，再選擇“文件”→“新建”，就可以在“常規”模板標簽中我們的文件，雙擊后即可使用。通過(guò)此法，無(wú)需通過(guò)“另存法”來(lái)轉換。其實(shí)也可以直接把這些文件的擴展名改為DOT，再拷貝到自定義模板文件夾中。

　　修改、改造已有模板

　　office XP本身帶有大量各式各樣的文件模板，但有些在使用時(shí)可能并不盡如人意。這時(shí)，可以自己來(lái)修改已有的文件模板，使它更符合你的要求。選擇“文件”→“新建”，再單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇窗口，從中選擇一個(gè)類(lèi)別，如“信函和傳真”，然后選擇“典雅型信函”，再依次在相應位置填入“公司名稱(chēng)”、“職務(wù)”、“姓名”等信息，最后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對話(huà)框的“保存類(lèi)型”下拉框中選擇“文件模板”，并默認保存在模板文件夾下。以后使用時(shí)，只要選擇“文件”→“新建”，就能在“常規”模板標簽中看到剛才制作的模板，雙擊后即可使用自己修改后的模板了。

　　小提示

　　現在網(wǎng)上有很多英文的word模板文件，大家可以把其中的英文信息改為中文的，再保存成模板，這樣就可以更好地為我們所用。

　　自定義默認頁(yè)面大小

　　如果對word XP的默認頁(yè)面大小不滿(mǎn)意，可啟動(dòng)word，選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設置自己所需的值，再單擊 “紙張”標簽，在其中定義頁(yè)面的寬度和高度。最后按下窗口最下方的“默認”按鈕，此時(shí)會(huì )出現一個(gè)修改默認模板的窗口，按下“是”按鈕。重新啟動(dòng)word，這時(shí)新建的文件已經(jīng)自動(dòng)縮進(jìn)，且頁(yè)面也窄了許多，說(shuō)明剛才的設置已經(jīng)生效了。

　　讓word文件也能自動(dòng)備份

　　默認情況下word文件是不能自動(dòng)備份的。不過(guò)，可以通過(guò)下面的技巧讓它具有自動(dòng)備份功能：?jiǎn)��?dòng)word并新建一個(gè)空白文件，單擊“工具”菜單中的“保存選項”，在“保存”對話(huà)框中，選中“保留備份”復選框。同時(shí)，勾選“自動(dòng)保存時(shí)間間隔”復選框，再在后面設置一個(gè)時(shí)間間隔，時(shí)間越小，保存越頻繁。完成后，單擊“確定”按鈕。然后單擊“文件”→“另存為”，在“另存為”對話(huà)框“保存類(lèi)型”下拉框中選擇“文件模板”，再在“文件名”中輸入：ct.dot，然后把它保存到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(Windows 9x/Me則保存到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾中)。

　　關(guān)閉word，啟動(dòng)“資源管理器”，切換到C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，將Normal.dot刪除或者改名，將剛才保存的cfan.dot重命名為Normal.dot。以后使用word編輯文件時(shí)，每次保存文件，word都會(huì )保存一個(gè)副本文件，并以.wbk為擴展名與原文件保存在同一文件夾中。如果哪一次文件發(fā)生損壞，就可以選擇“文件”→“打開(kāi)”，在“打開(kāi)”對話(huà)框的“文件類(lèi)型”中選擇“所有文件”，然后找到這個(gè)WBK文件，再打開(kāi)即可。

　　用word批量轉換文件

　　如果經(jīng)常要一次轉換多個(gè)文件，可通過(guò)word的模板來(lái)完成：先把要轉換的文件放到一個(gè)文件夾中，然后啟動(dòng)word，再選擇“文件”→“新建”，并在“新建文件”窗口任務(wù)格中選擇“其他文件”選項卡，雙擊其中的“轉換向導”圖標，單擊“確定”按鈕。此時(shí)word XP會(huì )提示我們轉換，直接按“下一步”按鈕繼續。接下來(lái)選擇轉換類(lèi)型，設置源文件夾和目標文件夾，再選擇轉換文件，進(jìn)行轉換即可。

