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檔案信息自動(dòng)化系統管理若干問(wèn)題的思考
加快檔案信息自動(dòng)化系統建設，實(shí)現檔案工作各個(gè)環(huán)節的機化，是實(shí)現檔案工作化，提高檔案系統整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎和重要手段。我國檔案部門(mén)計算機可追溯到７０年代，但真正有計劃地建立自己的系統是１９８５年。經(jīng)過(guò)艱苦創(chuàng )業(yè)，初步建成了文書(shū)檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進(jìn)，其裝備水平和應用水平逐步提高�！熬盼濉币巹澲敖鹦殴こ獭�，為全面實(shí)現檔案信息處理和管理的現代化做了準備。檔案信息自動(dòng)化系統是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專(zhuān)業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，多環(huán)節配套的復雜系統工程，系統建設到階段，探討對系統的協(xié)調組織、加強管理和決策，是十分必要的。
加強對檔案信息自動(dòng)化系統管理的目的在于開(kāi)發(fā)應用，離開(kāi)推進(jìn)應用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強管理的指導思想，一是要積極進(jìn)取，開(kāi)拓創(chuàng )新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動(dòng)各方面的積極性；三是要從現實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應用水平，需要深入考察與自動(dòng)化系統相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，存在的，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問(wèn)題，闡述個(gè)人的一些看法。
一、推進(jìn)自動(dòng)化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息自動(dòng)化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重了系統整體水平的提高。目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問(wèn)題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀(guān)察視野從計算機系統擴大到整個(gè)檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動(dòng)化的內涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規范，檔案標準要建立健全和真正實(shí)施。檔案標準和規范本身也是一個(gè)系統工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、自動(dòng)化建設要著(zhù)眼于提高系統的整體水平
根據系統論思想和集成化要求，檔案信息自動(dòng)化建設的著(zhù)眼點(diǎn)應是整個(gè)系統，組成系統的縱向和橫向的各個(gè)節點(diǎn)都應達到一定水平，并通過(guò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統的綜合能力。部分節點(diǎn)甚至一個(gè)重要節點(diǎn)的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個(gè)節點(diǎn)的裝備水平和應用能力齊頭并進(jìn)是不現實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個(gè)系統是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應是為了提高系統的整體水平，只有少數先進(jìn)的節點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統。
三、有重點(diǎn)地抓好數據庫建設
目前檔案信息自動(dòng)化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數據庫建設。開(kāi)發(fā)和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長(cháng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過(guò)程。經(jīng)過(guò)試點(diǎn)，數據庫經(jīng)驗中最主要的有：領(lǐng)導重視，統一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統庫發(fā)展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來(lái)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )聯(lián)接形成開(kāi)放的分步式數據庫群，將使自動(dòng)化系統效率大大提高一步。
四、慎重選定技術(shù)路線(xiàn)
信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征。目前，對我國檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的技術(shù)是微機?工作站、服務(wù)器?性能的提高，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的成熟及數據庫技術(shù)和應用軟件開(kāi)發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設和開(kāi)通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動(dòng)化系統的技術(shù)路線(xiàn)是十分重要的，應當推行適應的先進(jìn)技術(shù)，使效益的合理性和技術(shù)的先進(jìn)性相統一，技術(shù)路線(xiàn)的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門(mén)對先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但現實(shí)的需求又往往跟不上，宏觀(guān)監測需要的信息量和使用頻率同微觀(guān)經(jīng)濟需求有很大差別，因此不斷發(fā)生買(mǎi)了設備不能充分利用，建了網(wǎng)絡(luò )而傳輸量很少的情況。要實(shí)事求是地分析現狀，充分考慮先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，再進(jìn)行每一項具體的決策。
五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制
集中統一是管理任何化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統也不例外。人機結合是自動(dòng)化系統的建設方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開(kāi)展工作，這亦是自動(dòng)化系統管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。我國檔案信息自動(dòng)化系統的管理體制，同時(shí)存在集中統一管理不力和使用不方便的，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專(zhuān)業(yè)基礎上起來(lái)的和系統建設從“微機起步”有關(guān)。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規范、標準，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專(zhuān)業(yè)辦公自動(dòng)化等都應納入統一的檔案信息自動(dòng)化系統管理之中，實(shí)行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(cháng)期將檔案部門(mén)的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門(mén)，在檔案部門(mén)這一信息系統之內再組建一個(gè)“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結構，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過(guò)渡，反倒有可能退回到分散式。
六、充分發(fā)揮系統建設資金的使用效益
檔案自動(dòng)化系統建設是檔案部門(mén)投資最大的項目，在資金籌集和管理使用方面，較好的做法是多渠道籌措資金，實(shí)行中央撥款、地方撥款、單位自籌和爭取外援相結合，資金使用上做到按項目管理，進(jìn)行項目論證并跟蹤考核。目前存在的主要問(wèn)題之一是沒(méi)有在國家和地方財政長(cháng)期建設發(fā)展計劃中立項，檔案信息自動(dòng)化項目資金大多通過(guò)領(lǐng)導特批解決，為此耗費了各級檔案部門(mén)領(lǐng)導很大精力�！熬盼濉苯ㄔO規劃被國家信息化聯(lián)席會(huì )議作為國家經(jīng)濟信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”，為檔案信息自動(dòng)化系統列入國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展計劃打下了良好基礎，但要落到實(shí)處，還有許多工作要做，各地也應及早積極爭取。存在的問(wèn)題之二是在資金管理上不夠合理，有分散和浪費現象。如有的項目因各種原因不能充分發(fā)揮應有作用，這都有待于今后注意改進(jìn)。
七、重視人才管理
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強培養，造就一大批復合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統的骨干力量是機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接自動(dòng)化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術(shù)人員的培養教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對性地對他們進(jìn)行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂(yōu)；研究專(zhuān)門(mén)人才成長(cháng)和流動(dòng)的，以形成最佳人才結構等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實(shí)行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開(kāi)展對社會(huì )有償服務(wù)等等。
八、科學(xué)民主決策
當前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)化進(jìn)程結合起來(lái)，正確領(lǐng)導和協(xié)調起著(zhù)重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過(guò)程的民主化，行政領(lǐng)導要與檔案業(yè)務(wù)、計算機專(zhuān)業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門(mén)共同研究，組織專(zhuān)家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會(huì )經(jīng)濟效益等多方面進(jìn)行，集思廣議才能避免失誤。要加強檔案信息自動(dòng)化建設的協(xié)調工作，討論并提出系統建設中長(cháng)期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調自動(dòng)化系統建設中各有關(guān)方面工作，審定系統建設的階段目標、技術(shù)路線(xiàn)、標準規范、實(shí)施方案、投資規模、經(jīng)費預算及重大立項和執行。為使重大問(wèn)題在決策前得到充分論證，應設立專(zhuān)家咨詢(xún)小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證。
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