農業(yè)科研所如何加強文書(shū)檔案的管理工作
隨著(zhù)社會(huì )的不斷進(jìn)步，隨著(zhù)各項工作的改革發(fā)展，檔案越來(lái)越多地在人們的政治、經(jīng)濟、文化諸多方面發(fā)揮著(zhù)它不可替代的愈來(lái)愈重要的作用，而目前傳統的文書(shū)檔案管理形式已經(jīng)遠遠不能適應工作的需要。農業(yè)科研所在科研、黨政管理等項工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書(shū)檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書(shū)檔案管理工作，健全農業(yè)科研所的文書(shū)檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農業(yè)科研是一項十分重要的任務(wù)。一、存在的問(wèn)題
1.文件資料收集不完整
據了解，許多單位的文書(shū)檔案都沒(méi)有按規定進(jìn)行分類(lèi)管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機構，但許多職能部門(mén)為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來(lái)不歸入檔案室統一管理保存，組織、人事部門(mén)也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒(méi)法協(xié)調好這方方面面的關(guān)系，導致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因為農業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農業(yè)科研，大多承擔了國家、省、市重點(diǎn)項目，科研人員對科研檔案建檔意識較強，也比較重視，但對文書(shū)檔案卻缺乏應有的重視。加上有些人對檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟利益、人員獎懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。
2.文件資料歸檔過(guò)程中存在漏洞
目前，大多數單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負責對本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)知識又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門(mén)領(lǐng)導對文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統地歸到檔案室，給以后的檔案開(kāi)放工作帶來(lái)了許多困難。
3.人員管理和文件印制中造成浪費
大部門(mén)起草后的機關(guān)文件必需由部門(mén)秘書(shū)打印、下發(fā)、整理、歸檔。機關(guān)各部門(mén)各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調，這不僅是人員資源上的浪費，而且反映了機關(guān)工作雜亂無(wú)章。
許多農業(yè)科研所的機關(guān)文件起草、打印、下發(fā)、整理、歸檔的前期工作都由各職能部門(mén)自己進(jìn)行。單位每年都要撥付相當一部分辦公經(jīng)費給各職能部門(mén)用于文件的印制。因為沒(méi)有一個(gè)統一的制度和管理辦法，所以每年各個(gè)單位在文件的印制過(guò)程中花了多少錢(qián)，誰(shuí)也不知道，浪費了多少經(jīng)費，誰(shuí)也不關(guān)心。文件在印制過(guò)程中印重、印廢、印多的現象屢屢發(fā)生。因此在文件印制過(guò)程中出現的浪費現象比較嚴重。 二、改革設想
1.健全檔案管理制度，提高檔案管理意識
歸檔文件整理前需要制定文件材料整理與歸檔辦法、歸檔范圍與保管期限表、不歸檔文件處理辦法等相關(guān)制度，其中還包括收發(fā)文登記制度、傳閱紀錄制度、打印留存制度等文書(shū)處理制度。通過(guò)制度規定，將文件材料的收集列入文書(shū)人員的崗位職責。傳閱文件應由專(zhuān)人負責，保證辦結文件的歸檔，保證公文載體材料的壽命，保證公文格式、用筆、簽章的規范化。檔案人員要定期對收集來(lái)的文件進(jìn)行篩選，按照統一的分類(lèi)標準進(jìn)行分類(lèi)，確保材料的內在質(zhì)量。
文書(shū)檔案的管理工作與領(lǐng)導的重視和支持是分不開(kāi)的，尤其是秘書(shū)直接參與文書(shū)處理各環(huán)節，直接參與大部分文件材料的形成過(guò)程，得到他們對檔案工作的支持，就保證了一批重要文檔材料的質(zhì)量和來(lái)源。因此，作為一名檔案工作者，除了了解自身工作對象和職責外，還應向領(lǐng)導和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行宣傳，提高他們的檔案意識，讓他們更加重視和支持檔案工作，發(fā)展檔案事業(yè)。
2. 加強檔案知識學(xué)習，提高檔案管理人員素質(zhì)
從事檔案工作的人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。隨著(zhù)當今社會(huì )和經(jīng)濟生活的快速發(fā)展，對檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過(guò)于老化單一，面對新情況、新問(wèn)題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學(xué)習作為工作生活中的第一需要，做到努力學(xué)習，不斷提高自身綜合技能。不僅要熟悉農業(yè)科研工作的各個(gè)環(huán)節、步驟，而且還應掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，要拓寬視野，了解農業(yè)發(fā)展的現狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，努力去多思考，多研究，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現由單一專(zhuān)業(yè)型向多樣復合型的轉變。
3.及時(shí)收集文件資料，確保文書(shū)檔案的完整性
收集資料是檔案管理工作的首要環(huán)節，在檔案管理工作中處于基礎地位，只有認真做好檔案資料的收集整理工作，才能保證檔案管理后續工作的開(kāi)展。收集的材料應該突出本機關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的特色，應是本單位活動(dòng)中產(chǎn)生的有價(jià)值的文件材料。如單位重要的農業(yè)科研活動(dòng)、外事活動(dòng)、經(jīng)濟活動(dòng)形成的材料。檔案員要做收集這方面材料的有心人，千方百計拓寬收集渠道，掌握收集主動(dòng)權，還要有主要超前意識，了解有關(guān)部門(mén)需要什么，從而提供超前有效的服務(wù)并及時(shí)收集文件。在整理過(guò)程中，要明確立卷歸檔材料的重點(diǎn)，并按短期、長(cháng)期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時(shí)效性，及時(shí)做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。
文書(shū)檔案作為一個(gè)單位歷史的記錄，是單位的寶貴材料，必須實(shí)行集中統一的管理，確保單位文書(shū)檔案的完整性和系統性，以充分發(fā)揮它在單位建設中的作用。
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