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會(huì )計檔案整理歸檔方法
1、總的方法：順其自然，單件歸檔。即順應文件形成的本來(lái)狀況，以自然件為歸檔單位，逐件整理歸檔。
2、“件”含義
(1)單份文件，一份文件為一件;
(2)正件與附件合為一件;
(3)來(lái)文與復文(請示與批復、函與復函)合為一件;
(4)會(huì )議記錄、會(huì )議紀要成套性材料每次(期)為一件;
(5)各種報表、名冊、圖冊等，一冊(本)為一件。
3、分類(lèi)
按年度——保管期限(永久、長(cháng)期、短期)進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔。
4、編制頁(yè)碼：原則上保留歸檔文件本身的頁(yè)碼，如文件本身沒(méi)編頁(yè)碼的應編制頁(yè)碼，或者文件有增加的，應補充頁(yè)碼，用打碼機或黑色的墨水筆填寫(xiě)都可以。歸檔文件整理方法5、蓋章編號
(1)歸檔文件應按分類(lèi)方法逐件在首頁(yè)上方的空白處加蓋檔案章，并填寫(xiě)檔案章有關(guān)欄目的內容。
檔案章格式：
(2)檔案章的項目及填寫(xiě)內容：
件號：文件的順序號。年度、保管期限(永久、長(cháng)期、短期)編制1 個(gè)流水號，每年斷號。
年度：填寫(xiě)文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注。如：“2000”
保管期限：歸檔文件保管期限的名稱(chēng)。如：“永久” 注:在每年歸檔工作結束后，如發(fā)現有其它文件沒(méi)及時(shí)歸檔的，可將該文件排在已歸檔文件之后編號歸檔。
5、裝盒及填寫(xiě)盒內備考表
(1)歸檔文件編號后。按照年度、保管期限、編號順序裝入檔案盒，不同保管期限的檔案不能裝入同一個(gè)盒中，并按要求在盒的脊背上蓋上各項內容。盒號暫不要編。
(2)填寫(xiě)盒內備考表。
盒內情況說(shuō)明：主要填寫(xiě)本盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷(xiāo)毀等需要說(shuō)明的情況，如無(wú)上述情況，可不用填寫(xiě); 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名;
檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名; 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
6、填寫(xiě)歸檔文件目錄：(見(jiàn)圖a1歸檔文件目錄式樣)
圖a1 歸檔文件目錄
(1)件號：編制的流水號;
(2)責任者：文件的署名者或發(fā)文機關(guān);
(3)文號：文件的發(fā)文字號(沒(méi)有文號的不用填寫(xiě))
(4)題名：即文件的標題，一般應照實(shí)抄錄。原文沒(méi)有標題的應加擬標題，原文標題不能說(shuō)明內容的，應重擬標題。凡加擬的標題都外加“[]”號;(舉例: [關(guān)于重點(diǎn)建設項目建檔工作的]補充通知
(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01
(6)頁(yè)數：指每一份歸檔文件本身的有效頁(yè)數;(注意：正反面)
(7)備注：用以標注歸檔文件的變化情況或參見(jiàn)標號;
(8)歸檔文件目錄一式二份，一份放入目錄夾裝訂，一份放入檔案盒。
7、編寫(xiě)歸檔說(shuō)明
歸檔說(shuō)明的內容包括：
(1)單位的名稱(chēng);
(2)單位領(lǐng)導名單及任免時(shí)間;
(3)當年的主要工作情況
(4)當年檔案歸檔情況。
8、檔案目錄夾的整理(見(jiàn)歸檔文件目錄封面式樣)
按年度——保管期限排列的順序將歸檔說(shuō)明和歸檔目錄用目錄夾(紅色檔案目錄夾)裝訂成檢索目錄冊，逐年增加，將目錄夾裝滿(mǎn)為止。
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