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如何做好檔案管理工作
檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實(shí)面貌的一項重要工作�？茖W(xué)規范的管理檔案，是衡量一個(gè)企業(yè)業(yè)績(jì)與管理水平的重要尺度。企業(yè)檔案記載著(zhù)這個(gè)企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚長(cháng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。
檔案管理；企業(yè)管理
檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調整經(jīng)營(yíng)策略提供準確依據，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據；另一方面有利于社會(huì )各方準確認定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實(shí)的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀(guān)念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營(yíng)成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機結合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著(zhù)企業(yè)的商業(yè)版圖和未來(lái)發(fā)展，對于實(shí)現該企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟社會(huì )的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。
檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂(lè )于奉獻的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會(huì )發(fā)展中的戰略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門(mén)滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。
隨著(zhù)數字化、網(wǎng)絡(luò )化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉變。首先檔案本身在數字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉變依賴(lài)機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數據管理模式、網(wǎng)絡(luò )信息管理模式到知識管理模式，并且隨著(zhù)管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應調整。20 世紀對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷(xiāo)毀或轉化為檔案看做是一個(gè)整體過(guò)程、檔案整體運動(dòng)過(guò)程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內在的對應關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎，檔案生命周期理論準確揭示了檔案運動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據。
缺乏運用辦公自動(dòng)化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡(luò )化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來(lái)消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(cháng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進(jìn)設備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導重視不夠，雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò )，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業(yè)檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。此外，在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì )累積起來(lái)一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現在綜合檔案管理室以一個(gè)班組存在，在行政上無(wú)法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項工作時(shí)，須向主管領(lǐng)導匯報，但主管領(lǐng)導一般都是兼任，本身的各項工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導說(shuō)明一項工作較為困難，各項工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現在某些部門(mén)自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。
企業(yè)檔案工作缺乏長(cháng)期性、連續性的發(fā)展規則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導的重視下進(jìn)行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動(dòng)，一次考試在進(jìn)行，整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn)，在短時(shí)間內取得了一定的效果，但達標以后，就出現后力不足，沒(méi)有長(cháng)期性和連續性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒(méi)有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導、無(wú)計劃；在任務(wù)、無(wú)落實(shí)；有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應有的長(cháng)期性和連續性的發(fā)展規則。
在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個(gè)誤區，那就是檔案管理工作可有可無(wú)，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實(shí)，檔案管理工作對我國現代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著(zhù)至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業(yè)管理的現狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細致的研究。結果發(fā)現：與傳統檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過(guò)認真、細致的分析，得出如下結論：科學(xué)規范的檔案管理只有堅持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應新形勢的需要，開(kāi)創(chuàng )檔案管理工作的新局面�？茖W(xué)規范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會(huì )進(jìn)步做出應有的貢獻。
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