　　生成稿紙文件

　　選擇“文件”→“新建”，在右邊窗格中出現的“新建文件”窗口任務(wù)格中單擊“根據模板新建”下的“通用模板”項目，然后在彈出“模板”對話(huà)框，單擊“報告”標簽，并雙擊其中的“稿紙向導”項目，系統會(huì )提示你插入office XP安裝光盤(pán)，就可以成功安裝稿紙模板。

　　接下來(lái)，就可以順著(zhù)向導按下“下一步”按鈕繼續;接下來(lái)選擇稿紙大小及方向，再選擇稿紙網(wǎng)絡(luò )線(xiàn)種類(lèi)，并設置字數和行數和網(wǎng)格方式，設置頁(yè)號位置。最后，單擊“完成”按鈕即可生成一個(gè)空白的個(gè)性稿紙方式文件。

　　制作專(zhuān)業(yè)套打效果模板

　　首先用掃描儀把表格掃描成圖片文件，在word中選擇“插入”→“圖片”→“來(lái)自文件”，然后把掃描后的表格文件插入到文件中。選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，調整紙張大小與表格文件的原始尺寸一致，然后右擊該圖片并選擇“設置圖片格式”，在彈出的對話(huà)框中選擇“版式”標簽，然后選擇“襯于文字下方”，調整圖片使其正好覆蓋整個(gè)頁(yè)面。接著(zhù)在需要打印的空欄處插入文本框，調整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致。然后右擊文本框，在彈出的快捷菜單中選擇“設置文本框格式”，設置該文本框的“顏色與線(xiàn)條”為“無(wú)線(xiàn)條顏色”。按照上述步驟插入多個(gè)文本框，最后選中所有文本框，再單擊鼠標右鍵，選擇“組合”將它們組合在一個(gè)對象。

　　接著(zhù)在文本框中單擊左鍵，選擇“插入”→“域”，在彈出的對話(huà)框中，選擇“域名”為MacroButton，宏名為AcceptAllChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。最后將文件中的圖片刪除，并把新建的文件保存為模板即可。下次使用時(shí)，調用此模板，將光標移到文本框中，輸入相關(guān)內容確定后就可以打印了，非常方便的。

　　小提示

　　我們也可以用它來(lái)制作多種票據的模板，并把它們拷貝給同事，就可以實(shí)現模板的共享了。

　　右擊建出個(gè)性word文檔

　　進(jìn)入C:\Documents and Settings\用戶(hù)名\Templates文件夾，在空白處右擊，選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”新建一個(gè)word文件，winword8.doc。雙擊winword.doc，然后對其中的字體、字形、頁(yè)面大小等作一些個(gè)性設置，并保存該文件。

　　以后在“資源管理器”中右擊鼠標，選擇選擇“新建”→“Microsoft word 文檔”，再雙擊新建的文檔，你就會(huì )發(fā)現，它已經(jīng)套用了我們在winword8.doc中的設置了。從而可以使用自己的個(gè)性word了。

　　獲得更多模板資源

　　如果覺(jué)得word中內置的模板不能滿(mǎn)足需要，你可以通過(guò)從網(wǎng)上下載更多的模板：選擇“文件”→“新建”，就可以看到“新建文檔”任務(wù)窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”鏈接。單擊后，即可打開(kāi)該站點(diǎn)上的中文模板庫。其中提供了很多類(lèi)別的模板，非常豐富。只要單擊網(wǎng)頁(yè)上的模板類(lèi)型鏈接，就能在網(wǎng)頁(yè)上看到該類(lèi)模板的名稱(chēng)和提供商等內容。單擊模板名稱(chēng)，并在“模板最終用戶(hù)許可協(xié)議”窗口中單擊“同意”按鈕，同時(shí)單擊“在Microsoft word中編輯”，IE會(huì )將模板下載到硬盤(pán)，完成后自動(dòng)用word XP打開(kāi)模板。如果對模板效果滿(mǎn)意，再用“另存為”將它保存為模板，就可以像普通模板那樣調用了。

　　共享模板

　　對局域網(wǎng)中的用戶(hù)來(lái)說(shuō)，自定義模板可以讓網(wǎng)絡(luò )上的其他用戶(hù)共享。具體做法是：將自定義模板放入某個(gè)共享文件夾中，并為該共享文件夾建立一個(gè)快捷方式。網(wǎng)絡(luò )上的其他用戶(hù)可以把這個(gè)快捷方式放入自己的C:\Program Files\Microsoft office\Templates\2052文件夾中，然后就能像本地安裝的模板那樣調用了。

