年會(huì )策劃方案 飲食行業(yè)
一、 活動(dòng)概述
1、活動(dòng)目的協(xié)會(huì )年會(huì )策劃方案
(1)對2015年協(xié)會(huì )發(fā)展成績(jì)總結，以及制定2016年協(xié)會(huì )總體規劃，包括新年度計劃、方向、目標等。
(2)表彰：2014年鄂爾多斯消費者最喜愛(ài)的“十佳誠信餐飲企業(yè)”、“十佳銷(xiāo)售經(jīng)理”、“十佳采購經(jīng)理”、“十佳金牌廚師”、“十佳優(yōu)秀服務(wù)員”，通過(guò)獎勵方式，調動(dòng)會(huì )員積極性，進(jìn)一步提高餐飲行業(yè)整體水平與素質(zhì)，宣傳鄂爾多斯特色餐飲企業(yè)，豐富鄂爾多斯餐飲消費市場(chǎng)，進(jìn)一步打造鄂爾多斯美食品牌。
(3)加強協(xié)會(huì )與會(huì )員之間的互動(dòng)交流，增強協(xié)會(huì )的內部凝聚力，加深會(huì )員對協(xié)會(huì )的感情，在同一舞臺共同交流、聯(lián)歡。 2、活動(dòng)主題
鄂爾多斯市餐飲與飯店行業(yè)協(xié)會(huì )2014年度總結表彰暨2015年年會(huì )
----轉型發(fā)展、再創(chuàng )輝煌
3、活動(dòng)時(shí)間
(1)年會(huì )策劃及準備期：12月20日-1月20日
本階段主要完成年會(huì )方案策劃、通知發(fā)布、節目收集。 (2)年會(huì )協(xié)調及進(jìn)展期：1月20-2月1日
本階段主要完成節目安排表、音響確定、物品購買(mǎi)。 (3)年會(huì )倒計時(shí)期：2月1-2月10日
本階段主要完成禮儀小姐、主持人、節目單等全過(guò)程確定。 (4)年會(huì )正式演出時(shí)間：3月15日
4、活動(dòng)地點(diǎn)：
東勝區鐵牛國航大酒店4樓 5、參加人員：
餐飲協(xié)會(huì )會(huì )員、餐飲協(xié)會(huì )工作人員及特邀嘉賓，總計 300 人。 6、主辦單位：鄂爾多斯市餐飲與飯店行業(yè)協(xié)會(huì )
承辦單位： 贊助單位：
二、 活動(dòng)策劃
1、 年會(huì )節目要求：
向各個(gè)會(huì )員單位收集、選拔節目，共篩選11個(gè)節目 歌曲類(lèi)：
(1)喜慶、祥和、熱烈的歌曲; (2)青春、陽(yáng)光、健康、向上; 舞蹈類(lèi)：
(1)積極向上、寓意深刻的藝術(shù)性舞蹈; (2)具有時(shí)代氣息的創(chuàng )意性舞蹈。
(3)喜聞樂(lè )見(jiàn)的街舞、現代舞、健美操、武術(shù)等; (4)相關(guān)歌曲的伴舞。 曲藝類(lèi)：
(1)喜慶、熱鬧反映生活的的相聲、小品;
(2)經(jīng)典的傳統曲藝類(lèi)節目(戲曲、話(huà)劇、評書(shū)等); (3)其它類(lèi)型的曲藝節目(樂(lè )器類(lèi))。
2、活動(dòng)流程設計
14:00—15:00迎賓簽到
在一樓大廳布置紅地毯，放置協(xié)會(huì )宣傳指示牌，安排2位禮儀接待人員，在四樓大廳位置設置簽到。 簽到處布置：
1)、一張桌子上面鋪上紅布，提前準備簽到簿，抽獎箱和抽獎便條、黑色中性筆一盒備用 2)、酒店布置美觀(guān)大方
3)、簽到處放置協(xié)會(huì )宣傳指示牌，
4)、設定相應的工作人員和禮儀人員進(jìn)行簽到 14:30-15:00嘉賓入席，背景暖場(chǎng)音樂(lè )(饗宴) 會(huì )場(chǎng)布置：
1)、桌椅布置安排分按照就餐擺放圓桌，擺放茶、飲料、礦泉水，領(lǐng)導嘉賓桌擺放臺簽 2)、講臺擺放裝飾花與話(huà)筒
3)、會(huì )場(chǎng)周邊墻裝飾布置(禮儀公司負責：彩色氣球等) 4)、設定相應的工作人員和禮儀人員進(jìn)行相關(guān)的接待 5)會(huì )場(chǎng)門(mén)口布置紅地毯 15:00-15:20開(kāi)場(chǎng)
