簡(jiǎn)論高校后勤檔案管理存在的理由與策略
【摘 要】高校后勤檔案管理工作能否做好直接影響到學(xué)校的日常運作及今后的發(fā)展建設，所以高校一定要注重高校的后勤檔案管理工作。本文簡(jiǎn)單敘述了高校后勤檔案管理工作的重要性之后，提出了目前后勤檔案管理工作存在的一些理由，最后重點(diǎn)闡述了加強高校后勤檔案管理的策略，以供有關(guān)人士參考借鑒。
【關(guān)鍵詞】高校后勤;檔案管理;策略
一、高校后勤檔案的分類(lèi)
高校的后勤檔案一般可以分為文書(shū)檔案、設備檔案兩種。文書(shū)檔案是高校在進(jìn)行行政管理事務(wù)的活動(dòng)當中產(chǎn)生的，高校的各級行政部門(mén)在日常的管理工作中會(huì )形成大量的文件材料，這些文件材料主要包括工作計劃、工作總結、會(huì )議記錄、規章制度、考核文件、合同文件等材料，它們是反映歷史的有利資料記錄。學(xué)校雖然說(shuō)是一個(gè)教育機構，但是它同時(shí)也是一個(gè)獨立的經(jīng)濟法人代表，它也參與社會(huì )的經(jīng)濟活動(dòng)，檔案能夠真實(shí)的記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，對高校以后進(jìn)行經(jīng)濟業(yè)務(wù)查詢(xún)很有幫助。高校的設備也很多，設備的購買(mǎi)、運轉情況、維修情況等都要進(jìn)行歸檔，設備檔案主要包括購買(mǎi)合同的簽訂、設備的驗收報告、設備的技術(shù)資料、設備的操作規程、設備運轉維修記錄等，設備檔案作為高校檔案的重要組成部分，如果這部分檔案丟失會(huì )對設備后續的正常運轉產(chǎn)生影響，甚至設備出現故障時(shí)會(huì )嚴重影響到教學(xué)、科研以及師生生活等。
二、高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤活動(dòng)的記錄為后勤檔案，后勤檔案是后勤管理、后勤經(jīng)營(yíng)、項目建設等活動(dòng)的直接信息來(lái)源。高校的后勤部門(mén)在日常的管理活動(dòng)當中形成了門(mén)類(lèi)眾多的檔案，比如說(shuō)設備檔案對保障學(xué)校正常運轉建設有著(zhù)很重要的作用。后勤檔案反映的是整個(gè)后勤的歷史工作面貌，它不僅有利于保障各項工作的正常完成，還能提高學(xué)校后勤的整體管理水平，并且為現任領(lǐng)導提供一定的工作參謀，所以說(shuō)它是后勤管理和后勤決策的基石。后勤檔案還是學(xué)校規劃發(fā)展建設以及各方面維修的指南針，當今教育事業(yè)的發(fā)展如火如荼，特別是高校的建設發(fā)展更是國家重點(diǎn)扶持項目，各大高校當中的教學(xué)樓、宿舍樓、輔助設施等的建設越來(lái)越多，供暖設施、電力設施、中水處理設施等的布置也越來(lái)越復雜，面對這么多而雜的建設項目不得不建立檔案來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理記錄，這也為學(xué)校今后的發(fā)展建設及維修提供依據，有效的避開(kāi)了不必要的資源浪費。后勤檔案還可以作為學(xué)校管理者對老師、學(xué)生、行政人員等進(jìn)行獎懲的依據，隨著(zhù)我國市場(chǎng)經(jīng)濟越來(lái)越成熟，身為管理者不光要會(huì )看人、用人，還要學(xué)會(huì )利用檔案管理來(lái)建立合理的競爭制度和獎勵制度。近幾年素質(zhì)教育在我國的發(fā)展很快，后勤檔案被稱(chēng)為素質(zhì)教育的最好教材，以上這些都充分說(shuō)明了高校后勤檔案管理的重要性。
三、高校后勤檔案管理工作存在的理由
(一)檔案意識薄弱
雖然說(shuō)高校后勤檔案管理部門(mén)成立了，但是由于大家對檔案不夠重視，沒(méi)安排專(zhuān)門(mén)的人員來(lái)負責檔案的管理工作，還有就是工作人員對于檔案這個(gè)概念并不是很清楚，很多人認為檔案管理是為別人服務(wù)，又不能直接給我創(chuàng )造效益，造成他們對檔案管理的重視度不夠，甚至不把檔案管理工作列為工作范圍之內，正是這些錯誤的認識導致了檔案工作不能很好的開(kāi)展。
(二)檔案管理過(guò)于分散
