- 相關(guān)推薦
外貿出口單證的工作流程
對外貿易亦稱(chēng)“國外貿易”或“進(jìn)出口貿易”，是指一個(gè)國家（地區）與另一個(gè)國家（地區）之間的商品和勞務(wù)的交換。這種貿易由進(jìn)口和出口兩個(gè)部分組成。以下是小編為大家整理的外貿出口單證的工作流程，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
工作流程：
1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：
一般在客戶(hù)下訂Purchase Order之前，都會(huì )有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節上的了解。
2.報價(jià)：
業(yè)務(wù)部及時(shí)回復客人查詢(xún)，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口（空運機場(chǎng)）及柜型等，等和客戶(hù)確定業(yè)務(wù)時(shí)， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶(hù)做正式報價(jià)。
3.得到訂單：
經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4.下生產(chǎn)單：
得到客人的訂單確認后，給工廠(chǎng)下訂單(工廠(chǎng)自己安排生產(chǎn)計劃)，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：
業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后制成工作任務(wù)單，交給部門(mén)跟單員跟進(jìn)。
6.下達生產(chǎn)通知：
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達生產(chǎn)通知, 通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后需業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應立即請客人修改L/C。
6.2：如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(hù)(不推薦運用這種方式)，需經(jīng)總經(jīng)理確認批準。
7.驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨(部門(mén)跟單員跟進(jìn))。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來(lái)驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)查貨并將查貨日期告知外貿部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8.備制基本文件單證:
在收到客戶(hù)正式的訂單時(shí)，應制作出口合同, 出口商業(yè)發(fā)票,裝箱單，出口貨物托運單,核銷(xiāo)單, 報關(guān)單, 報關(guān)委托書(shū), 報驗委托書(shū)(工廠(chǎng)的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.（應由單證員制作，交給業(yè)務(wù)跟單員跟進(jìn)）。
9.商檢：
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠(chǎng)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉：
10.1.如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通�？腿藭�(huì )指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發(fā)出書(shū)面定倉通知，通常在開(kāi)船5天前可拿到進(jìn)倉單。
10.2.如果是由賣(mài)方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢(xún)船期，運價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，到港時(shí)間準時(shí),船期時(shí)間合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通知客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認可的船公司。開(kāi)船前一周書(shū)面定倉，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到進(jìn)倉單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報關(guān)要求，等內容。 10.4.向運輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書(shū)面出口貨物托運單，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯.
11.安排拖柜：
(千萬(wàn)記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)
11.1.貨物做好并驗貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應選擇安全可 靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(cháng)期合作，以確保安全及準時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉確認書(shū)/裝柜圖紙，船公司，定倉號，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料，列明柜號、車(chē)牌號、司機及聯(lián)系電話(huà)等。
11.2.傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號、訂單號、車(chē)牌號以及司機聯(lián)系電話(huà)。
11.3.要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數量等，并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住封緊鎖上.
12.委托報關(guān)：
在拖柜前要將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時(shí)，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數量，本公司的聯(lián)系人和電話(huà)地址等。
13.獲得運輸文件：
13.1.最遲在開(kāi)船后兩天內，要將提單補充內容(如果需要修改的話(huà))傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
13.3.及時(shí)支付運雜費，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。
13.4. 如果客戶(hù)是做FOB條款的, 應該及時(shí)通知客戶(hù)保險,并將提單副本傳真給他。
14.準備其他文件
14.1.商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對發(fā)票的條款應顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
14.2.FORM A原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉運的貨物，FORM A證書(shū)通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進(jìn)行再加工。
14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿易促進(jìn)會(huì )辦理，要求低一些�？稍诎l(fā)貨之后不太長(cháng)的時(shí)間內補辦。如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內，要通知客人發(fā)貨的細節，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內辦理。
14.5.裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來(lái)的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要與提單相符。
15. 交單：
15.1.采用L/C收匯的，應在規定的交單時(shí)間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒(méi)有錯誤，才交銀行議付。
15.2.采用30% deposit,T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果100%T/T收匯的，要求收全款貨款才能做貨的，要等收款后再安排生產(chǎn)。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢(xún)，統計等。
17.文件存檔：
所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時(shí)應注意收集�？者\價(jià),船期，航線(xiàn)，等信息，為業(yè)務(wù)員的報價(jià)提供幫助.