主持人上場(chǎng)開(kāi)場(chǎng)白，介紹領(lǐng)導及嘉賓 15:20-15:50協(xié)會(huì )2014年工作總結報告 會(huì )長(cháng)做2014年工作總結報告
15:50-16:10領(lǐng)導致辭 邀請嘉賓代表致辭 16:10-16:50優(yōu)秀表彰
1、表彰：2014年鄂爾多斯消費者最喜愛(ài)的“十佳誠信餐飲企業(yè)”、“十佳銷(xiāo)售經(jīng)理”、“十佳采購經(jīng)理”、“十佳金牌廚師”、“十佳優(yōu)秀服務(wù)員”
2、十佳誠信餐飲企業(yè)代表發(fā)言、十佳銷(xiāo)售經(jīng)理代表發(fā)言 16:50-17:00會(huì )議結束語(yǔ)
17:00-18:30文藝演出(期間安插抽獎及頒獎環(huán)節) 主持人上場(chǎng)開(kāi)場(chǎng)白 節目列表： 節目一： 節目二： 節目三：
三等獎抽獎及頒獎環(huán)節 節目四： 節目五： 節目六：
二等獎抽獎及頒獎環(huán)節 節目七： 節目八： 節目九：
一等獎抽獎及頒獎環(huán)節 節目十： 節目十一： 舞臺布置：
1)、舞臺背景播放PPT(協(xié)會(huì )理念、協(xié)會(huì )照片) 2)、舞臺四周墻壁掛烘托氣氛的裝飾(禮儀公司負責) 3)、主持講臺放裝飾花與話(huà)筒
3)、舞臺整合音響、射燈、追光、煙霧、影象播放，展現絢麗效果(禮儀公司負責)
4)、布置紅地毯，獲獎人踏過(guò)紅地毯來(lái)頒獎臺領(lǐng)獎 獎品設置： 一等獎獎品： 獲獎人數：1人 二等獎獎品： 獲獎人數：3人 三等獎獎品： 獲獎人數：5人 18:30—20:30晚宴時(shí)間
21:00活動(dòng)結束人員退場(chǎng) 3、活動(dòng)工作安排
活動(dòng)總指揮：段鐵牛 活動(dòng)執行總負責人：葉長(cháng)寶
活動(dòng)組委會(huì )下設6個(gè)工作小組，分別為宣傳制作組、禮儀組、節目組、場(chǎng)地組、后勤組、安保組。各組人員組成及職責分工： 宣傳制作組： 組長(cháng)：待定 組員：待定
(1)負責活動(dòng)期間協(xié)會(huì )的內、外宣傳工作(微信公眾平臺、網(wǎng)站)。 (2)邀請參會(huì )人員、媒體。 (3)活動(dòng)現場(chǎng)的攝影、拍照。
(4)協(xié)會(huì )宣傳指示牌制作、條幅、臺簽、演出流程表、獎牌、獎杯、證書(shū)制作。
(5)餐飲協(xié)會(huì )宣傳片PPT的制作。
(6)活動(dòng)后期宣傳制作(微信公眾平臺、網(wǎng)站)。 工作要求：
(1)負責好宣傳與邀請工作
(2)提前與酒店對接，做好彩排的準備工作(需酒店配合的工作) (3)按時(shí)完成資料的制作發(fā)放工作。 禮儀組： 組長(cháng)：待定
組員：待定
(1)禮儀接待、簽到的引導及管理等工作。 (2)獎品的管理與發(fā)放。
(3)領(lǐng)導參加活動(dòng)期間的引領(lǐng)工作。
工作要求：
(1)做好1樓的接待工作。
(2)做好領(lǐng)導上臺的引導工作，與節目組做好對接，了解活動(dòng)流程，確定領(lǐng)導上臺的時(shí)間、上臺地點(diǎn)。
(3)做好簽到及嘉賓題詞的引導。 (4)做好獎品的管理與發(fā)放。 (5)舉止得體，面帶微笑 節目組： 組長(cháng)：待定 組員：待定
(1)負責音響、燈光、配樂(lè )、PPT播放。
(2)負責節目的選拔、擬定，節目的彩排。 (3)負責節目主持人的開(kāi)場(chǎng)白和串場(chǎng)詞的撰寫(xiě)。 (4)活動(dòng)演出的統籌規劃。
工作要求：
