數字化檔案管理信息安全的論文

　　［摘要］數字化檔案的信息安全，是檔案數字化建設中的重要方面，也是檔案管理人員的重要職責。就檔案信息數字化實(shí)施中存在的信息安全問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了加強檔案信息數字化安全對策，以確保檔案信息數字化安全。

　　［關(guān)鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全

　　一、檔案信息數字化的主要內容

　　檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類(lèi)型的檢索關(guān)鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數據庫等新技術(shù)進(jìn)行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網(wǎng)絡(luò )化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結構的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現資源共享。

　　二、檔案信息數字化存在的安全隱患

　�。ㄒ唬┲贫冉ㄔO層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規規定，要求在開(kāi)展檔案信息數字化建設時(shí)，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個(gè)環(huán)節有據可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒(méi)有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢(xún)利用過(guò)程中責任主體不明，無(wú)章可循。

　�。ǘ�）技術(shù)上的不安全因素。

　　1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來(lái)的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒(méi)有實(shí)現國產(chǎn)化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風(fēng)險和安全隱患。

　　2.計算機網(wǎng)絡(luò )的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網(wǎng)絡(luò )系統處于相對隔離的狀態(tài)，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無(wú)法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。

　　3.安全漏洞帶來(lái)的安全隱患。俗話(huà)說(shuō)：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、駭客攻擊是一個(gè)世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來(lái)我國計算機安全技術(shù)領(lǐng)域有了長(cháng)足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著(zhù)一些漏洞。

　�。ㄈ�）管理人員的因素。無(wú)論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過(guò)程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì )影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶(hù)與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。

　　三、檔案信息數字化安全的具體措施

　�。ㄒ唬┲贫冉ㄔO層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規規定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息發(fā)布與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專(zhuān)業(yè)特長(cháng)，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節都有人負責。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時(shí)間、格式、份數有明確記錄，備份要有專(zhuān)人管理；明確定期對檔案數據進(jìn)行檢查的內容和時(shí)間標準，指定檢查的人員。

　�。ǘ�）提高技術(shù)層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網(wǎng)絡(luò )防護、通信安全的一個(gè)綜合性課題。

　�。�1）應提高我國具有自主知識產(chǎn)權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅決使用國產(chǎn)設備。

　�。�2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。

　�。�3）對內部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò )對內網(wǎng)的非法訪(fǎng)問(wèn)。

　�。�4）應長(cháng)期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現并及時(shí)修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門(mén)認證的防火墻和殺毒軟件。

　�。�5）按照制定的備份機制與規范，及時(shí)做好數據的備份。

　�。�6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪(fǎng)問(wèn)控制、用戶(hù)權限控制、信息分類(lèi)與安全控制。

　�。�7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò )監測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò )端口和節點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。

　�。ㄈ�）注重管理人員培養。無(wú)論是制度建設還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：

　�。�1）做好檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能培訓，提高其業(yè)務(wù)能力。

　�。�2）加強職業(yè)道德培訓和相關(guān)法律法規的學(xué)習，使相應的人員具備較高的職業(yè)操守和較強的法紀意識。

　�。�3）結合檔案數字化管理自身的特點(diǎn)，通過(guò)定期的培訓提高從業(yè)人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實(shí)施過(guò)程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線(xiàn)，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。

　　參考文獻：

　　項文新.檔案信息安全保障體系框架研究［J］.檔案學(xué)研究，2010（2）.

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