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英文商務(wù)信函的寫(xiě)作特點(diǎn)
寫(xiě)作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫(xiě)作商務(wù)信函有借鑒作用。
口語(yǔ)化
每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的內容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化�！ ∠胂笠幌�，如果您由于無(wú)法準時(shí)交貨而在電話(huà)上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì )怎么說(shuō)？我想您會(huì )說(shuō)“I am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話(huà)中您會(huì )這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。
語(yǔ)氣語(yǔ)調
由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調也應該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達到一個(gè)什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調來(lái)表現。
真誠
不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說(shuō)什么，都要帶著(zhù)您的誠意去說(shuō)。把寫(xiě)好的信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對方正在電話(huà)中與您通話(huà)，他一定能夠感受到您的自然和真誠。 直接 跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產(chǎn)生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會(huì )混淆視聽(tīng)，非但不能讓讀者感興趣，反而會(huì )讓他們惱火，產(chǎn)生反感。
禮貌
我們這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態(tài)度。如果本著(zhù)這樣的態(tài)度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會(huì )因此失去這個(gè)朋友，不會(huì )影響今后合作的機會(huì )。
特別要注意，當雙方觀(guān)點(diǎn)不能統一時(shí)，我們首先要理解并尊重對方的觀(guān)點(diǎn)。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時(shí)，請表現一下您的高姿態(tài)，您可以據理力爭，說(shuō)明您的觀(guān)點(diǎn)，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。
還要提醒一點(diǎn)，中國人有句話(huà)叫做“過(guò)猶不及”。任何事情，一旦過(guò)了頭，效果反而不好。禮貌過(guò)了頭，可能會(huì )變成阿諛?lè )畛�，真誠過(guò)了頭，也會(huì )變成天真幼稚。所以最關(guān)鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。 簡(jiǎn)潔 就象前面提到的，要用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫(xiě)信函，讓您的信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單，清楚，容易理解。用常見(jiàn)的單詞，避免生僻或者拼寫(xiě)復雜的單詞。一個(gè)單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長(cháng)的連詞。在同一封信函里，不要使用多個(gè)相同含義的單詞。比如，您前面寫(xiě)了“goods have been sent”，那后面再提到這件事時(shí)就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫(xiě)會(huì )誤導您的讀者無(wú)謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。
精確
當涉及到數據或者具體的信息時(shí)，比如時(shí)間，地點(diǎn)，價(jià)格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會(huì )使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。 針對性 請在郵件中寫(xiě)上對方公司的名稱(chēng)，或者在信頭直接稱(chēng)呼收件人的名字。這樣會(huì )讓對方知道這封郵件是專(zhuān)門(mén)給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無(wú)法確定收信人的名字，那就在稱(chēng)呼一欄里寫(xiě)“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。 語(yǔ)言樸實(shí) 前面我們說(shuō)過(guò)，商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語(yǔ)言習慣，他們更愿意使用簡(jiǎn)練而樸實(shí)的語(yǔ)言。所以當我們跟西方人進(jìn)行商務(wù)溝通時(shí)，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接寫(xiě)成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，這樣才更加符合西方人的語(yǔ)言習慣。
回復迅速及時(shí) 給買(mǎi)家的回復，千萬(wàn)要迅速及時(shí)。因為買(mǎi)家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時(shí)，就可能因為搶不到先機而失去商機。 標題 這一點(diǎn)是特別針對寫(xiě)電子郵件的。也許很多人都沒(méi)有意識到，事實(shí)上，E-mail的標題是很重要的一個(gè)部分，您的郵件給對方的第一個(gè)印象就是通過(guò)標題來(lái)完成的。如果標題沒(méi)有內容，看起來(lái)象群發(fā)的垃圾郵件的話(huà)，很多買(mǎi)家就會(huì )直接刪除。比如這樣的標題“How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile‘s Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”這樣您的郵件會(huì )顯得更加專(zhuān)業(yè)。
校對
寫(xiě)完之后，一定要檢查。最基本是要確保拼寫(xiě)和語(yǔ)法正確，然后檢查一下您所提供的事實(shí)，數據等是否有錯。我們都會(huì )犯錯，但即使在您的信函里有一個(gè)極小的失誤，也可能會(huì )破壞您在溝通方面的可信度，并使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。
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