高職院校檔案管理工作思考論文

　　【摘要】檔案管理工作可認為是高職院校管理工作的重要內容，高職院校的檔案中記錄著(zhù)各種信息，做好檔案管理工作對高職校園的發(fā)展有推動(dòng)作用。本文對高職院校中的檔案管理工作進(jìn)行了分析，討論了檔案管理的現狀，并提出了提高檔案管理的相關(guān)策略。

　　【關(guān)鍵詞】檔案；高職院校；管理工作

　　檔案管理工作作為高職院校管理的重點(diǎn)共組內容，越來(lái)越多的得到高職院校的重注。目前，高職院校的檔案管理仍存在一定的問(wèn)題，高職院校如何充分利用檔案信息資源，提高高效的管理水平是高職院校研究的重點(diǎn)話(huà)題。然而，很多高職院校的檔案管理工作并沒(méi)有取得較好的效果，高職院校的檔案管理方式仍需改善，本文對高職院校的檔案管理工作的現狀及促進(jìn)高職院校發(fā)展的措施進(jìn)行了思考。

　　一、強化高職院校檔案管理的重要意義

　　高職院校的檔案是包括教職工人事檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案以及學(xué)校相關(guān)財務(wù)信息、科研信息、教學(xué)信息等多種檔案的集合，這些學(xué)校檔案室包含這些信息的重要載體。通過(guò)對檔案的查詢(xún)與管理，能夠為學(xué)校組織決策提供重要參考依據，同時(shí)這也是學(xué)校制度化管，保障師生合法權益的基礎。因此為本著(zhù)優(yōu)化高職院校的管理質(zhì)量，不僅要從學(xué)校管理制度、人員配置等方面入手，還應強化檔案管理等基礎性工作，從而為高職院校的管理質(zhì)量提升提供基礎保障。

　　二、高職院校檔案管理中存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┕芾碚邔�檔案管理的意識不足。很多高職院校認為檔案管理工作無(wú)足輕重，甚至忽視了檔案管理工作。導致檔案管理工作效率低下，檔案信息的使用率較低。在這種情況熏陶下，高職院校誤以為檔案管理工作就只是簡(jiǎn)單的信息整理，學(xué)校將重點(diǎn)精力都放在了如何更好地發(fā)展校園。高職院校的檔案管理只負責保管或是查詢(xún)一些資料，檔案信息不全，缺乏相應的檔案管理設備。

　�。ǘ�）檔案管理的相關(guān)機制有待加強。部分高校的檔案管理水平較低，對檔案的收集整理、分類(lèi)組編等流程的管理效率較低，影響了檔案信息的充分使用[4]。此外，高校檔案信息管理的機制欠缺，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員進(jìn)行檔案管理，一般是由教師或是其他辦公室人員進(jìn)行檔案的兼管，當教師或辦公室人員的工作較忙時(shí)，可能忘了檔案的兼管工作，從而無(wú)法進(jìn)行檔案信息的收集管理工作。

　�。ㄈ�）檔案管理信息化落后。很多高職院校在檔案管理信息化方面有待提升，至今仍然主要以紙質(zhì)檔案為主，雖然傳統的紙質(zhì)檔案也能夠承載重要信息，但在高職院校學(xué)校規模不斷擴大、人員流動(dòng)密集、學(xué)生擴招等因素的綜合影響下，檔案信息量呈幾何數規模增長(cháng)，傳統的紙質(zhì)檔案一方面會(huì )占用大量的存儲空間，另一方面在檔案信息的查閱與管理方面都會(huì )增加一定難度。因此建議高職院校應當大力推廣檔案管理的信息化，以應對這一發(fā)展趨勢，提升檔案管理效率。

