加強高校檔案編研的主要對策分析論文
論文關(guān)鍵詞:檔案編研 理念 對策
論文摘要:文章從高校檔案編研的現狀出發(fā)，探析了高校檔案編研的基本理念，提出了高校檔案編研的基本方略。
隨著(zhù)高校辦學(xué)規模的擴大，對檔案的要求，無(wú)論是檔案的規范性，還是檔案的創(chuàng )新性，都越來(lái)越高。如何加強高校檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，如何使高校檔案管理適應現代高校發(fā)展的要求，這是高校檔案館及其管理部門(mén)面臨的又一重大課題。筆者認為，必須突破傳統的檔案、整理、被動(dòng)服務(wù)的工作思路，積極主動(dòng)地研究和開(kāi)發(fā)檔案資源，對高校檔案進(jìn)行深加工，為促進(jìn)高校教學(xué)、科研、管理等各項工作協(xié)調發(fā)展進(jìn)言獻策，提高高校檔案的社會(huì )服務(wù)性水平。因此，高校檔案部門(mén)必須加強檔案的編研工作，采取有效措施，促進(jìn)高校檔案編研工作順利進(jìn)行。
一、高校檔案編研的基本現狀
從高�？傮w情況看，各高校檔案編研工作的水平參差不齊，編研成果還不能完全滿(mǎn)足高校教學(xué)科研發(fā)展的需要，不能滿(mǎn)足黨政管理決策參考的需要，集中表現在以下方面:
1.檔案編研機構不健全，職能不明確，編研工作難以順利開(kāi)展
根據原國家教委6號令第三條規定:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎工作之一。各高等學(xué)校必須把檔案工作納人學(xué)校整體發(fā)展規劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導和管理�！钡捎趥鹘y觀(guān)念的影響，不少學(xué)校認為檔案管理就是把處理完的文件裝訂整齊放在鐵柜內不要丟失就行了，并未重視檔案機構的完善和人員配備。有些規模較大的高校只設有檔案室，配備2-3名工作人員。在這種情況下檔案工作人員只能忙于檔案的收集整理和日常借閱，根本無(wú)暇顧及檔案編研;有些高校成立了檔案館，但除少數館設立了編研部(科)外，大多數檔案館內部的職能機構設置采用按檔案類(lèi)別劃分的形式，每個(gè)部(科)工作的主要職能與上述檔案室近似。由于沒(méi)有明確的編研機構和編研人員，編研工作的隨意性很大，編研工作也無(wú)法正常有序地開(kāi)展。
2.檔案編研的組織性、計劃性不強，編研成果缺乏針對性、實(shí)用性
由于受人員編制等諸多因素的影響，不少檔案館的工作重心側重在檔案的收集、保管和利用上，作為檔案管理過(guò)程重要一環(huán)的檔案編研工作往往未被納入工作計劃和規劃，有時(shí)為迎接檢查或升級達標就臨時(shí)組織部分人員搞突擊。而檔案編研實(shí)質(zhì)上是一個(gè)科學(xué)的、復雜的智力活動(dòng)過(guò)程，它有著(zhù)較強的理論性和實(shí)踐性，倉促上陣的編研人員重負之下無(wú)暇鉆研檔案編研理論，也無(wú)暇進(jìn)行需求調查，工作不能有的放矢。這樣編研出來(lái)的成果大多是一些原始材料的簡(jiǎn)單匯總，信息含量低，針對性、實(shí)用性不強，利用率不高，即使印發(fā)到一些職能部門(mén)也被束之高閣，從而給檔案工作帶來(lái)負面的影響。
3.檔案編研起點(diǎn)低，編研成果難上水平
檔案不僅要“編”，而且要“研”，編和研是既獨立又聯(lián)系的辯證統一體�！把小庇姓{研和研究?jì)蓪雍x，它是編研的基礎和前提，并貫穿于編研的全過(guò)程，能使編研進(jìn)一步深化;而編又是研的目的和結果，不能只編不研，或只研不編，只有二者有機結合、同步發(fā)展，才能創(chuàng )造出高質(zhì)量的編研成果。目前，有不少高校的編研工作還處于初級階段，只編不研或編多研少的現象較為突出，雖然編研的種類(lèi)不少、數量較多，但在質(zhì)量上缺乏一定的深度，學(xué)術(shù)性不強，大多局限在一次文獻、二次文獻的編研，不次文獻的編研寥寥無(wú)幾，與高校其他學(xué)科的水平和成果相比，存在明顯差距。
4.檔案編研囿于思維定勢，缺乏工作預見(jiàn)性、前瞻性