工作內容：
1、及時(shí)安排好打樣。
要按客戶(hù)的要求，書(shū)面詳細列出打樣單。打樣單上應嚴格明晰四大要素：數量、原材料、產(chǎn)品結構和工期。打樣單應由主管簽字后，方能遞交工廠(chǎng)安排打樣，如涉及新開(kāi)模具，應請示主管；打樣需新購原料或輔料，應書(shū)面通知采購部購買(mǎi)。樣品完成后，應仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶(hù)，樣品是否向客戶(hù)收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決定�？偟脑瓌t是：樣品收費，運費到付。
2、嚴格把握“報價(jià)單”，精確地報出美金銷(xiāo)售價(jià)格。
報價(jià)單（成本核算單）原則上是由工廠(chǎng)核算的。業(yè)務(wù)員在向工廠(chǎng)索取報價(jià)單（成本核算單）時(shí)，應拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到工廠(chǎng)提供的報價(jià)單（成本核算單）后，業(yè)務(wù)員應逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發(fā)現材料使用錯誤或者材料價(jià)格使用錯誤以及尺寸有偏差等，應立即通知工廠(chǎng)，要求工廠(chǎng)立即改正錯誤。
當遇到工廠(chǎng)未能及時(shí)提供報價(jià)單（成本核算單），客戶(hù)又要馬上提供報價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應立即動(dòng)手，收集相應的報價(jià)單（和以前的類(lèi)似報價(jià)比較）數據，自己制作出準確的報價(jià)單。
業(yè)務(wù)員一定要將報價(jià)單中利潤和銷(xiāo)售利潤率的情況記錄下來(lái)，供日后參考。
美金賣(mài)價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)經(jīng)理審核后，方能對外報價(jià)。個(gè)別客戶(hù)提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來(lái)龍去脈向主管匯報清楚，由經(jīng)理決定如何操作。
3、積極主動(dòng)與客戶(hù)保持聯(lián)系，促使客戶(hù)及早下訂單。
樣品寄給客戶(hù)之后，應在快遞網(wǎng)頁(yè)上查閱客戶(hù)是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶(hù)樣品收到后，應立即發(fā)信給客戶(hù)，非�？蜌獾卦�(xún)問(wèn)客戶(hù)對樣品的評價(jià)，詢(xún)問(wèn)客戶(hù)是否有下訂單的可能。
4、業(yè)務(wù)員應始終牢固樹(shù)立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。
客戶(hù)下訂單后，業(yè)務(wù)員應在第一時(shí)間整理出公司內部業(yè)務(wù)聯(lián)系清單或者廠(chǎng)內合同，并立即下發(fā)到有關(guān)部門(mén)�？蛻�(hù)下訂單后，業(yè)務(wù)員應立即放下手頭其它并非萬(wàn)分要緊的事情，全身心投入到對客戶(hù)訂單的分析，圍繞“數量、原材料、產(chǎn)品結構和工期”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認樣核對（必要時(shí)要再次與車(chē)間溝通），如有客戶(hù)交待不清的，應立即發(fā)電子郵件與客戶(hù)
書(shū)面確認�？蛻�(hù)確認后，立即填寫(xiě)廠(chǎng)內合同并下發(fā)。從收到客戶(hù)原始訂單到廠(chǎng)內合同下發(fā)，
整個(gè)過(guò)程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅決不能用1小時(shí)解決，能1小時(shí)解決的，堅決不能用2小時(shí)解決，以此類(lèi)推。整個(gè)過(guò)程，最長(cháng)不能超過(guò)48個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無(wú)條件調休。如客戶(hù)原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶(hù)在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內沒(méi)有回復的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應立即做兩件事：第一，盡快聯(lián)系客戶(hù)，催促客戶(hù)盡快書(shū)面回復；第二，口頭匯報主管，講明情況，如主管提出新的建議的，立即按主管要求去做。
