新建本科院校教學(xué)檔案的優(yōu)化管理

　　論文摘要：教學(xué)檔案服務(wù)于高校的教學(xué)工作，是高校檔案的主體和重心。分析了教學(xué)檔案在高校教學(xué)和管理中的作用和地位以及目前教學(xué)檔案工作中存在的問(wèn)題和不足，為充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，更好地服務(wù)于高校的教學(xué)改革和教學(xué)研究等工作，新建本科院校必須加強和優(yōu)化高校教學(xué)檔案的管理。 

近年來(lái)，隨著(zhù)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，許多高校紛紛合并升格，學(xué)生人數劇增，檔案的數量也隨之增加。如何優(yōu)化教學(xué)檔案的管理，已成為新建本科院校的當務(wù)之急。筆者就新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義、存在的問(wèn)題及解決的途徑談些看法。
　一、優(yōu)化新建本科院校教學(xué)檔案管理的意義
　　教學(xué)是高校教育的核心內容，教學(xué)檔案是衡量高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平、管理水平的重要依據。教學(xué)檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學(xué)管理發(fā)揮著(zhù)舉足輕重的作用。
（一）教學(xué)檔案是教學(xué)工作的真實(shí)記錄和參考依據
教學(xué)檔案是高校教學(xué)業(yè)務(wù)部門(mén)在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教育研究活動(dòng)等各個(gè)環(huán)節中形成的具有保存價(jià)值的教學(xué)文檔資料，它是高校教學(xué)活動(dòng)的直接的原始記錄，如教師的業(yè)務(wù)包括學(xué)生各科成績(jì)分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學(xué)活動(dòng)實(shí)踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學(xué)錄像等，這些以影像為表現形式并輔以簡(jiǎn)要文字說(shuō)明的記錄，具有紀實(shí)性、直觀(guān)性、典型性等特點(diǎn)，是教育教學(xué)活動(dòng)中有力的輔助手段，在學(xué)校檔案工作中占據重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實(shí)地反映了高校的教學(xué)歷史全貌[1]。通過(guò)抽調審閱教學(xué)檔案如教師教案、實(shí)驗報告、科研論文、畢業(yè)設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學(xué)工作的基本情況，同時(shí)還可作為教學(xué)管理考核的基本參照依據。
（二）教學(xué)檔案是進(jìn)行教學(xué)科研的前提和基礎
教學(xué)工作離不開(kāi)教學(xué)檔案。教學(xué)檔案是歷史的真實(shí)記錄，可以客觀(guān)地反映學(xué)校每個(gè)院系的實(shí)際教學(xué)水平。對歷年學(xué)生的測試成績(jì)及教師教學(xué)檢查的分析，可以看出教學(xué)水平的提高與否；對歷年試題的檢查，學(xué)生違紀情況分析，能直觀(guān)地反映出教學(xué)管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學(xué)工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視[2]，以此來(lái)促進(jìn)教學(xué)管理，提高教學(xué)水平。
（三）教學(xué)檔案有助于推動(dòng)教師隊伍建設
教師業(yè)務(wù)檔案是教學(xué)檔案的重要組成部分。隨著(zhù)素質(zhì)教育的不斷推進(jìn)，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱(chēng)評定工作的進(jìn)行，教師業(yè)務(wù)檔案發(fā)揮的作用也越來(lái)越大。它在個(gè)體上，反映了教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作業(yè)績(jì)；在整體上，體現了學(xué)校的師資素質(zhì)、隊伍結構和辦學(xué)水平。因此，認真搞好教師業(yè)務(wù)檔案的建立、保管和利用工作，將推動(dòng)學(xué)校各項工作的開(kāi)展，尤其是師資隊伍建設。教師業(yè)務(wù)檔案中客觀(guān)真實(shí)地記載著(zhù)學(xué)歷、考核成績(jì)、業(yè)務(wù)水平，使校領(lǐng)導對教師的綜合評價(jià)有了可信的參考依據，這樣就能公正有序地進(jìn)行教師的職稱(chēng)評定、工資晉級、人事調整等相關(guān)事宜，進(jìn)而對教師的切身利益進(jìn)行決策，并有效激勵每位教師的事業(yè)心、進(jìn)取心，提高教師群體的穩定性，激發(fā)教師隊伍的創(chuàng )造力。
