如何對人事檔案進(jìn)行編號

　　人事檔案是國家機構、社會(huì )組織在人事管理活動(dòng)中形成的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現的材料。以下是小編為大家整理如何對人事檔案進(jìn)行編號相關(guān)內容，文章希望大家喜歡！

　　如何對人事檔案進(jìn)行編號

　　首先要看你們單位各部門(mén)之間內部的流動(dòng)性是不是很大，如果流動(dòng)性不是很大就使用流水編號，如果流動(dòng)性較大的話(huà)，我個(gè)人建議有兩種：

　　1、流水編號，各部門(mén)的編號使用不同顏色；

　　2、流水編號，編號開(kāi)頭使用部門(mén)名稱(chēng)的縮寫(xiě)；

　　以上兩種辦法，都使用流水編號，內部調動(dòng)的話(huà)，把顏色或者是部門(mén)編號修改一下即可，后面的編號不需改動(dòng)；辭職人員的編號有新進(jìn)人員頂替（把流動(dòng)性不是很大的員工排在前位）。

　　人事檔案的檔案特征

　　全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(cháng)、思想發(fā)展的歷史，能展現員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

　　現實(shí)性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門(mén)正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據。直接為現實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

　　真實(shí)性

　　這是人事檔案現實(shí)性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個(gè)體材料客觀(guān)真實(shí)，才能為用人部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　動(dòng)態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的，隨著(zhù)當事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的"時(shí)間差"，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補充新材料。

　　流動(dòng)性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即"有檔無(wú)人"，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅持"檔隨人走"，在員工調走后的一周以?xún)�，必須將其人事檔案轉往新的管理部門(mén)。

　　機密性

　　人事檔案的內容涉及個(gè)人功過(guò)等諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及的內心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì )無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機構的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

　　淺談如何做好人事檔案管理

　　引言：高速公路的運營(yíng)不僅對高速公路的建設負責，還對高速公路的管理以及維護負責，因此，高速公路系統單位需要動(dòng)用到大量的人力物力資源，在運營(yíng)管理規模不斷擴大的過(guò)程中，也面臨著(zhù)大量的人事變動(dòng)。高速公路系統人事檔案管理對系統內人力資源開(kāi)發(fā)以及人才政策制訂方面提供依據，具有非常重要價(jià)值。

　　1.高速公路系統人事檔案管理概述

　　人事檔案是以個(gè)人為單位根據人員的自身情況、個(gè)人經(jīng)歷和思想道德表現等情況的文件材料，起著(zhù)憑證、依據和參考的作用，在個(gè)人轉正定級、職稱(chēng)申報、辦理養老保險以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。是系統全面考察人員和管理、使用人才的重要參考依據。人事檔案對高速公路系統單位人力資源管理工作的發(fā)展、人事改革和調動(dòng)等行政工作的開(kāi)展都是極為重要的。我們有必要對高速公路系統人事檔案管理工作進(jìn)行分析和總結，提出更多有利于人事檔案工作發(fā)展的建議，使人事檔案管理工作能夠更好地發(fā)揮其對系統內其他部門(mén)工作的輔助作用。

　　2.目前高速公路人事檔案管理中的問(wèn)題

　　2.1 檔案管理的信息化程度低

　　高速公路系統人事檔案管理的信息化程度低，是高速公路系統單位人事檔案管理中最主要的問(wèn)題。在信息化時(shí)代，無(wú)論是人事檔案查閱、調動(dòng)，還是應用，都離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò )，但高速公路系統內人事檔案管理尚不能滿(mǎn)足信息化檔案應用的要求，使得檔案管理工作本身的效率大大降低。

　　2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不足

　　在現代企業(yè)管理中，人本管理是最主要的思路，這就意味著(zhù)，高速公路系統單位各項工作都應該遵從“以人為本”的理念。但檔案管理工作并沒(méi)有完全體現出“以人為本”的特征，員工調取檔案步驟繁瑣、檔案服務(wù)性較差，主要是因為檔案管理工作人員素質(zhì)不足造成的，這也是高速公路系統單位人事檔案管理中亟待解決的問(wèn)題。

　　2.3 檔案管理制度不完善

　　高速公路系統單位人事檔案管理中存在著(zhù)檔案工作積極性不足，檔案調用程序復雜、檔案利用率不高的問(wèn)題，同時(shí)，還有許多人事檔案因為格式不一致需要重新整理，加大了檔案工作的難度。究其根本原因，在于檔案管理制度不完善，現行的檔案管理制度并沒(méi)有對檔案管理工作人員的績(jì)效考核、薪酬待遇等方面建立一套規范的人事檔案管理體制的標準。

　　3. 做好人事檔案工作的策略

　　3.1 加強人事檔案信息化建設

　　高速公路系統單位人事檔案管理技術(shù)落后是導致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式既能保證檔案信息的快速獲取，也可以有效提高檔案的安全性。要實(shí)現全面的信息化檔案管理，首先需要增加對檔案管理的資金投入，購置檔案管理信息化所需要相應的軟、硬件設施，如最基本的辦公室常用設備，打印機、掃描儀、電腦等，檔案管理部門(mén)必須及時(shí)了解工作需要哪些設備;其次，應該制定檔案管理信息化的戰略，包括建立人事檔案數據庫、檔案工作軟件的應用、系統單位檔案庫與政府檔案庫的聯(lián)網(wǎng)、系統內各部門(mén)之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實(shí)施這些信息化管理戰略，設立專(zhuān)門(mén)的監督部門(mén)對信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

　　3.2 提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)

　　提高檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是提高高速公路系統人事檔案工作效率的必要途徑之一。首先，應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計算機類(lèi)的職業(yè)技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率;其次，應重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行;最后，應根據檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。

　　3.3 完善檔案管理制度

　　進(jìn)一步完善檔案管理制度。首先，高速公路系統單位應該就人事檔案的類(lèi)型進(jìn)行嚴格的標準格式制定，要求系統內各部門(mén)按照人事檔案的標準格式提供紙質(zhì)檔案和電子檔案，以此減輕檔案工作人員的工作壓力;其次，系統單位應該就檔案工作人員的崗位職能和崗位責任制定明確的崗位說(shuō)明書(shū)，并對人事檔案工作人員制定相應的、合理的績(jì)效考評制度，保證在績(jì)效考評制度之下，人事檔案工作人員能夠根據工作的積極性不同、責任心發(fā)揮的程度不同、對檔案工作的貢獻不同得到不同的薪酬待遇，只有這樣，才能對檔案工作人員起到有效的激勵。

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