經(jīng)營(yíng)管理常識
目前一般的公司都是“有限責任公司”。所謂“有限責任”是指公司出資人僅以自己出資部分來(lái)承擔償還債務(wù)的責任。由于投資者僅僅作為股東出資，不參予日常經(jīng)營(yíng)，因而他們的決策大多以股東大會(huì )和董事會(huì )的方式來(lái)進(jìn)行。
a.股東大會(huì )
有限責任公司的最高決策機關(guān)是公司的股東大會(huì )。一般的股東都不直接干預公司的經(jīng)營(yíng)管理，投資的所有權與公司的經(jīng)營(yíng)權是分離的，公司的決策經(jīng)股東大會(huì )討論認可，委托給董事會(huì )和監事會(huì )管理。在每年一度的股東大會(huì )上審議并決定以下重要事項：規章制度的變更，資本的增減，公司的解散和合并，股份的轉讓?zhuān)蓶|分紅，董事會(huì )及監事會(huì )人員的任免，財務(wù)報告的審計和確認，公司董事的薪水等其他利益分配方案。股東大會(huì )原則每年召開(kāi)一次，從某種意義上說(shuō)股東大會(huì )僅是形式上的最高決策機關(guān)。
b.董事會(huì )
公司董事會(huì )是公司經(jīng)營(yíng)決策機構，也是股東大會(huì )的常設權力機構。董事會(huì )向股東大會(huì )負責。董事會(huì )主要有這么些職責：如決定公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計劃和投資方案;決定公司內部管理機構的設置;批準公司的基本管理制度;聽(tīng)取總經(jīng)理的工作報告并作出決議;制定公司年度財務(wù)預、決算方案和利潤分配方案、彌補虧損方案;對公司增加或減少注冊資本、分立、合并、終止和清算等重大事項提出方案;聘任或解聘公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、財務(wù)部門(mén)負責人，并決定獎懲，等等。
c.監事會(huì )
公司監事也是由股東大會(huì )所選派委任的，其作用是監督董事會(huì )的工作是否正確和經(jīng)營(yíng)班子是否稱(chēng)職。因此公司(包含子公司)的董事會(huì )成員不得兼任公司的監事。一些公司的監事會(huì )不僅要對公司財務(wù)方面進(jìn)行監督，而且也對公司業(yè)務(wù)方面進(jìn)行監督。上市公司還要接受來(lái)自公司以外的財務(wù)審計。
2、企管經(jīng)營(yíng)常識
企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的知識主要是指企業(yè)的組織結構和業(yè)務(wù)分工，如老總與幾位副老總是怎么分工的，經(jīng)營(yíng)決策的程序如何，市場(chǎng)部與銷(xiāo)售部的分工各是什么。研發(fā)部在從事什么產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)，公司主要的合作伙伴有哪些公司;公司下一步朝什么方向發(fā)展等等。對于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理情況有一定的了解，對秘書(shū)輔助上司的工作非常有益處。
作為秘書(shū)，你還必須了解本公司的歷史、發(fā)展的過(guò)程、注冊資本、領(lǐng)導人姓名、具體的業(yè)務(wù)內容、具體產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、年銷(xiāo)售額、各地的分支機構，總員工人數等等。
不僅要了解本公司的一些基本情況，而且對公司的同行也應該有所了解。比如你是一家電視機生產(chǎn)廠(chǎng)商的老總秘書(shū)，你不僅要知道有多少同行，而且要了解它們的總產(chǎn)量、大致價(jià)格、新開(kāi)發(fā)的技術(shù)或新產(chǎn)品等，并對整個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢有一定的了解。
3、其他經(jīng)濟常識
a.股票常識
對于一個(gè)職業(yè)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，應當具備一些股票和期貨方面的知識。在現代經(jīng)濟生活中，特別是股票市場(chǎng)，它可以說(shuō)是經(jīng)濟生活的晴雨表。股票市場(chǎng)價(jià)格的漲跌和市場(chǎng)板塊結構的變化，既反映了國家宏觀(guān)經(jīng)濟發(fā)展的.趨勢，也預演著(zhù)投資市場(chǎng)的未來(lái)走向，因此，作為一個(gè)現代企業(yè)的領(lǐng)導人，不管是上市公司還是沒(méi)有上市的公司，都會(huì )關(guān)注股市的潮起潮落。作為上司的助手，如果不具備相應的知識，那也就說(shuō)不過(guò)去了。
b.外匯金融常識
隨著(zhù)加入WTO，企業(yè)的國際化進(jìn)程加速，作為上司的助手，秘書(shū)具備一些國際金融方面的知識是最起碼的要求。雖然秘書(shū)的工作不需要像具體業(yè)務(wù)部門(mén)的人那樣，天天盯著(zhù)計算機上那些外匯變化曲線(xiàn)圖，但當自己的領(lǐng)導為某項具體的貿易或投資業(yè)務(wù)而關(guān)注匯率變化時(shí)，如果你一點(diǎn)國際金融知識也沒(méi)有，那你也就不配稱(chēng)為“領(lǐng)導的助手”。
d.法律常識
稍為有規模的公司都聘有法律顧問(wèn)，所以有些秘書(shū)認為自己法律知識多一點(diǎn)少一點(diǎn)關(guān)系似乎也不大。其實(shí)這是誤解。法律知識它包含兩層意思：一是知法懂法;二是運用法律，這兩者是相輔相成的。作為秘書(shū)，你并不一定要像律師那樣精通法律，但必須具備起碼的法律常識，遇到問(wèn)題時(shí)能夠有意識地利用法律加以解決。
在公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，如何對公司法律權利的獲得、行使與保護、如何避免出現法律糾紛以及出現法律糾紛后如何解決，這些都涉及專(zhuān)門(mén)而又復雜的法律條文，必須由專(zhuān)門(mén)的律師來(lái)處理。但是，這并不等于秘書(shū)不需要具備一些法律知識。企業(yè)對法律知識的需求，不僅是在簽訂那些事關(guān)全局的協(xié)議或合同時(shí)候，更多的是在普通的日常工作中，律師往往只是最后把關(guān)。從各種協(xié)議與合同的起草，到與客戶(hù)的常規談判，如果秘書(shū)具備了一定的法律知識，就能使自己在輔助上司決策和處理日常工作過(guò)程中，給公司領(lǐng)導提供自己的建議，使上司在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中能夠及時(shí)判斷什么事可以自己解決，什么時(shí)候需要律師的幫助。這樣，就可以避免一些法律困惑和糾紛，大大降低公司法律需求的成本。特別是在目前的現實(shí)生活中，由于法制還不是很健全，有理的不一定合法，合法的不一定有理，在經(jīng)營(yíng)企業(yè)過(guò)程中這種法律上的陷阱非常多，更需要秘書(shū)具備相當的法律知識，提醒上司依法辦事。
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