二、新建本科院校教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了、打印機等設備，基本實(shí)現了收集、整理、編目、檢索等主要服務(wù)功能的計算機管理，但檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設還任重道遠，多數新建本科院校的教學(xué)檔案不全、不實(shí)，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著(zhù)諸多問(wèn)題。
（一）檔案規章制度滯后，陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學(xué)校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒(méi)有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無(wú)暇顧及高層次方面工作的開(kāi)展，有少數新建本科院校甚至還沒(méi)配置專(zhuān)職的檔案人員，仍由文書(shū)人員兼任。雖然多數新建本科院校制定了教學(xué)檔案規章制度，但有些規章制度沒(méi)有及時(shí)修改和補充，已無(wú)法滿(mǎn)足新形勢的需要。同時(shí)，這些新建本科院校的檔案室又面臨著(zhù)新情況、新挑戰，需執行本科院校的新規定，檔案工作的開(kāi)展處于尷尬的兩難境地。
（二）檔案管理不規范，多缺漏、遺失現象
教學(xué)檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學(xué)的管理方法。教學(xué)檔案的產(chǎn)生、收集、整理、利用等運轉過(guò)程，應當依據檔案法規和標準實(shí)施科學(xué)化的管理。由于高校教學(xué)檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學(xué)檔案材料的收集存在著(zhù)一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。而已有的檔案也存在著(zhù)許多問(wèn)題，諸如：歸檔不及時(shí)、分類(lèi)不規范或者收集不完整等，其共性特征表現為：重收存，輕整理；重共性材料，輕個(gè)性材料；多頭歸檔，重復設檔。這些現象嚴重影響了檔案效用的發(fā)揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來(lái)壓力，造成了不必要的、物力和財力浪費。
（三）檔案信息化程度偏低，資源開(kāi)發(fā)利用不夠
當今化檔案信息已日益成為信息服務(wù)的重要載體，檔案信息化程度偏低將會(huì )直接導致教學(xué)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用效率不高。教學(xué)檔案管理由于涉及的專(zhuān)業(yè)多、課程雜、范圍廣、內容繁，各教學(xué)部門(mén)若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，則會(huì )給全校在檔案管理、數據查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開(kāi)發(fā)利用而束之高閣，就會(huì )失去檔案自身的價(jià)值。同時(shí)，教學(xué)檔案利用的好與壞，也從一個(gè)側面反映了高校辦學(xué)水平的高低。
三、如何優(yōu)化新建本科院校教學(xué)的
教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，其作用十分重大。優(yōu)化和加強高校教學(xué)檔案的管理，是新建本科院校檔案建設工作重要的一環(huán)。
（一）高度重視，建立健全教學(xué)檔案管理制度
教學(xué)檔案是高校教學(xué)工作情況的真實(shí)具體反映，是衡量高校教學(xué)水平的重要依據。由于檔案工作自身的性質(zhì)和特點(diǎn)，檔案部門(mén)常處于被公眾所忽視的位置，新建本科院校各個(gè)部門(mén)應高度重視檔案工作，在人員和經(jīng)費上加大投入，建立健全教學(xué)檔案管理制度，加強檔案工作的宣傳，把檔案信息資源網(wǎng)絡(luò )化建設納入學(xué)校的議事日程和整體發(fā)展規劃，使檔案工作的發(fā)展與學(xué)校的教學(xué)科研等各項工作的發(fā)展同步前進(jìn)，使檔案機構設置、庫房建設、技術(shù)人員配備以及檔案現代化必需的經(jīng)費和技術(shù)裝備等真正落到實(shí)處。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學(xué)、科研以及各項工作服務(wù)。
（二）清理補充，作好現有教學(xué)檔案的分類(lèi)整理