高校的檔案館藏反映了學(xué)校成長(cháng)和發(fā)展的每一點(diǎn)足跡，其豐富的信息資源為當今高校教學(xué)、科研、管理提供決策、參考作用的價(jià)值不可低估。但檔案工作人員傳統的“坐等上門(mén)”、不與外界廣泛聯(lián)系溝通的現狀仍然存在，用戶(hù)與檔案工作人員之間只有“你來(lái)”，沒(méi)有“我往”，極具價(jià)值的檔案資源“養在深閨無(wú)人曉”。因此，必須加強檔案工作的預見(jiàn)性、前瞻性，這是高等教育改革與發(fā)展對檔案管理提出的新要求。檔案工作人員只有深人到職能部門(mén)去調查了解他們究竟“需要什么”，編研才能出“精品”、受歡迎。
二、高校檔案編研的基本理念
上述種種現象表明，目前高校檔案的編研工作并沒(méi)有引起高校管理部門(mén)和檔案館的高度重視。為此，很有必要對高校檔案編研的基本理念進(jìn)行研究分析。
筆者認為，高校檔案編研工作的最終目標是，應用檔案業(yè)務(wù)知識，對收集整理的檔案資料進(jìn)行科學(xué)編研，使之成為更加系統、完善、精煉、有用的檔案資料，為利用者提供方便，為高校管理機構提供決策依據。這表明，它是一項具有創(chuàng )造性，預見(jiàn)性、前瞻性的業(yè)務(wù)活動(dòng)。因此，高校檔案編研的基本理念就必須以市場(chǎng)需求為導向，以社會(huì )效益為中心，以高�？沙掷m發(fā)展為服務(wù)宗旨，深人研究高校管理部門(mén)及院系和社會(huì )各界對檔案的要求，高校管理部門(mén)、各院系、檔案館等部門(mén)都要高度重視檔案編研工作，檔案館職員要從針對性、實(shí)用性、科學(xué)性這些角度來(lái)開(kāi)展高校檔案編研工作。比如，目前有些高校有關(guān)科研方面的檔案，只是停留在歷年資料的簡(jiǎn)單匯集上，對這方面資料的分析還是個(gè)空白。再如，有些高校在學(xué)生招生人數方面、高校的教學(xué)設備方面、高校師資方面等等，也只是進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的數據，至于這些方面的比例關(guān)系并沒(méi)有進(jìn)行認真的編研，等等。類(lèi)似這些問(wèn)題的分析、研究工作目前在許多高校還是個(gè)空白。從2002年我省開(kāi)展的本科教學(xué)評估中，評估專(zhuān)家在許多高校都發(fā)現了許多類(lèi)似于上述的問(wèn)題。這就不能不引起我們的注意和足夠的重視。所有上述問(wèn)題、筆者認為，關(guān)鍵是沒(méi)有樹(shù)立正確的檔案編研的基本理念，檔案管理仍然停留在傳統意義的簡(jiǎn)單和整理這個(gè)層面上。因此，一方面必須從思想上給予足夠的重視，明確當前高校檔案編研的重要性和必要性，樹(shù)立正確的檔案編研的基本理念。另一方面必須加強高校檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓，以提高檔案編研的水平。三、加強高校檔案編研工作的主要對策
高校檔案編研工作若要全面開(kāi)展起來(lái)，產(chǎn)生社會(huì )效益，就要調動(dòng)全校各院、系的積極性，把院系的兼職檔案員與專(zhuān)職人員組成一支編研隊伍，報課題、立項目，與學(xué)校的教學(xué)、科研、管理緊密地結合起來(lái)，使之成為一項具有創(chuàng )造性，、預見(jiàn)性和前瞻性的系統工程。為此檔案從業(yè)人員必須掌握和深人領(lǐng)會(huì )檔案編研的基本思想，全面應用管理學(xué)、統計學(xué)、信息科學(xué)、網(wǎng)絡(luò )、教育學(xué)等學(xué)科的綜合知識，圍繞針對性、實(shí)用性和科學(xué)性，開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源。
1.強化檔案編研思想