(1)提前與領(lǐng)導對接，做好領(lǐng)導參加活動(dòng)環(huán)節的細節安排工作。 (2)控制晚會(huì )整體時(shí)長(cháng)，做好各節目的銜接，避免冷場(chǎng)(上場(chǎng)緊湊)，使晚會(huì )最終推向高潮。
(3)安排好演出時(shí)演員上臺、退場(chǎng)的秩序管理工作，專(zhuān)人負責(演員同時(shí)獻臺)。
(4)安排好節目所需背景音樂(lè )、背景視頻播放，燈光效果等與演出相關(guān)工作。(避免音樂(lè )出現張冠李戴現象)
場(chǎng)地組： 組長(cháng)：待定 組員：待定
(1)負責酒店的預定工作。 (2)負責會(huì )場(chǎng)的布置工作。 (3)負責場(chǎng)外的布置工作。 (4)負責舞臺布置等其他工作。
(5)負責活動(dòng)現場(chǎng)各工作小組工作情況的檢查、督促工作。 工作要求：按要求做好現場(chǎng)的布置及現場(chǎng)各小組工作情況的督導。 后勤組： 組長(cháng)：待定 組員：待定
(1)負責煙、酒、飲料的管理準備工作。 (2)現場(chǎng)桌椅擺放、人員座次安排等工作事宜。 (3)負責活動(dòng)現場(chǎng)餐飲的管理工作。 (4)道具等所需物資的`采購。 工作要求：
(1)做好領(lǐng)導的座次安排。
(2)各單位座次安排劃分區域，做好拼桌安排。
(3)專(zhuān)人與酒店對接，掌握好上菜時(shí)間，對出現的問(wèn)題及時(shí)處理。(如飯菜問(wèn)題)
(4)做好飲料、煙酒的發(fā)放、回收。
(5)領(lǐng)導退場(chǎng)的安排，專(zhuān)人負責迎送。
安保組：
組長(cháng)：待定
組員：待定
(1)負責活動(dòng)現場(chǎng)安全保衛工作。
(2)活動(dòng)現場(chǎng)秩序維護工作。
(3)負責退場(chǎng)疏散工作。
工作要求：
重點(diǎn)做好現場(chǎng)安全及秩序管理工作，防止意外發(fā)生。(因酒后滋事者由所在單位負責處理)
注意事項：
(1)、各工作組在工作期間如遇解決不了的問(wèn)題及時(shí)向活動(dòng)組委會(huì )匯報并協(xié)商解決;
(2)、各組工作人員保證手機24小時(shí)開(kāi)通。
(3)、各組之間互相做好配合溝通工作，嚴格按照責任分工，制定詳細的工作計劃，責任到人、落實(shí)到位，確保晚會(huì )演出安全順利完成。
4、 活動(dòng)經(jīng)費預算
總預算：40000-50000元
本次年會(huì )活動(dòng)所需支持的費用預算，一定要有董事長(cháng)的明確批復。
各項環(huán)節都要有專(zhuān)人負責，各項費用也要落實(shí)到人。
各項支出都要有明確的票據。
(1) 禮儀公司費用：預計3000元到5000元
2個(gè)主持人、6個(gè)禮儀
服裝、化妝
音響、燈光
舞臺背景、會(huì )場(chǎng)墻布置
攝像及后期回顧光盤(pán)制作費用
(2)條幅、臺簽、紅地毯費用：預計500元
條幅10米預計100元
臺簽20個(gè)預計200元
紅地毯預計200元
(3)宣傳指示牌、抽獎箱、抽獎便條、簽到簿費用：預計200元
協(xié)會(huì )宣傳指示牌預計100元
抽獎箱：預計30-50元
抽獎便條自己制作
簽到簿：預計50元
(4)抽獎獎品、獎牌、獎杯、證書(shū)費用：預計5300元
抽獎獎品一等獎1名預計1000元，二等獎3名預計1500元，三等獎5名預計1000元
獎牌10個(gè)預計：預計500元
獎杯30個(gè)預計：預計900元
證書(shū)40個(gè)：預計400元
(5) 晚餐、煙酒、茶水費用：定26桌備4桌預計30000元
5、贊助商招商標準
贊助標準1：價(jià)值10000元的贊助，現金贊助不低于8000元(預計招商2家)
回饋：
1、 免收2015年全年會(huì )費
2、 協(xié)會(huì )宣傳牌標明贊助單位、年會(huì )現場(chǎng)特別鳴謝