高等學(xué)校教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔、、分析等工作是個(gè)連續性的動(dòng)態(tài)管理過(guò)程，其管理的效能直接影響著(zhù)檔案的質(zhì)量[3]。目前，新建本科院校的教學(xué)檔案盡管存在著(zhù)材料缺失和管理混亂的情況，但仍然儲藏著(zhù)大量的本校教學(xué)方面的原始資料，需要我們去挖掘、清理，并有針對性地進(jìn)行整理、分類(lèi)和必要的補充。教學(xué)檔案的分類(lèi)必須遵循教學(xué)檔案形成的規律，盡量保持教學(xué)檔案的完整性和系統性。常見(jiàn)的分類(lèi)方法有兩種：一是時(shí)間分類(lèi)法，以年代來(lái)區分、排列、管理檔案，強調檔案的時(shí)間特征；另一種是性質(zhì)分類(lèi)法，即按照材料內容所反映問(wèn)題的性質(zhì)來(lái)分類(lèi)。最常用的方法是將兩者結合起來(lái)，即在體現一定的時(shí)間性的基礎上按教學(xué)檔案的性質(zhì)分類(lèi)，既展示與時(shí)序交替的過(guò)程，又保持檔案資料內在特征的有機聯(lián)系，使整個(gè)案卷組成一個(gè)有機整體，同時(shí)，各部分又具有相對獨立性，從而建立一個(gè)“完整、準確、系統、安全、有效”的檔案體系。
（三）重視培養，加快檔案技術(shù)人才隊伍建設
現階段不少新建本科院校教學(xué)檔案資料管理方式陳舊，多處于手工管理階段，院系檔案人員大多由兼任，教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)相對滯后，工作效率低。這樣落后的管理方式，勢必難以適應發(fā)展和高校教學(xué)工作檢查的要求，這就要充分利用數據庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，提升教學(xué)檔案管理的信息化。
因為網(wǎng)絡(luò )化管理要求檔案員具有較強的計算機、信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )管理等基本技能；新的檔案載體的出現，需要檔案員具有較高的專(zhuān)業(yè)保護意識和特殊技術(shù)保護水平；檔案開(kāi)放和信息劇增，需要檔案員具備較高的鑒別檔案、獲取信息、篩選信息、反饋信息的鑒別能力和編研能力。新建本科院校檔案館要通過(guò)采取向外引進(jìn)和內部培養相結合、組織培訓和參觀(guān)交流相結合等方法來(lái)提高檔案人員的素質(zhì)，逐步建立一支數量充足、知識年齡職稱(chēng)結構合理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)覆蓋面廣的高素質(zhì)復合型檔案人才隊伍，以滿(mǎn)足高校檔案信息網(wǎng)絡(luò )化建設的需要。
（四）利用網(wǎng)絡(luò )，提高教學(xué)檔案資源利用率
當今，檔案資源信息化、檔案信息網(wǎng)絡(luò )化、檔案管理現代化已成為當代檔案管理工作的發(fā)展方向。為適應新形勢的發(fā)展，新建本科院校必須建立一套完整規范的校、院、系檔案管理系統，充分利用、縮微、光盤(pán)等先進(jìn)技術(shù)與手段，變靜態(tài)管理為動(dòng)態(tài)管理，將“死檔案”變成“活檔案”，將文字檔案變成電子檔案。同時(shí)，加強教學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。新建本科院校檔案部門(mén)要圍繞教育教學(xué)中心，努力更新思想觀(guān)念，加強檔案信息的需求研究，把重要的教學(xué)檔案信息編制成專(zhuān)題材料，一方面通過(guò)檔案網(wǎng)頁(yè)、校園網(wǎng)及其相關(guān)網(wǎng)絡(luò )豐富檔案信息量；另一方面擴大信息編研的范圍，加大開(kāi)發(fā)檔案信息的深度。高校檔案部門(mén)要積極與其他職能部門(mén)協(xié)作，合理調配與充分整合分散的信息資源，建立高校檔案信息資源庫。比如:科研部門(mén)負責科研論著(zhù)數據庫的構建，教務(wù)部門(mén)承擔試題庫、電子課件、學(xué)籍異動(dòng)等教學(xué)專(zhuān)題庫的建設任務(wù)。通過(guò)檔案文獻資源信息化建設，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )輻射作用，擴大檔案文獻資源交流渠道，實(shí)現新建本科院校檔案文獻信息資源共建共享，使檔案文獻信息資源建設達到新的水平。
結語(yǔ)
傳統的教學(xué)檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無(wú)法跟上快速發(fā)展的形勢，新建本科院校著(zhù)手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統已勢在必行。我們要在日常教學(xué)和管理工作上認真扎實(shí)地做好教學(xué)檔案的收集和整理工作，優(yōu)化檔案管理，強化服務(wù)功能，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，促進(jìn)新建本科院校檔案工作與其他各項工作協(xié)調發(fā)展。

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