不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理研
導語(yǔ)：針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應根據實(shí)際情況制定切實(shí)有效的電子檔案的安全保密制度。
一、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)
(一)電子檔案的公開(kāi)性和共享性。隨著(zhù)電子存儲空間的逐漸縮小，使得攜帶電子檔案也變得簡(jiǎn)單快捷起來(lái)，帶來(lái)方便的同時(shí)，也使得修改這些電子數據也變得容易，這就造成了電子檔案的公開(kāi)性，對比紙質(zhì)檔案，這些電子檔案變得更加難以保密，給用戶(hù)留下了極大的自主空間。電子檔案不再局限于檔案庫房，它不但可以通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )遠距離傳輸，消除了使用者距離的限制，還讓信息的使用和傳播變得更加普及和方便，同時(shí)，也增加了電子檔案利用的效率和人數。
(二)傳統檔案與電子檔案的相輔相成。傳統紙質(zhì)檔案的介質(zhì)是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數據等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來(lái)變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴(lài)于各種媒介，計算機、U盤(pán)、光盤(pán)等等，但是這些媒介對于保存時(shí)間、保存質(zhì)量是有嚴格要求的，達不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質(zhì)檔案可以長(cháng)久保存的特征彌補了電子檔案的局限性，雖然紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)間里也會(huì )有破損，但是還會(huì )承載著(zhù)大部分的信息，它們有機的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。
二、電子檔案的管理
(一)制定電子檔案的管理方法。電子檔案的記錄和保存方式明顯區別于傳統的紙質(zhì)檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴格的執行標準，電子檔案形成后必須和紙質(zhì)檔案一同歸檔，紙質(zhì)檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統里電子歸檔，實(shí)現電子檔案和紙質(zhì)檔案的統一管理。
(二)對相關(guān)檔案人員進(jìn)行培訓，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。如今，雖然計算機網(wǎng)絡(luò )已經(jīng)普及到各家各戶(hù)，但是針對電子信息的管理和應用仍是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性較強的業(yè)務(wù)。結合不動(dòng)產(chǎn)電子檔案，使得相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專(zhuān)業(yè)，沒(méi)有前輩們留下的經(jīng)驗可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結，邊總結邊創(chuàng )新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統一標準，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲格式也要區別劃分。
三、電子檔案的利用
(一)建立電子檔案數據庫。無(wú)論是傳統的紙質(zhì)檔案還是現代的電子檔案，它們的根本目的是利用。首先要建立電子檔案數據庫，配合不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺，實(shí)現電子檔案的規范化和標準化。檔案數據庫不但要便于實(shí)際操作，更要符合國家標準。同時(shí)，還要注意軟件系統的對接，從軟件管理、硬件指標到文檔的保存格式都要加以統一，這樣，即使在軟件的更新?lián)Q代中，也不會(huì )對電子檔案的讀取和保存造成任何的破壞。
(二)保證電子檔案數據的準確性。高質(zhì)量的電子檔案數據可以提高檔案利用的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中，應根據本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)規定，定期抽查，制定嚴格的考核制度，責任落實(shí)，保證數據的可靠性。在電子檔案形成后，必須全面核對，準確無(wú)誤后方可歸檔入庫，一旦發(fā)現錯誤，立即整改。
(三)做好電子檔案的保密工作。沒(méi)有規矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應根據實(shí)際情況制定切實(shí)有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關(guān)系的權利人或義務(wù)人，不能泄露給未經(jīng)授權的人;其次，保證電子檔案數據不會(huì )被篡改;第三，提高技術(shù)，對操作系統進(jìn)行加密。
(四)規范電子檔案信息的數據化管理。應用計算機技術(shù)對電子檔案的管理和查詢(xún)，建立電子檔案的數據庫，檔案的利用還存在著(zhù)一些問(wèn)題。比如：電子檔案還是受到空間和時(shí)間的制約，這與電子檔案對外界實(shí)現檔案信息資源共享的目標還是有著(zhù)一定距離的，只有實(shí)現了檔案信息的數據化管理，才能實(shí)現電子檔案的實(shí)際價(jià)值，充分發(fā)揮它的作用。電子檔案的管理和利用是檔案管理工作的一項新課題，在未來(lái)的工作學(xué)習中，只有不斷的探索和大膽的實(shí)踐，才能使電子檔案的管理和利用步入新臺階。
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