　�。ㄋ模�檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。檔案管理工作在高職院校尚未得到高度重視，檔案信息的利用率較低。部分高職院校雖然設有檔案管理機制，但對檔案信息的收集處理和編制力度仍不到位。由于檔案管理人員對檔案管理的重要性意識淡薄，缺乏對檔案管理的主動(dòng)性，處于檔案管理的被動(dòng)狀態(tài)。管理人員對檔案信息的開(kāi)發(fā)使用程度較低，對檔案信息的收集整理、分類(lèi)編制力度不夠，影響了檔案信息的完整性，且很少利用檔案信息。出現檔案重管理，輕利用的現象，檔案的信息開(kāi)發(fā)利用程度較低等現象。

　　三、提高高職院校檔案管理工作的措施

　�。ㄒ唬┨岣吖芾碚叩臋n案管理意識。高職院校應加強檔案管理意識，將檔案管理放在校園管理的重要位置。高職院校應加強檔案的管理與宣傳工作，使檔案管理意識深入校園管理中去，提高檔案管理效率。校園還應設置專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)，加強對檔案信息的收集、整理、帥選、分類(lèi)、編制等工作[5]。整理好檔案信息，便于檔案信息的查詢(xún)利用。增加檔案信息管理的設備，為檔案管理營(yíng)造良好的環(huán)境，充分帶動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而提高檔案管理的效率。高職校園要定期對檔案管理人員開(kāi)展檔案管理的相關(guān)培訓，提高他們的檔案知識和檔案管理水平。

　�。ǘ�）完善檔案管理的相關(guān)制度。高職院校應嚴格進(jìn)行檔案管理工作，設立相關(guān)的檔案管理部門(mén)，制度嚴格的檔案管理制度，并嚴格按照管理制度實(shí)施，加強對檔案的管理。對檔案信息的收集整理、分類(lèi)保管及查詢(xún)使用、歸檔等流程嚴格執行檔案管理制度，逐步實(shí)現檔案的規范化管理。高校管理人員應定期地對檔案信息進(jìn)行更新，及時(shí)地對檔案信息進(jìn)行處理，確保檔案信息的真實(shí)準確性。加強對檔案信息的監管力度，使檔案管理工作充分發(fā)揮在校園管理工作中的作用。首先學(xué)校應當改變以往學(xué)校教職工兼職管理的模式，建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，以學(xué)校領(lǐng)導人員作為檔案管理管理部門(mén)負責人，成立檔案管理小組。制定包括檔案收集、歸檔、利用等各流程的檔案管理制度與監督機制。同時(shí)制定集中與分項管理相結合的檔案管理模式。即將檔案根據類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，等學(xué)校教職工人事檔案歸為一類(lèi)、學(xué)生檔案歸為一類(lèi)、學(xué)�？蒲袡n案給位一類(lèi)等。檔案管理小組人員分配負責不同類(lèi)型檔案，由總領(lǐng)導進(jìn)行統一管理與監督。領(lǐng)導人員可根據檔案的管理質(zhì)量進(jìn)行考評，制定相應的獎懲機制，激勵檔案管理人員的工作效率。