廠(chǎng)內合同的填寫(xiě)應全部反映出客戶(hù)訂單的所有內容及要求，以便車(chē)間的準確貫徹和執行。廠(chǎng)內合同中應絕對杜絕模糊語(yǔ)言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門(mén)”等等。
在廠(chǎng)內合同的右下角，業(yè)務(wù)員應手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對訂單的內容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒(méi)有任何絲毫的差錯，也表明業(yè)務(wù)員已對此訂單已經(jīng)完全承擔全部的責任。
當然，訂單最終確認的另一個(gè)重要的指標是客戶(hù)30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓技術(shù)部先計算用料，但要書(shū)面通知采購部：“所有物料采購等通知”。
5、把客戶(hù)的包裝要求完整、全面、清晰、及時(shí)地告訴包裝部門(mén)，以保證包裝物品的及時(shí)到位。
6、與技術(shù)部、采購部和生產(chǎn)部負責人全程保持溝通，了解訂單的算料、物料采購、生產(chǎn)安排、實(shí)際生產(chǎn)動(dòng)態(tài)和包裝物品到位程度的最新情況。如主管或經(jīng)理詢(xún)問(wèn)有關(guān)這些情況，業(yè)務(wù)員必須能對答如流，絕對要避免“我不知道”、“我還不清楚”、“大概……”這樣的言語(yǔ)。
7、會(huì )同技術(shù)人員和生產(chǎn)部質(zhì)量檢驗人員，作好詳細的書(shū)面驗貨記錄。
技術(shù)人員和生產(chǎn)部質(zhì)量檢驗人員隨時(shí)檢查成品質(zhì)量情況，作好詳細的書(shū)面驗貨記錄。如果發(fā)現成品有質(zhì)量問(wèn)題，應立即匯報外貿主管，并立即通知生產(chǎn)部負責人，以便在第一時(shí)間采取措施。反映質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，應隨機抽樣，列出數據，顯示質(zhì)量問(wèn)題的百分比，養成用數據說(shuō)話(huà)的良好習慣。既不能以偏概全、小題大做，更不能視而不見(jiàn)、無(wú)所作為。
8、業(yè)務(wù)員在驗貨時(shí)，同時(shí)應對訂單的所有貨號進(jìn)行現場(chǎng)拍照，并存入電腦檔案。
9、提早與生產(chǎn)部負責人溝通，預先安排好大貨的出貨計劃。
負責人溝通出貨計劃確認后，先與客戶(hù)確認，客戶(hù)確認后，立即準備好所有出貨資料，并在第一時(shí)間訂好艙位或航班。所有拖箱時(shí)間或送貨日期確認后，應立即發(fā)出書(shū)面“出貨通知”�！俺鲐浲ㄖ钡陌l(fā)放范圍應明確書(shū)寫(xiě)清楚。
10、做好貨款的回收。
如果是信用證付款，要在發(fā)貨之前將信用證上所要求的所有單據準備齊全，并確保無(wú)誤，以避免銀行審核過(guò)程中發(fā)現任何不符點(diǎn)，而造成貨款回收的延誤，如因業(yè)務(wù)員繕制單據出現任何
紕漏而導致貨款無(wú)法回收，業(yè)務(wù)員將承擔相關(guān)責任。
11、按照財務(wù)會(huì )計的要求，月底之前及時(shí)將本月發(fā)貨的每批貨物的相應單據包括提單復印件、報關(guān)單復印件、場(chǎng)站收據、訂單合同、裝箱單以及稅務(wù)局出口產(chǎn)品專(zhuān)用發(fā)票提交到財務(wù)部門(mén)。以便財務(wù)部門(mén)及時(shí)辦理核銷(xiāo)及退稅。
12、完成主管交辦的其他事項。
【外貿出口單證的工作流程】相關(guān)文章：
海運單證制作流程知識11-16
單證員考試報名流程03-18
國際商務(wù)單證員報考條件及流程03-07
單證工作總結02-14
單證崗位的工作總結10-23
外貿出口合同04-20
外貿出口合同12-07
外貿出口崗位職責05-05