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解析商務(wù)會(huì )面中用英語(yǔ)“面對面”如何溝通
作為商務(wù)英語(yǔ)溝通的重要組成部分之一——成功面對面溝通(Face-to-Face Communication)毫無(wú)疑問(wèn)是最為直接、快捷的。然而，事實(shí)上，如何成功地與英美商業(yè)人士面對面溝通，對許多國內商務(wù)人員來(lái)講仍是一大挑戰。即便是英文口語(yǔ)流利者，由于缺乏必要的溝通技巧，抑或不了解相關(guān)的背景知識，也會(huì )常常導致溝通的失敗。筆者根據多年與英美商業(yè)人士打交道的經(jīng)驗以及多年的理論研究，通過(guò)本文向讀者介紹了商務(wù)會(huì )面的具體過(guò)程，并分析了其中所涉及的功能句型、身體語(yǔ)言、文化差異以及其他注意事項。
溝通過(guò)程(Communication Process)
一些商業(yè)人士在與外籍生意伙伴打交道時(shí)由于不熟悉溝通的具體過(guò)程再加上英語(yǔ)語(yǔ)言能力又欠缺，見(jiàn)面后往往會(huì )不知所措、語(yǔ)無(wú)倫次，結果雙方都很尷尬，這樣顯然不利于商務(wù)合作。以下將一次完整的初次商務(wù)會(huì )面分解成八個(gè)部分，具體如下表：
Opening 1. 打招呼(Greeting)
2. 介紹(Introduction)
3. 寒暄(Small talk)
Body 4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)
5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)
6. 結束正題談話(huà)前過(guò)渡(Pre-closing the conversation)
Closing 7. 結束談話(huà)(Closing the conversation)
8. 再見(jiàn)(Farewell)
以上八個(gè)構成部分是按照初次商務(wù)會(huì )面來(lái)分解的，若是相互熟悉的商業(yè)人士之間則可以省去以上第二步的介紹，其他過(guò)程都基本相同。
常見(jiàn)功能句型(Practical Expressions)
了解商務(wù)會(huì )面的各個(gè)構成步驟之后，下一步商務(wù)溝通者應當熟悉并且盡量做到熟練掌握每個(gè)步驟相對應的基本功能句型。下面以對話(huà)的形式分別列舉功能句型并作簡(jiǎn)要介紹。
1. 打招呼(Greeting)
打招呼的英語(yǔ)表達很多，可分為正式與非正式用語(yǔ)，商務(wù)會(huì )面應當使用較為正式的打招呼用語(yǔ)，常見(jiàn)表達如下：
A: Nice/glad/pleased to meet you. B: Nice/glad/pleased to meet you too.
若是會(huì )面的雙方已相互熟悉，則可用以下表達：
A: Good afternoon/morning! B: Good afternoon/morning!
A: How are you (doing)? B: I’m very well. And you?
A: How is everything? B: Not bad. What about you?
A: How are things? /How is it going? B: Everything is fine. How about you?
2. 介紹(Introduction)
介紹分自我介紹和介紹別人，常見(jiàn)句型如下：
A: I’d like to introduce myself. My name is Jay. B: Nice to meet you. I’m Tom.
A: Let me introduce myself. My name is Peter. B: Pleased to meet you. My name is Jenny.
A: May I introduce you to our manager, Mr. Lee? B: Yes, please. Pleased to meet you, Mr. Lee.
A: I’d like you to meet Jane Brown, our department/line manager. B: Nice to meet you, Mr. Brown. My name is Tom Jackson.
3. 寒暄(Small talk)
寒暄雖然不屬于業(yè)務(wù)洽談內容，但它卻是商務(wù)溝通重要構成部分。和英美人士寒暄時(shí)要了解他們的寒暄習慣以及話(huà)題，應盡量避免涉及個(gè)人隱私的話(huà)題。以下是一組適當的寒暄話(huà)題及相關(guān)表達。若交談雙方已非常熟悉，這一過(guò)程也可能會(huì )省略或相對縮短。
4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)
寒暄過(guò)后可以利用以下句型自然過(guò)渡到業(yè)務(wù)洽談：
A: Let’s get started. B: Yes, I’m looking forward to it.
A: Let’s get down to business. B: OK.
A: Shall we get down to business? B: Yes, please.
