電子文件管理項目管理論文

　　1工程電子文件管理的制度及其要求

　　在對電子文件管理不斷探索的道路上，結合目前管理所面臨的問(wèn)題，充分利用自身資源，來(lái)制定出未來(lái)的管理建設目標，從而為公司打造一個(gè)標準化、制度化的電子文檔管理體系。

　　2工程電子文件管理體系

　　2.1電子文件的特點(diǎn)

　　電子文件在其形式上來(lái)講主要是在計算機中進(jìn)行檢索，并通過(guò)系統內部的計算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形式。目前在我國，很多公司都利用電子文檔來(lái)對公司內部的一些文件進(jìn)行儲存和保管，從而利用這些信息來(lái)為公司未來(lái)的發(fā)展提供資源上的幫助。電子文件的特點(diǎn)主要表現在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公司計算機中的數字信息，眾所周知，數字信息具有本身流動(dòng)性的特點(diǎn)，因此，在保存方面無(wú)法進(jìn)行更好的存儲。電子文件就是要對這些數字信息進(jìn)行整理、儲存，并通過(guò)一系列的方法將之自動(dòng)生成體系的一種管理辦法。

　　2.2工程圖紙的數字化管理體系

　　工程圖紙的數字化管理體系主要表現在三方面：雙機與多機系統、光盤(pán)鏡像服務(wù)系統、電子文件網(wǎng)絡(luò )移交管理系統。第一，雙機與多機系統：所謂雙機系統即是指檔案管理和設計相結合的一種小型實(shí)用系統，這種系統根據其功能和軟件設計的不同將工作站中的管理過(guò)程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎辦公應用軟件，并通過(guò)這些自帶應用軟件進(jìn)行無(wú)圖紙設計，甚至可以在線(xiàn)提取其他圖紙并做深層次的加工，并完成存儲的過(guò)程。服務(wù)器中不同的系統伴有不同的作用，例如：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水平的應用程序和配置較高的計算機系統，這樣可以更好的保證整體電子文件生成的準確性。在某種程度上，這種計算機多機系統也是一種局域網(wǎng)系統，在系統應用方面，主要適用于較大的設計單位。通過(guò)對客戶(hù)機和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫全部集中在服務(wù)器上，以達到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對電子文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現資源上的共享。第二，光盤(pán)鏡像服務(wù)系統：即主要是通過(guò)利用光盤(pán)的鏡像服務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現對客戶(hù)的數據庫訪(fǎng)問(wèn)。其體現在以交換機為主題，連接WWW服務(wù)器，再通過(guò)與多個(gè)客戶(hù)機相連接，再通過(guò)WWW服務(wù)器與光盤(pán)鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現訪(fǎng)問(wèn)數據的整個(gè)過(guò)程。第三，電子文件網(wǎng)絡(luò )移交管理系統：利用該管理系統普遍應用于以設計為主題的相關(guān)工程類(lèi)公司，其系統主要應用為局域網(wǎng)。工程項目所形成的文件一定要通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )的方式來(lái)向各個(gè)部門(mén)進(jìn)行傳達，且各個(gè)部門(mén)所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要集中在計算機網(wǎng)絡(luò )上。建立相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò )系統，其主要包括：

　�。�1）歸檔子系統：這種系統主要用于圖書(shū)的標準管理和期刊管理，在工程方面，還進(jìn)行相應的入庫管理，訂購管理、電子文檔的借閱管理、統計管理等等。除此之外，想要更好的應用該系統，并使系統呈現完美狀態(tài)，則一定要對系統進(jìn)行及時(shí)的維護，從而確保工作的正常運行。

　�。�2）查詢(xún)檢索子系統：用戶(hù)想要讀取電子文檔，則一定要對該系統進(jìn)行檢索，這種查詢(xún)檢索子系統，可以有效保證人們可以在第一時(shí)間內查找出自己想要的文件。該系統主要查詢(xún)內容包括：圖書(shū)、標準、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

　�。�3）圖紙下載審批子系統：這種系統具有高度的保密性，可以對項目中的工程圖紙進(jìn)行嚴格的保密，而在借閱圖紙方面必須要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權限。

　�。�4）工作周卡填寫(xiě)和統計子系統：在看工程項目管理中，從工作程序的數據顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分為：項目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統的完整性和流暢性，從而確保工作的順利完成。

　　3工程電子文件的保管方式

　　從項目工程的管理方面來(lái)看，對工程中所形成的電子文檔一定要做相應的儲存和保管。對于文件的保管方式又分為以下幾種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應的保管方法還可以為未來(lái)的工程項目提供借鑒的作用。

　　3.1輸出紙拷貝

　　對于紙質(zhì)文件的系統管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現在價(jià)格上，紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專(zhuān)業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現在有些電子文件無(wú)法利用普通的打印方法將其打印出來(lái)，從而造成文件的關(guān)鍵性缺失，相應的也在一定程度上破壞了文件原有的完整性。對整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無(wú)法提供文件支持，則會(huì )對整個(gè)工程造成不可預計的風(fēng)險。

　　3.2脫機保存電子文件的拷貝

　　對電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過(guò)脫機保存的方式有效將電子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統文件的流失。例如：磁盤(pán)備份、軟盤(pán)保存等方法。這種保存備份方法，與傳統的紙質(zhì)打印方式相比，其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)完整保存的方式，來(lái)確保電子文件的有效存儲。