傳統高校檔案管理思想已經(jīng)不適應當代高校發(fā)展的要求，不利于高校適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟建設，也不利于促進(jìn)高校檔案研究工作的開(kāi)展。檔案編研的理論研究是沒(méi)有止境的，但是，如果沒(méi)有檔案編研的開(kāi)創(chuàng )性研究，檔案編研工作只能停留在口頭上。思想是行動(dòng)的指南，只要從思想上強化檔案編研，才能加強檔案的編研工作，開(kāi)創(chuàng )高校檔案編研的新局面。高校檔案館館長(cháng)尤其要率先強化檔案編研工作思想，才能組織力量，開(kāi)展檔案的編研工作。檔案編研工作是一項專(zhuān)業(yè)性勝極強的活動(dòng)，學(xué)校在安排檔案館館長(cháng)人選上一定要選專(zhuān)業(yè)對口的人才，這樣，才有利于組成一支專(zhuān)兼結合的編研隊伍，深人開(kāi)展編研工作。
2.專(zhuān)職檔案員要主動(dòng)與各部門(mén)接觸，了解各部門(mén)對檔案的需求
當前，大多數高校檔案工作思路是兼職檔案員每個(gè)學(xué)期期末把本部門(mén)相關(guān)檔案材料移交給檔案館，然后專(zhuān)職檔案員再進(jìn)行一些整理和。筆者認為，這種工作思路不適應現代高校發(fā)展要求，檔案館的職能和作用沒(méi)有得到充分發(fā)揮，而且，檔案編研是以市場(chǎng)需求為導向，檔案編研成果要具有針對性、實(shí)用性和科學(xué)性，才能滿(mǎn)足高校和社會(huì )的需求。因此，專(zhuān)職檔案員必須加強與校各部門(mén)的聯(lián)系，加強交流，了解他們對檔案資料的實(shí)際要求，做到有的放矢。
3.專(zhuān)職檔案員要主動(dòng)與檔案查閱人進(jìn)行交談
這是獲得檔案市場(chǎng)需求和社會(huì )需求第一手資料的重要途徑。因為，檔案查閱人是檔案需求市場(chǎng)的主體，通過(guò)與他們親切交談，可以更加深人了解高校和社會(huì )各界對檔案需求情況，從而有助于明確檔案編研的方向，使檔案編研成果更加具有實(shí)用性，其利用率必然會(huì )得到提高，檔案工作的作用將更加充分地得到發(fā)揮。
4.加強與其他高校專(zhuān)職檔案員的交流
高校的發(fā)展雖然各具特色，但是，在檔案工作方面，存在著(zhù)較大的相似性，各高校專(zhuān)職檔案員相互交流有助于彼此共同進(jìn)步。交流的形式可以是多方面的，如參加會(huì )議、書(shū)信往來(lái)、電子郵件，電話(huà)交談，等等。這既可以促進(jìn)彼此的友誼，又可以促進(jìn)彼此的業(yè)務(wù)水平的提高。
5.專(zhuān)職檔案員要加強學(xué)習，提高自身素質(zhì)，深入研究、開(kāi)發(fā)對學(xué)校、對社會(huì )、經(jīng)濟、科技發(fā)展有價(jià)值的專(zhuān)題檔案
在這項工作中，專(zhuān)職檔案員要具有奉獻精神，責任心要強，工作熱情要高，鉆研勁頭要足，要充分發(fā)揮自已各方面的潛能，認真對待。
6.要經(jīng)常召開(kāi)研討會(huì )，商討檔案編研工作，主動(dòng)將工作思路向主管檔案工作的校領(lǐng)導匯報
一方面檔案編研工作要有正確的方針指導，有校領(lǐng)導的支持和理解。另一方面要發(fā)揮檔案編研成果在校各類(lèi)決策當中的指導作用，為學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮更大的作用。
7.加強檔案網(wǎng)絡(luò )化建設
檔案網(wǎng)絡(luò )化是檔案工作現代化管理發(fā)展的必然趨勢，是檔案編研的主要手段，也是檔案編研成果傳播的重要渠道。檔案部門(mén)應從人才、設備兩方面加強檔案網(wǎng)絡(luò )化建設。但是，網(wǎng)絡(luò )安全以及檔案的法律效力問(wèn)題，是高校檔案網(wǎng)絡(luò )化建設面臨的最棘手的問(wèn)題，在現實(shí)工作中必須引起注意，并應采取措施加以解決。
8.加強高校檔案評估和年檢工作，以評促建，以檢促改
高校檔案評估與年檢對檔案工作的縱深發(fā)展起著(zhù)促進(jìn)作用，是高校檔案工作不斷完善和發(fā)展的重要途徑，要發(fā)揮“以評促建，以檢促改”的良好效果。當前，在評估與年檢工作中，應本著(zhù)實(shí)用、科學(xué)、系統、多樣化的原則，按照準、快、全、穩的要求，客觀(guān)地評估和檢查高校檔案編研資料，以促進(jìn)高校檔案編研工作順利發(fā)展。
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