5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)
順利的寒暄之后，交談雙方會(huì )感動(dòng)自然、放松，這對下一個(gè)溝通過(guò)程(即交談的目的：業(yè)務(wù)洽談)非常有利。事實(shí)上，許多商業(yè)人士認為商務(wù)溝通的難點(diǎn)在于業(yè)務(wù)洽談前后的一些步驟，尤其是寒暄這部分。成功的寒暄往往會(huì )帶來(lái)令人愉悅的業(yè)務(wù)洽談氛圍。業(yè)務(wù)洽談的具體過(guò)程涉及各種功能句型，在此就不一一列舉。應當強調的一點(diǎn)是，會(huì )面的目的在于溝通，因此，我們在用英語(yǔ)和外籍商業(yè)人士溝通時(shí)不要因為害怕犯語(yǔ)法錯誤而不敢表達。
6. 結束談話(huà)前過(guò)渡(Pre-closing the conversation)
我們知道寫(xiě)作要注意行文的銜接與連貫，口頭表達也應過(guò)渡自然。在結束談話(huà)之前，交談雙方可以使用以下表達順利過(guò)渡到會(huì )談的結尾：
A: I think we have covered every point. B: I think so.
A: I think that covers everything. B: Yes, I agree.
A: OK. Shall we go over what we’ve talked about today? B: Yes, please.
7. 結束談話(huà)(Closing the conversation)
結束業(yè)務(wù)洽談后，東道主一般要感謝來(lái)訪(fǎng)者并表達將來(lái)再次見(jiàn)面或聯(lián)系的愿望，常見(jiàn)的表達如下：
感謝(Thanking)
A: Thank you for your help. B: I’m glad I could help.
A: I really appreciate your time. B: It’s my pleasure.
A: Thank you for your cooperation. B: You’re welcome.
展望未來(lái)(Looking forward)
A: I look forward to seeing you again. B: Me, too.
A: Have a good weekend/journey/holiday. B: You, too.
8. 再見(jiàn)(Farewell)
表達再見(jiàn)概念的用語(yǔ)較多，常見(jiàn)商務(wù)場(chǎng)合的表達如下：
A: Nice meeting you. Goodbye. B: Nice talking to you too. Bye.
A: Speak to you soon. B: Me, too.
A: Take care. B: Cheers. (British way).
身體語(yǔ)言(Body Language)
本文第二和第三部分探討的都是言語(yǔ)溝通(Verbal Communication)，事實(shí)上，除了言語(yǔ)溝通，溝通還包括非言語(yǔ)溝通(Non-Verbal Communication)，而后者主要是指由身體語(yǔ)言(Body Language)。Language)。在面對面溝通過(guò)程中，非言語(yǔ)溝通同樣也很重要，不恰當的肢體語(yǔ)言，可能會(huì )帶來(lái)適得其反的暗示。成功的商務(wù)英語(yǔ)會(huì )面不僅要求會(huì )談?wù)邠碛惺炀氂⒄Z(yǔ)語(yǔ)言技能，同時(shí)也要求會(huì )談?wù)哒故厩‘數纳眢w語(yǔ)言。身體語(yǔ)言涉及的內容廣泛，語(yǔ)言學(xué)家Don Gabor在她的一本題為How to Start a Conversation and Make Friends的書(shū)里歸納了六個(gè)字母(S-O-F-T-E-N)體態(tài)語(yǔ)言技巧。六個(gè)字母分別代表：Ｓ＝Soften；Ｏ＝Open Posture；Ｆ＝Forward Lean；Ｔ＝Touch；Ｅ＝Eye-Contact；Ｎ＝Nod，以下筆者將根據她的觀(guān)點(diǎn)來(lái)介紹一下商務(wù)會(huì )面中如何表現得舉止得體。
1. 微笑(Smile)：微笑是友好、愿意和別人交談的表示。當你笑臉迎接對方時(shí)，通常對方也會(huì )報以微笑。當你笑臉熱情問(wèn)候對方時(shí)，你會(huì )發(fā)現對方的態(tài)度也會(huì )很友好。
2. 開(kāi)放式姿勢(Open Posture)：開(kāi)放式站立姿勢是一種歡迎別人和你交談的姿態(tài)。具體而言，你的手不要托著(zhù)下巴或遮住嘴巴，雙臂不要在胸前交叉，要自然擺放，和對方的距離適中，眼睛看著(zhù)對方。這樣的姿勢和神態(tài)清楚地向對方表示：你樂(lè )意和對方交談。