由于沒(méi)有專(zhuān)人來(lái)負責整理檔案資料，再加上工作人員薄弱的檔案意識，都認為檔案放在自己的部門(mén)會(huì )方便本部門(mén)的查找利用，所以就不想把檔案移交到檔案館進(jìn)行保存，于是各個(gè)類(lèi)型的檔案均分布在各個(gè)形成部門(mén)。比如設備檔案放在使用者的手里;文書(shū)檔案放在辦公室等。這種分散的檔案管理模式已經(jīng)違反了檔案自身的工作原則，對檔案的收集、整理和保存很不利。
(三)管理人員的素質(zhì)偏低
后勤在檔案管理人員的配備這一塊兒都是采取兼任原則，一個(gè)檔案管理人員甚至可以管理檔案館里的所有類(lèi)型檔案，還有就是檔案管理人員一般都是任課老師來(lái)兼任，任課老師有課的時(shí)候去上課，沒(méi)課的時(shí)候再輪流分配到檔案管理館，這就造成了檔案管理人員素質(zhì)偏低的情況。一名合格的檔案管理人員必須具備一定的政治素養及理論水平，對于黨和國家檔案管理工作的內容、政策、原則及策略都要有一定的認識，同時(shí)還要具備一定的工作能力。為了能夠應對校園信息網(wǎng)絡(luò )的建設，在高校的檔案管理隊伍當中還要配備一批具備現代化信息管理技術(shù)的人才，這樣才不至于在全球信息化建設的大潮中落伍。
四、改善高校后勤檔案管理工作的策略
(一)提高檔案管理重要性的認識
后勤應該加大檔案管理重要性的宣傳力度，提高大家的配合檔案管理的意識，對檔案管理人員進(jìn)行培訓，不僅要讓他們知道檔案管理的業(yè)務(wù)知識，還要讓他們知道檔案管理的法律法規，這樣才能夠保證每一位檔案管理人員能夠勝任檔案管理這份工作，提高了后勤檔案管理的質(zhì)量。
(二)建立健全檔案管理制度
根據國家對檔案管理的要求建立符合高校檔案管理的制度文件，這些制度文件的建立是為了能夠更好的開(kāi)展檔案管理工作，也保證了檔案管理的質(zhì)量和檔案的利用效益。檔案在進(jìn)行利用的時(shí)候要根據不同的人員制定出不同的利用制度和審批手續，盡量做到有章可循，并且利用的過(guò)程當中要確保檔案的保密性。
(三)加強檔案交接工作的監控力度
考慮到檔案交接工作的重要性，所以必須由專(zhuān)人來(lái)負責檔案的監管和交接工作，對于檔案監管人員及交接人員的主要要求有：對工作認真負責，堅持工作原則并嚴格按照規定的程序來(lái)辦理工作的交接及監管。檔案的交接工作應該是在雙方監交人員的監督下進(jìn)行，交接的時(shí)候要求手續齊全、帳物相符，并在交接文件上注明交接的時(shí)間、地點(diǎn)、移交人、接收人及監交人的姓名職務(wù)等，交接工作結束之后由移交人、接收人及學(xué)校三方各自在交接文件上簽字蓋章，三方各執一份。
(四)重視檔案信息的開(kāi)發(fā)利用
后勤檔案管理并不是單純的只重視檔案資料的收集保管而已，還要注重對檔案資料信息資源的開(kāi)發(fā)利用，這樣才能為學(xué)校今后的改革提供重要幫助。高校后勤檔案工作更應注重學(xué)校發(fā)展的未來(lái)方向，在檔案資源信息化建設及檔案服務(wù)等關(guān)健領(lǐng)域中進(jìn)行全方面創(chuàng )新，繼而更好地為科研、教學(xué)服務(wù)。為此提高后勤檔案資源的利用率是非常必要的。
(五)檔案管理人員素質(zhì)的提升
檔案管理人員素質(zhì)的高低對檔案管理工作也有很大的影響作用。我們要清楚的認識到檔案管理工作也是一門(mén)專(zhuān)業(yè)的管理學(xué)科，檔案在管理的時(shí)候也要求標準化、科學(xué)化和規范化，在長(cháng)期從事后勤保障和檔案管理工作過(guò)程中，認真總結高校檔案管理的成功經(jīng)驗，運用新策略、新經(jīng)驗，建立高效、規范的運轉機制，以多種服務(wù)形式為檔案開(kāi)發(fā)創(chuàng )造一個(gè)廣闊的空間，最終實(shí)現檔案資源共享。不僅要求檔案管理人員要具備良好的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，還要有較好的政治道德素養，這樣才能適應檔案管理發(fā)展的需求。
五、結束語(yǔ)
高校后勤檔案管理是學(xué)校日常管理當中的重要組成部分，它對學(xué)校平常的活動(dòng)及今后的建設規劃都起到了非常重要的作用，所以加強對高校后勤檔案管理的建設是一項迫在眉睫的工作。
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