　　不要忘記備份模板

　　在重新安裝系統之前，必須對自定義模板文件夾中的模板文件作一個(gè)備份。

　　使用多個(gè)word模板

　　默認情況下，word只能支持惟一的默認模板，這往往不能滿(mǎn)足我們的需求。其實(shí)你可以讓word使用多個(gè)模板：先在一個(gè)文件夾下右擊，選擇“新建”→“Microsoft word文檔”生成幾個(gè)word文件，然后分別用word打開(kāi)它們，按照自己的要求對這些文件進(jìn)行處理，最后選中它們，右擊鼠標，選擇“屬性”，在打開(kāi)的“屬性”窗口中選中“只讀”前的小勾，把多個(gè)“模板”文件設置成只讀文件。以后要應用某一個(gè)“模板”文件時(shí)，只要雙擊它，此時(shí)word會(huì )打開(kāi)一個(gè)以當前選中的“模板”文件為藍本的“只讀”文件，只要按下Ctrl+S鍵，word就會(huì )彈出“另保存”對話(huà)框供我們另存文件，而且原來(lái)“模板”文件中的內容并不會(huì )被覆蓋。利用這種方法理論上可以實(shí)現無(wú)數個(gè)“模板”。

　　使用word對模板加密

　　如果不想別人使用word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心創(chuàng )作的一個(gè)模板，又該怎么辦呢?這時(shí)你可以對該模板進(jìn)行加密：打開(kāi)通用模板文件(文件名是Narmal.dot，通�？梢栽贑:\ProgramFiles\Microsoft\Templetas文件夾中找到)，然后對其設置密碼，再按下工具欄上的“保存”按鈕。以后每次啟動(dòng)word時(shí)，就會(huì )提示你輸入密碼了。如果有密碼當然可以使用，沒(méi)有密碼，就無(wú)法使用此模板。

　　讓word自動(dòng)統計文章字數

　　先輸入“本篇文件的總字數為：”，再選擇“插入”→“域”，打開(kāi)“域”對話(huà)框，再在“域”對話(huà)框的“類(lèi)別”列表中選擇“文件信息”，在“域名”列表框中選擇“Numwords”。單擊“域”對話(huà)框的“選項”按鈕，打開(kāi)域“選項”設置框選擇域結果顯示的格式。單擊“添加到域”按鈕，將所選擇的格式加入到添加大域中。連續單擊兩次“確定”按鈕，關(guān)閉所有對話(huà)框。

　　此時(shí)，當前光標處就會(huì )顯示出“本篇文件的總字數為：XXX”的字樣。執行上述操作后，即使對文件進(jìn)行修改也不必擔心，只要將光標移到域代碼上，將其變?yōu)榛疑�后，按下F9鍵，word就會(huì )自動(dòng)更新該域，顯示出修改后的總字數。最后，我們可以把這個(gè)文件保存為默認模板，這樣就可以自動(dòng)統計字數了。

　　壞事的Normal.dot

　　有時(shí)你點(diǎn)擊word圖標，它卻沒(méi)有啟動(dòng)，反而出現一個(gè)錯誤信息。重裝都無(wú)濟于事，嚴重時(shí)，甚至不能卸載和重裝word。一般情況下，這是由于word的Norma.dot模板文件損壞所造成的，你可以通過(guò)系統的查找工具找到該文件，然后將其刪除，這時(shí)word會(huì )自動(dòng)重建一個(gè)新的Normal.dot文件，并恢復正常。

　　快速實(shí)現word默認模板

　　啟動(dòng)word，按下Ctrl+N鍵新建一個(gè)空文檔，選擇“文件”→“頁(yè)面設置”，并對頁(yè)邊距、紙張及版式進(jìn)行設置。完成后單擊一下設置對話(huà)框最左下角的“默認”按鈕。并在word彈出的提示窗口中單擊“是”按鈕。以后每次運行word，word都會(huì )以此模板為藍本新建文件。

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