3. 身體前傾(Forward Lean)：和對方講話(huà)時(shí)，身體要稍微前傾，尤其是坐下的時(shí)候。這表示你對對方的講話(huà)有興趣，說(shuō)明你在專(zhuān)心聽(tīng)對方講話(huà)。
4. 握手(Touch)：和對方見(jiàn)面時(shí)候，表示友好的最普通的方式就是熱情而較有力的握手。它不僅象征著(zhù)友好，而且可以帶來(lái)和諧平等的氛圍。相對中國人而言，英美人士握手時(shí)間稍短，但較有力度。在他們看來(lái)，過(guò)于松弛的握手會(huì )有不夠真誠的感覺(jué)。此外，他們不僅在見(jiàn)面時(shí)握手，而且在講話(huà)結束時(shí)也要握手告別。
5. 視線(xiàn)交流(Eye-Contact)：眼睛是傳遞非言語(yǔ)信息的最有效渠道。聽(tīng)對方講話(huà)時(shí)，你的眼睛自然大方地看著(zhù)他/她，表示你對講話(huà)的內容感興趣。相對中國人而言，英美人士視線(xiàn)接觸的時(shí)間較長(cháng)。在英美文化里，若是溝通雙方缺乏足夠的視線(xiàn)接觸，不僅會(huì )使大家感到尷尬，而且還可能表示各自都有所隱瞞。
6. 點(diǎn)頭(Nod)：和對方交談時(shí)，人們經(jīng)常用點(diǎn)頭表示贊同或自己在認真聽(tīng)。在商務(wù)場(chǎng)合里，這一身體語(yǔ)言就更加重要。
溝通中的文化障礙(Inter-Cultural Barriers)
沒(méi)有脫離語(yǔ)言的文化，沒(méi)有不含文化的語(yǔ)言，而文化差異常常導致溝通障礙。因此，成功的商務(wù)溝通需要商業(yè)人士跨越文化差異所導致的障礙，面對面溝通表現尤為明顯以下列舉一些面對面溝通所涉及的中西常見(jiàn)文化差異：
1. 稱(chēng)呼(Addressing)：在中國企業(yè)內部，下級一般用頭銜加上姓稱(chēng)呼上級，如：李經(jīng)理，張主任，如果直譯成英文Manager Li、Director Zhang則不符合英文的表達習慣，英文中的相應表達應該是：Mr. Li、Mr. Zhang。
2. 打招呼(Greeting)：中國人之間見(jiàn)面打招呼習慣問(wèn)：“吃過(guò)了嗎？去哪？忙什么？”若以同樣問(wèn)題和英美人打招呼(Have you eaten? Where are you going? What are you busy with?)，不僅不符合他們的文化習慣，可能還會(huì )因為這些涉及他們的隱私而冒犯他們。
3. 恭維和謙虛(Compliments and Modesty)：謙虛是中國人的美德，尤其在受到恭維時(shí)他們更是要謙虛一番。然而，和西方人打交道時(shí)，謙虛不僅不會(huì )帶來(lái)贊譽(yù)，反而可能會(huì )導致誤解。
4. 中國人的客氣往往也會(huì )讓西方人迷惑不解。中國人在接受禮物之前往往會(huì )客氣一番，通常會(huì )說(shuō)“不(No)”，在對方再三堅持下才會(huì )接受。西方人表達意愿時(shí)一般更直截了當，想要就說(shuō)“Yes”，否則才說(shuō)“No”。了解這一差異可以避免產(chǎn)生不必要的誤解和尷尬。
5. 多說(shuō)“Thank You！”和“Sorry”：集體主義(Collectivism)是中國傳統文化的重要特征，具體而言體現在許多方面，如：吃飯時(shí)共一盤(pán)菜、喝酒時(shí)勸酒，也沒(méi)有西方人那種強烈的隱私觀(guān)念，在這一文化氛圍里，人們在獲得幫助時(shí)(尤其是從好朋友或家人那里)，往往不大提“謝謝”這兩個(gè)字；同時(shí)在給對方帶來(lái)不便時(shí)往往也不太會(huì )去道歉。而在以個(gè)體主義為導向(Individualism-Oriented)西方文化里，人們在接受到一丁點(diǎn)幫助 (即使是家人之間)時(shí)都會(huì )說(shuō)謝謝；在給他人造成一點(diǎn)點(diǎn)麻煩或不便時(shí)都會(huì )說(shuō)對不起。“謝謝”和“對不起”可以說(shuō)一天到晚都掛在他們的嘴邊。了解這一差異對跨文化商務(wù)溝通尤其重要，否則，在西方人眼里不太習慣說(shuō)“Thank You！”、“Sorry！”的中國商務(wù)人士會(huì )顯得不夠禮貌。
誠然，面對面與外商進(jìn)行自然和諧的溝通非一日之功，但只要了解面對面溝通所具備的特點(diǎn)，所需要的技能，并熟知其中的文化差異，成功溝通指日可待！
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