　�。ㄈ�）強化高職院校檔案信息化管理。同時(shí)，高職院校還要加強檔案的信息化建設，結合校園的具體情況和檔案信息管理情況，制定科學(xué)可行的檔案信息開(kāi)發(fā)計劃，加強校園各部門(mén)的合作，實(shí)現檔案信息共享。加大對檔案信息的評估，為教學(xué)和校園的發(fā)展提供有利條件。高職院校的領(lǐng)導層首先應到意識到檔案信息化管理在現階段的重要作用，加大資金投入，引入檔案管理信息系統。此外學(xué)校除了要利用信息系統管理新檔案，還應將以往的檔案信息錄入到信息系統中。學(xué)�？梢�求學(xué)校檔案管理小組人員負責檔案信息的錄入，如果管理人員對于此方面工作不夠熟悉，為保障信息化質(zhì)量，可通過(guò)外包給專(zhuān)業(yè)單位的形式，將歷年檔案信息統一錄入到檔案管理系統中。雖然外包錄入會(huì )一定程度增加學(xué)校的投入，但從遠期角度來(lái)看，此種做法能夠有效保證檔案信息化質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，因此從遠期效益來(lái)看，是利大于弊的。除此之外，高職院校還應對檔案管理人員進(jìn)行關(guān)于信息化操作的培訓。一些高職院校通常會(huì )選擇年輕的教職工負責信息化操作，但此類(lèi)人員雖然具備一定的信息化操作基礎，且上手快，效率高，但在檔案管理方面缺乏經(jīng)驗，對于一些老檔案，幾乎鮮有印象，這也很大程度制約了管理效率。但如果以資歷較高的教職工負責新時(shí)期的檔案管理工作，雖然他們具有豐富的經(jīng)驗，但在信息化操作方面，顯然較為薄弱。因此建議采用新老教職工搭配的方法，共同負責一個(gè)門(mén)類(lèi)的檔案信息化管理，并通過(guò)工作搭配，進(jìn)行經(jīng)驗交流與工作指導，從而共同提升信息化檔案管理工作效率。

　�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對提高檔案管理的質(zhì)量和效率均有重要的影響，首先應加強檔案管理者對檔案管理的重要性的認識，提高檔案管理意識，培養檔案管理的責任感，通過(guò)不斷的檔案管理培訓，提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識。通過(guò)對檔案管理的培訓，加強對檔案信息的收集整理，對檔案信息進(jìn)行適當的查詢(xún)利用。檔案管理部門(mén)還應加強對檔案信息的開(kāi)發(fā)，收集更多的檔案信息，加快檔案信息的現代化建設。同時(shí)，高職校園檔案管理工作要重視檔案信息的利用，充分發(fā)揮檔案信息在高校教學(xué)管理中的作用。檔案管理者要不斷地更新對檔案管理的認識，充分利用檔案信息建立檔案管理的新模式。

　　四、結束語(yǔ)

　　綜上所述，通過(guò)對高職院校檔案管理的思考分析，提高高職校園的檔案管理工作，首先應加強檔案管理者的檔案意識，認識到檔案管理對高職校園的重要性，加強檔案管理隊伍的建設。通過(guò)不斷的培訓提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，并通過(guò)規范的檔案管理制度，進(jìn)行檔案信息的處理，提高檔案的利用率，充分實(shí)現檔案在高職院校管理工作中發(fā)揮的作用。

　　【參考文獻】

　　[1]項桂芳,計娜.加強高職院校檔案管理隊伍建設的幾點(diǎn)思考[J].十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2013(04):90-91;97.

　　[2]李超.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下高職院校檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].內蒙古科技與經(jīng)濟,2016(18):32-33.

　　[3]侯慧賢.關(guān)于高職學(xué)生成長(cháng)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].陜西青年職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2014(04):31-34.

　　[4]方紅.關(guān)于高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].信息化建設,2016(06):205.

　　[5]張娟.夯實(shí)基礎,規范管理,不斷提升高職院校檔案工作水平——陜西工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院做好檔案工作的幾點(diǎn)實(shí)踐與體會(huì )[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2015(01):310.

　　[6]夏帥,裴忠慶.關(guān)于高職院校檔案管理信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(05):54.

【高職院校檔案管理工作思考論文】相關(guān)文章：

加強高職教務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考的論文09-01

高職院校內部審計的外部化思考的論文08-15

高職院校審計課程教學(xué)改革思考的論文07-30

高職院校英語(yǔ)教改思考07-15

高職院校行政管理工作改革的思考08-20

高職院校大學(xué)生創(chuàng )業(yè)教育思考探究論文09-26

淺談高職院校實(shí)物檔案的治理08-27

高職院校師德教育論文09-10

高職院校圖書(shū)館的管理思考08-18

高職院校數學(xué)建模競賽的思考與建議10-15