3、 在餐飲協(xié)會(huì )的網(wǎng)站和微信公眾平臺做一年企業(yè)宣傳，一個(gè)
月至少發(fā)3條，宣傳內容由企業(yè)自行提供
贊助標準2：價(jià)值5000元的贊助，現金贊助不低于3000元(預計招商2-3家)
回饋：
1、 免收2015年半年會(huì )費，
2、 年會(huì )現場(chǎng)鳴謝，
3、 在餐飲協(xié)會(huì )的網(wǎng)站和微信公眾平臺做半年企業(yè)宣傳，一個(gè)
月至少發(fā)3條，宣傳內容由企業(yè)自行提供
贊助標準3：價(jià)值3000元的贊助(預計招商3-5家)
回饋：
1、 免收2015年半年會(huì )費，
2、 年會(huì )現場(chǎng)鳴謝，
贊助標準4：價(jià)值1000元的贊助(預計招商3-5家)
回饋：
1、 年會(huì )現場(chǎng)鳴謝
2、 在餐飲協(xié)會(huì )的網(wǎng)站和微信公眾平臺做半年企業(yè)宣傳，一個(gè)
月至少發(fā)3條，宣傳內容由企業(yè)自行提供
6、 媒體邀請
鄂爾多斯日報
鄂爾多斯晚報
鄂爾多斯廣播電視報
鄂爾多斯廣播電視臺
東勝區新聞中心
內蒙古法制報
三、活動(dòng)管理
1、簽到管理
嘉賓由禮儀小姐迎賓，嘉賓走過(guò)紅毯，走進(jìn)會(huì )場(chǎng)在會(huì )場(chǎng)入口布置專(zhuān)用簽到桌，嘉賓在簽到處簽字留影
嘉賓簽到之后填寫(xiě)抽獎便條(姓名、電話(huà))
在醒目位置放置協(xié)會(huì )宣傳指示牌
2、人員管理
(1) 來(lái)賓管理：
有專(zhuān)人負責接送指引工作
有專(zhuān)人負責人員分流及簽到工作
(2) 主持人管理：
要求服裝得體，面帶微笑
安排好主持人串詞，提前彩排
要求主持人可以調動(dòng)全場(chǎng)氣氛
(3) 演員、樂(lè )隊、禮儀管理：
演員、禮儀服裝統一，面帶微笑
提前彩排，發(fā)出演出流程
(4) AV及燈光技師管理：
提前測試好所有設備
發(fā)出演出流程，配合每個(gè)環(huán)節的效果
(5) 攝影攝像管理：
提前培訓，提出要求
3、會(huì )場(chǎng)及餐區管理
保持整體秩序及流程順利進(jìn)行，協(xié)調現場(chǎng)人員，控制好會(huì )場(chǎng)氛圍 有序引導來(lái)賓就座，保證每個(gè)人都有座位，預留出相應的VIP座位區域
有序安排來(lái)賓用餐，保證用餐區域清潔
4、后期工作
攝影圖片整理成冊
提供年會(huì )活動(dòng)剩余資料、禮品的清單
提供年會(huì )活動(dòng)總結報告，從背景分析、策劃和實(shí)施各方面進(jìn)行全面細致的總結分析成功與不足
制作多媒體回顧光盤(pán)
四、應急預案
1、 會(huì )場(chǎng)
場(chǎng)地考察，安排專(zhuān)人與現場(chǎng)協(xié)調，提前了解會(huì )場(chǎng)情況 規劃時(shí)，注意防火應急通道
保證會(huì )場(chǎng)秩序及用餐安全
設立應急小組
2、 AV部分
現場(chǎng)所有AV設備(包括筆記本電腦)均需在活動(dòng)開(kāi)場(chǎng)前、開(kāi)場(chǎng)后進(jìn)行多次檢查，以確保所有設備良好的運轉
活動(dòng)進(jìn)行中對所有文件同時(shí)在兩臺電腦上備份，以防現場(chǎng)一部出現問(wèn)題馬上可切換到另一部
話(huà)筒至少備2-3個(gè)，防止現場(chǎng)音效等有問(wèn)題
3、 彩排
彩排時(shí)所有演員和主持人均需到場(chǎng)參加 ，服裝要求統一 在活動(dòng)當日上午及下午分別對整體流程進(jìn)行多次完整彩排
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