　　3.3利用雙重備份方式管理電子文檔

　　在對工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過(guò)電子文檔與紙質(zhì)保存雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類(lèi)整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存兩套內容完全相同的檔案。利用這種雙重保險的方式，可以保證電子文檔的有效性，通過(guò)紙質(zhì)文檔對電子文檔的監護作用，從而達到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式相比，其更具準確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對其進(jìn)行快速提檔，在計算機網(wǎng)絡(luò )的幫助下，通過(guò)檢索、傳輸等方式，來(lái)有效保證工程的順利進(jìn)行。

　　3.4利用電子方式對電子文檔進(jìn)行保存

　　利用這種儲存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統當中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將電子文檔拷貝到磁盤(pán)上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計算機中讀取，還可以節省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目前，我國對這種保存文件的方式應用程度還很低，其主要原因在于，利用這種方式對文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及時(shí)的對磁盤(pán)進(jìn)行維護修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上，我國還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無(wú)法逃離傳統的紙質(zhì)保存法。

　　4工程電子文件的鑒定及歸檔

　　4.1電子文件的鑒定

　　在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形成的電子文檔進(jìn)行分類(lèi)保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定要對檔案進(jìn)行嚴格審查，以保證在存儲前，文件的準確性。關(guān)于參與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員，該類(lèi)人員對工程項目具有一定的工作經(jīng)驗，可以有效對文件進(jìn)行審查。計算機技術(shù)人員應對文件的相關(guān)數據進(jìn)行識別，并在信息采集過(guò)程中提出審查修改意見(jiàn)。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性。

　　4.2工程電子文件的歸檔

　　電子文件經(jīng)過(guò)審核處理后，要對其進(jìn)行歸檔整理，其主要歸檔要求主要表現在以下幾方面：

　�。�1）網(wǎng)絡(luò )系統的移交：公司內部需要建立局域網(wǎng)，通過(guò)局域網(wǎng)，公司可以將電子文件通過(guò)集合的方式同時(shí)轉發(fā)送給公司的各個(gè)部門(mén)，從而實(shí)現檔案的移交過(guò)程。各部門(mén)在接收電子檔案之后，要對文件信息進(jìn)行審查，并對處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。

　�。�2）網(wǎng)絡(luò )系統移交的具體要求第一，對網(wǎng)絡(luò )信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會(huì )借助相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò )管理系統，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò )傳遞。第二，各部門(mén)就要通過(guò)計算機系統對檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔，其主要方法則表現在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過(guò)這種方法，可以有效保證電子信息在歸檔后的準確性。同時(shí)，也為二次提檔打好基礎。第三，各部門(mén)在整理、處理好公司所發(fā)來(lái)的數據文件之后，需要對其進(jìn)行集中處理，再通過(guò)匯總的方法，與其他部門(mén)進(jìn)行共享。

　�。�3）各部門(mén)要對所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表現在：對電子文件的標準進(jìn)行管理；嚴格遵守電子文件的歸檔過(guò)程；在對某一項目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項目管理理念融入其中，使之與檔案的自動(dòng)檢索功能相結合，從而實(shí)現其方便、準確、高效的作用。

　　5工程電子檔案的管理

　　5.1檔案管理

　　第一，在各部門(mén)將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統一由檔案編輯室負責人做備份管理，并將其放入專(zhuān)用檔案袋中，還要安排特定人員對其進(jìn)行定期檢查、維護。隨著(zhù)我國科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計算機網(wǎng)絡(luò )系統也逐漸走向興盛。因此，在電子文件管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并分為兩份（電子、紙質(zhì)文檔）進(jìn)行管理，從而保證資料的準確性和及時(shí)性。第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護其系統的安全，必須將電子檔歸檔系統與實(shí)用系統相區別。實(shí)用系統，即指在實(shí)際工作中所使用的計算機網(wǎng)絡(luò )應用系統。電子檔歸檔系統，即指利用再生系統與并行系統相結合的方法對電子文件進(jìn)行歸類(lèi)整理。對于公司而言，任何一個(gè)敏感文件都是機密的，都應對其進(jìn)行保密處理，從而使之得到應有的保護，防止不良人員非法竊取，對公司造成損害。第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進(jìn)行時(shí)間標記整理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標記方法有很多，而對工程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進(jìn)行時(shí)間標記整理。除此之外，有些公司還會(huì )對早期所形成的文件數據進(jìn)行整合，其主要包括人工系統文件，這種文件必須要保證其擁有最原始的采集數據信息日期，從而對日后的工作整理提供方便。

　　5.2模數轉換

　　所謂模數轉換，即指模擬、數字的轉換。是將連續的模擬量通過(guò)某種方法轉換成數字量的過(guò)程。對工程電子文件而言，檔案的模數轉換主要表現在：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤(pán)的備份制作。其中重點(diǎn)要說(shuō)明的是光盤(pán)制作方面，在完成一項工程之后，要對工程的相關(guān)數據進(jìn)行整理，還要對其進(jìn)行備份處理。作為一項刻錄管理，首先要創(chuàng )建一個(gè)子目錄，再通過(guò)目錄中的相關(guān)文件設計方案，最后建立一個(gè)二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用是將在工程中所用的經(jīng)費、報告、合同等內容詳細記錄其中，從而進(jìn)行統一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤(pán)的過(guò)程。

　　6結論

　　在信息飛速發(fā)展的今天，計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)已逐漸深入到人們的生活當中。電子時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，全新的電子文件形式也應運而生。對工程電子文件進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，是現如今考察和審評工程項目業(yè)績(jì)的重要支撐。因此，在追求高品質(zhì)的電子文件管理過(guò)程中，要不斷提高人們的自身業(yè)務(wù)修養，從而更好的適應信息時(shí)代的要求。